Het besturen van organisaties lijkt soms een mistig concept. Hoe komt beleid tot stand? Hoe zorgen we dat de doelen bereikt worden? Wat maakt het bedrijf slagvaardig? En wat zorgt er voor dat de diverse belanghebbenden graag met de onderneming samenwerken? Onderwerpen die veel ondernemers en managers dagelijks bezighouden. En die het elke keer weer opnieuw een uitdaging vinden om de juiste focus te bepalen. 

Op zoek naar de Rode Draad (die alles logisch maakt)

Zonder het in eerste instantie zo te noemen waren we dus op zoek naar een Rode Draad. Een Rode Draad gaat over hoe de verschillende elementen in het leven of in organisaties aan elkaar zijn verknoopt. De onzichtbare verhaallijn die de verbinding maakt tussen allerlei op het oog losse onderdelen. Een soort ijzeren logica. En heb je het eenmaal door, dan snap je bijna niet dat je het niet eerder hebt gezien…

De puzzelstukjes van de zoektocht naar de rode draad vielen op zijn plaats.

En nu zien we wat een Rode Draad Organisatie kenmerkt. We onderscheiden daarbij zeven elementen die los zijn te benaderen, doch juist in hun samenhang zorgen voor de beoogde koppeling tussen beleid en uitvoering. Daarmee kan het dienen als een programma in de toepassing. We beschouwen het als bruikbare aanpak om in wanordelijke situaties te komen tot verbinding en juiste focus.

Ieder van de kenmerken heeft elkaar nodig om samen sterk te zijn, en deze versterken elkaar in de onderstaande volgorde.

1. Het vertrekpunt kennen

Het eerste kenmerk is dat organisaties hun vertrekpunt moeten weten. Als je niet weet wie je bent en wat je kunt, weet je ook niet welke richting te kiezen. Het is noodzakelijk dus eerst te weten waar je nu staat, wat je missie is en wat jou uniek maakt.

Dat vraagt inzicht in de sterkten en zwakten om de organisatie te kunnen verbeteren. En dat betekent dat je op zoek moet naar kansen en bedreigingen om de marktpositie te versterken.

Dit inzicht mag volgens ons best de diepte in gaan om echt inzicht op te doen. Kijk dus kritisch naar je cijfers; welke ontwikkelingen zie je? Probeer een beeld te vormen van de cultuur en werkmentaliteit; hoe wordt er samengewerkt. En denk na over de wijze waarop de processen zijn ingericht; loopt bijvoorbeeld het orderproces stroperig of weet juist iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. De vraag beantwoorden over hoe het echt gaat, kan alleen als je met een open en vrije blik naar de organisatie kijkt.

6. Stuur met de juiste KPI’s en dashboard op doelen

Het werken met KPI's heeft een dankbare voedingsbodem, wanneer structuren en processen staan en er wordt gewerkt met juiste informatie. Om te komen tot het nemen van dagelijkse beslissingen over financiële en operationele zaken dan ondersteunt daarbij de juiste set aan Kritieke Prestatie-indicatoren (KPI's). Met KPI's meet je de voortgang van de KSF's en de gestelde doelen. Het zijn dus de KPI's die een plaats moeten krijgen op de diverse dashboards. Let dus dat dat niet iedere prestatie-indicator een KPI kan zijn. We weten uit ervaringen dat de dashboards krachtig worden wanneer deze vanaf management tot de afdelingslagen aan elkaar zijn verbonden. Een van de succesfactoren van de dashboards is dat ze aanzetten tot actie indien er sprake is van afwijking op de doelen.

Dan komt ook de koppeling in beeld tussen beleid en uitvoering zoals we al eerder aangeven.