Kompasteam.nl - Blog & Tips #KPI

Moeite om consistent te zijn? Volg deze 7 stappen om je doelen te halen.

Wed, 17 May 2023 15:26:29 +0100

Afspraken met jezelf zijn er om na te komen

Als je moeite hebt met consistent zijn, hoe bereik je dan je doelen? Dat vinden we vooral lastig als je doelen wat verder in de tijd liggen, ze super super belangrijk zijn en ook wel groots en meeslepend zijn. Eigenlijk weet je wel dat je vandaag al moet je beginnen om de doelen op termijn te halen. Maar je denkt 'Ik heb nog wel even, nu eerst nog wat leuks doen op de socials; ik begin morgen wel...'.

Elke respectabele prestatie in het leven vereist discipline.

Hoe pak je dat aan. Volg deze 7 stappen:

1. Splits je doelen op

Schrijf het op. Wees specifiek. Het moet helder zijn wat je er mee wilt.

Verdeel het doel in subdoelen en stel deadlines.

2. Maak een schema of plan

Een schema helpt je te organiseren wat er moet gebeuren.

Het helpt je bij het prioriteren van de belangrijkste taken.

En leg juist de intensiteit bij de korte termijn.

3. Zoom uit

Consistentie gaat over de lange termijn.

Soms ga je het verknallen. Maar laat je er niet door tegenhouden. Ga wel na welke blokkades er zijn en hoe daar mee te dealen.

Kijk naar het grote geheel en ga door. Doe dat met een zekere intensiteit en concentratie.

4. Doe alleen beloftes die je kunt waarmaken

Te veel beloftes zullen je overweldigd voelen. Dat geeft onrust.

Het is oké om een keer nee te zeggen. Binnen goede relaties is dat mogelijk.

5. Zorg voor je gezondheid

Jouw gezondheid is van cruciaal belang in elk aspect van het leven.

Zorg voor voldoende slaap, ga naar buiten, eet voedzaam voedsel en beweeg regelmatig.

Je hebt energie nodig om aan de uitvoering van jouw plannen te werken.

6. Vertrouw niet op resultaten

Alleen omdat je niet direct resultaat krijgt, betekent niet dat je moet stoppen. Meet wel de vooruitgang.

Focus op het creëren van de nieuwe gewoontes, niet op het resultaat. Resultaat is een gevolg van actie en inspanning.

7. Beloon jezelf

Als je een klein doel of een mijlpaal bereikt, beloon jezelf dan. Koop bijvoorbeeld een tompouce als je de opdracht binnen hebt.

Door jezelf te belonen, is de kans groter dat je blijft verbeteren.

Consistent zijn en werken betekent niets anders dan de afspraken die je met jezelf maakt ook nakomen.

Voorbeelden van consistentie zijn elke dag op hetzelfde moment een social media post doen, elke dag 20 minuten oefenen op het muziekinstrument, ieder week op vrijdag 5 klanten nabellen, 3x in de week sporten of elke ochtend om 6 uur opstaan.

Inspiratie:

Boek: Iran-Clad Self-Discipline van Markus A. Keller. De auteur werkt uit hoe je met goede dagelijkse gewoonten beter in staat ben om verleidingen te weerstaan om zaken uit te stellen en hoe je de wilskracht kan opbouwen om je langetermijndoelen te bereiken. Figuur met dank aan ALEXMAESEJ

De filosofie van het splitsen van grote woeste doelen in kleinere behapbare subdoelen vindt je ook terug in het Rode Draad Programma: stap voor stap op weg naar je doel.

#doelen #kpi's #zelfdiscipline #focus

Wil je meer weten?

De Rode Draad van de Kompasmethode

Mon, 01 May 2023 21:07:00 +0100

Hoe de samenhang tussen beleid en realisatie organisaties slagvaardig maakt

Het besturen van organisaties lijkt soms een mistig concept. Hoe komt beleid tot stand? Hoe zorgen we dat de doelen bereikt worden? Wat maakt het bedrijf slagvaardig? En wat zorgt er voor dat de diverse belanghebbenden graag met de onderneming samenwerken? Onderwerpen die veel ondernemers en managers dagelijks bezighouden. En die het elke keer weer opnieuw een uitdaging vinden om de juiste focus te bepalen.

Wat maakt een organisatie slagvaardig?

Soms heb je van die doorbraakmomenten nodig, waardoor je plots de logica ziet in iets waar je al lang mee bezig bent. Je had alleen nog niet door hoe de zaken met elkaar samenhingen. Wij hadden dat met onze zoektocht hoe organisaties zo in te richten, dat ze optimaal bezig zijn met het realiseren van hun doelen. In dit artikel nemen we je mee in het vraagstuk hoe te komen tot een slagvaardige organisatie die in staat is ook in de mist koers te houden. En hoe wij zelf ons eigen eureka moment beleefden.

De aanwijzingen uit de survey naar stuurinformatie

Het is een onderwerp dat ons al langer intrigeerde en waar we een gedegen aanpak voor zochten. In het najaar van 2019 en begin 2020 hebben we vanuit Kompasteam onderzoek gedaan naar het werken met stuurinformatie door organisaties. We hebben daartoe een survey uitgezet onder bedrijven met vragen over onder andere het maken van beleid, het werken met KPI-dashboards, het leren van verbeteracties en bijsturen op basis van feedback. Uit deze enquête met meer dan 100 respondenten kwam een helder beeld naar voren: veel bedrijven beginnen enthousiast met het maken van plannen, maar het blijft in veel gevallen ergens stokken in de uitvoering en de afdelingen om te komen tot optimale prestaties. We zagen dat nadrukkelijk in de aflopende scores terug. Het is te vaak los zand. Hoe kon dat? Op welke punt wordt er onvoldoende doorgedacht? De onderstaande figuur laat dat goed zien.

De scores voor beleid zijn gemiddeld hoger dan voor de uitvoering. We hebben nadien de uitkomsten van de survey in diepte geanalyseerd. Een duidelijk aanwijzing was dat de scores voor bepalen van de Kritieke Succesfactoren zeer laag scoren. En het sturen via het KPI-dashboard scoort laagt. Zat de clou er in om het Ontwerp nadrukkelijker er bij te betrekken. Zo hebben we de lessen van de survey gecombineerd met onze eigen zakelijke ervaringen en hetgeen we leerden over organisaties die actief sturen op hun doelen en prestaties. Wat waren nu de verbindende aspecten?

Op zoek naar de Rode Draad (die alles logisch maakt)

Zonder het in eerste instantie zo te noemen waren we dus op zoek naar een Rode Draad. Een Rode Draad gaat over hoe de verschillende elementen in het leven of in organisaties aan elkaar zijn verknoopt. De onzichtbare verhaallijn die de verbinding maakt tussen allerlei op het oog losse onderdelen. Een soort ijzeren logica. En heb je het eenmaal door, dan snap je bijna niet dat je het niet eerder hebt gezien…

De puzzelstukjes van de zoektocht naar de rode draad vielen op zijn plaats.

En nu zien we wat een Rode Draad Organisatie kenmerkt. We onderscheiden daarbij zeven elementen die los zijn te benaderen, doch juist in hun samenhang zorgen voor de beoogde koppeling tussen beleid en uitvoering. Daarmee kan het dienen als een programma in de toepassing. We beschouwen het als bruikbare aanpak om in wanordelijke situaties te komen tot verbinding en juiste focus.

Ieder van de kenmerken heeft elkaar nodig om samen sterk te zijn, en deze versterken elkaar in de onderstaande volgorde.

1. Het vertrekpunt kennen

Het eerste kenmerk is dat organisaties hun vertrekpunt moeten weten. Als je niet weet wie je bent en wat je kunt, weet je ook niet welke richting te kiezen. Het is noodzakelijk dus eerst te weten waar je nu staat, wat je missie is en wat jou uniek maakt.

Dat vraagt inzicht in de sterkten en zwakten om de organisatie te kunnen verbeteren. En dat betekent dat je op zoek moet naar kansen en bedreigingen om de marktpositie te versterken.

Dit inzicht mag volgens ons best de diepte in gaan om echt inzicht op te doen. Kijk dus kritisch naar je cijfers; welke ontwikkelingen zie je? Probeer een beeld te vormen van de cultuur en werkmentaliteit; hoe wordt er samengewerkt. En denk na over de wijze waarop de processen zijn ingericht; loopt bijvoorbeeld het orderproces stroperig of weet juist iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. De vraag beantwoorden over hoe het echt gaat, kan alleen als je met een open en vrije blik naar de organisatie kijkt.

2. Focus op de juiste Kritieke Succesfactoren

Weet je waar je staat, dan kun je de plannen en de strategie echt vorm geven. Daardoor krijgt het woord 'Focus' ook daadwerkelijk inhoud. Het geeft aan dat alle aandacht gaat naar wat essentieel is om te bereiken.

Om de strategie te realiseren worden de Kritieke Succesfactoren (ook wel KSF's genoemd) geformuleerd. Dat is een beperkte set aan factoren die gerealiseerd moeten worden om de strategie succesvol uit te voeren. Het gaat er nu om dat we de focus krijgen op de juiste set aan KSF's. Anders maak je je heel druk om iets wat er uiteindelijk niet toe doet. Iets wat ons makkelijk kan overkomen in de drukte van de dag.

3. Creëer een mindset van verbeteren

Met alleen zeggen dat er focus is, ben je er nog niet. Het is nodig dat er een breed gedragen besef is dat de focus noodzakelijk is en dat realisatie van de KSF's alleen lukt met het creëren van een mindset waar werken aan verbetering de norm is.

We realiseerden ons door de uitkomsten van de survey dat met alleen het uitwerken van de kritieke succesfactoren en zeggen dat deze focus hebben dat zeker geen garantie is op succes. Het is nodig om in de organisatie een mindset van verbeteren en vernieuwen te creëren. Dan creëer je een sfeer waarin ruimte is voor feedback en bijsturing. Dat vraagt ook een veilige plek van werken.

Deze mindset is nodig in alle geledingen van de organisatie. Dus van directiekamer tot receptie, van het hoofd verkoop tot de afdeling Logistiek, iedereen denkt mee over hoe het beter kan. En dat kan alleen met het volgende element.

4. Werk alleen met de correcte data en informatie

Met een goede informatiestroom is er relevante kennis op iedere plek die dat nodig heeft voor uitvoering van zijn of haar taak. Dat voorkomt onwetendheid, onzekerheid en vermindert onbepaaldheid van de gang van zaken. De mensen op ieder niveau weten waar ze aan toe zijn. En nog belangrijker, iedereen heeft de relevante data om mee te werken. We vinden het dus cruciaal dat er voldoende tijd en budget wordt gespendeerd aan het verkrijgen van correcte data en het rapporteren daarover. Dat helpt bij het meetbaar maken van de werkzaamheden. Je wilt toch geen discussie met elkaar of de verkoop- of productiedata wel kloppen. Dat heeft een negatief effect op de bereidheid van medewerkers om zaken te verbeteren. Daarom komt dit element logischerwijs na het bepalen van focus en het creëren van een productieve mindset. Immers, meten is weten.

5. Biedt structuur en richt de processen helder in

De volgende logica is het goed structureren van de organisatie. Dat geeft duidelijkheid. Dan hebben we het over de bestuurbaarheid en het managen van de input en de output. Daar valt onder het inrichten van de primaire en secundaire processen dusdanig dat zij er voor zorgen dat er in de uitvoering van de strategie geen hick-ups ontstaan. Dat betekent de activiteiten zo efficiënt en effectief mogelijk vormgeven, het trainen en instrueren van de medewerkers, en het opstellen van bruikbare procesbeschrijvingen.

We leerden uit de ervaringen met organisatie-inrichting dat structuur aan dynamiek onderhevig is. Nieuwe informatie, inspelen op kansen of een constructieve verbeterdrive leiden er toe dat processen voortdurend moeten worden aangepast. Het is aan het management om mensen daartoe te motiveren en veranderingen in goede banen te leiden.

6. Stuur met de juiste KPI’s en dashboard op doelen

Het werken met KPI's heeft een dankbare voedingsbodem, wanneer structuren en processen staan en er wordt gewerkt met juiste informatie. Om te komen tot het nemen van dagelijkse beslissingen over financiële en operationele zaken dan ondersteunt daarbij de juiste set aan Kritieke Prestatie-indicatoren (KPI's). Met KPI's meet je de voortgang van de KSF's en de gestelde doelen. Het zijn dus de KPI's die een plaats moeten krijgen op de diverse dashboards. Let dus dat dat niet iedere prestatie-indicator een KPI kan zijn. We weten uit ervaringen dat de dashboards krachtig worden wanneer deze vanaf management tot de afdelingslagen aan elkaar zijn verbonden. Een van de succesfactoren van de dashboards is dat ze aanzetten tot actie indien er sprake is van afwijking op de doelen.

Dan komt ook de koppeling in beeld tussen beleid en uitvoering zoals we al eerder aangeven.

7. En vooruit, werk met een inspirerende ambities

Een organisatie 'leeft' als het een omgeving is die inspireert, waar voortdurend nieuwe ideeën opborrelen en men graag werkt aan het realiseren van doelen. Inspiratie en motivatie gaan vaak samen, het doel is om jezelf of andere personen aan te zetten tot nieuwe gedachten of acties. Acties naar de toekomst toe en werken van vanuit een meerjarenperspectief.

In een RDO is slagvaardig handelen de norm

We zien dat in een Rode Draad Organisatie er sprake is van een sterke koppeling tussen beleid en uitvoering. Indien de bovenstaande zeven elementen goed zijn ingericht. kan er gericht gewerkt worden aan de ambities. Voor alle medewerkers is de richting van de organisatie duidelijk en is er voldoende wendbaarheid om tijdig te kunnen bijsturen. En dat is in tijden van onzekerheid en veel keuzes wel zo prettig.

We geloven er in dat deze zienswijze organisaties vooruit kan helpen, omdat voor iedere betrokkene zijn plek en rol duidelijk is. En dat geeft uiteindelijk meer werkplezier dan een half georganiseerde chaos.

Wat is uw kijk op hoe een organisatie slagvaardig te maken? Zijn er elementen die u zelf daartoe toepast en die voor u werken? We gaan hier graag met u over in gesprek.

Meer weten, neem contact op

De "one size fits all" KPI bestaat helaas niet

Mon, 06 Feb 2023 10:21:00 +0000

‘The One Size Fits All’ KPI bestaat helaas niet. Voor iedere organisatie bestaat een unieke set aan KPI’s, omdat iedere organisatie een eigen strategie kent en levensfase en specifieke uitdagingen. Dit vraagt toch wat maatwerk.

In deze blog een aantal praktische tips bij het werken met Het Rode Draad Programma en dagelijks sturen met KPI’s en Dashboards.

Ik kreeg laatste een leuke aanvraag van een collega adviseur.

Collega: “Heb je wat KPI’s op plank liggen voor een IT/ telecombedrijf?”

Eldert: “En wat wil je daarmee?”

Collega: “Ze hebben zoveel KPI’s, ik wil ze snel even vertellen wat nodig is.”

Eldert: “Heb je al met het management gesproken over wat zij willen. Is er een analyse van de issues gemaakt?”

Collega: “Ehh, nee, moet dat dan?”

Helaas, ik moet je teleurstellen, de ‘One Size Fits All’ KPI bestaat niet. Natuurlijk zien we dat bepaalde financiële prestatie-indicatoren veelvuldig voorkomen in financiële rapportages. Voorbeelden daarvan zijn Omzet, Brutomargeresultaat, operationele kosten of bedrijfsresultaat. En dat is ook volkomen logisch, want dit zijn vaste elementen uit de Winst- en verliesrekening. Daarmee wordt de resultaatrekening samengesteld.

Maar dit zijn niet vanzelfsprekend ook de KPI’s waar het management op wil sturen. Vandaar mijn vraag “Heb je met het management gesproken over wat zij belangrijk vinden?” De KPI’s maken namelijk een onderdeel uit van de navigatiecyclus. Dat gaat verder dan de afdeling vertellen”Kijk, dit zijn jullie KPI’s. Succes er mee!”

Zoals we eerder schreven is een KPI is een kritieke variabele die aangeeft wat de essentiële prestatie is om tot succes van de organisatie te komen.

Daarom moet je werken met KPI’s die gekoppeld zijn aan de strategie. Dat bepaalt wat de Kritieke Succesfactoren zijn en die verschillen per situatie en per jaar.

Wel zien we dat binnen bedrijfstakken vergelijkbare prestatie-indicatoren in gebruik zijn. Zo zullen in horeca bedrijven andere zaken gemeten worden dan binnen een technisch handelsbedrijf. Binnen Kompasteam bouwen we een KPI databank op met prestatie-indicatoren per bedrijfstak. Dan kunnen we in voorkomende situaties snel schakelen om zichtbaar te maken wat een mogelijke set aan KPI’s zou kunnen zijn.

Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesval maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI’s, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad Programma ontwikkeld.

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Neem contact op

Met welke KPI's de vitaliteit van de organisatie te meten

Mon, 16 Jan 2023 10:04:00 +0000

Een vitale organisatie is een goede investering in de medewerkers, omdat ze dan zorgen voor meer energie, creativiteit en innovatie. Hoe zou je kunnen meten of er sprake is van een vitale organisatie? We zetten een aantal mogelijke KPI’s op een rij.

Kompastips geven praktische tips bij het dagelijks sturen met KPI’s en Dashboards binnen Het Rode Draad Programma.

Een vitale organisatie is een goede investering in de medewerkers, omdat ze dan zorgen voor meer energie, creativiteit en innovatie. Vitaliteit is het totaal van levenskracht, energie, actie, veerkracht, fitheid, ontspannenheid en bevlogenheid. Vitale mensen en vitale organisaties zijn energiek en sterk. Zij zijn in staat goed te presteren en anderen te inspireren. Dat zijn belangrijke kwaliteiten in een wereld die snel verandert. In een vitale organisatie is er een mindset om mensen binnen de organisatie te versterken in vitaliteit, energie en hun werkvermogen.

Binnen het perspectief van de Balanced Scorecard vinden we de elementen van een vitale organisatie terug binnen het perspectief van Leren en Groei, ook wel Leren en Innovatie. Dan hebben we het over de aspecten van cultuur, inzet medewerkers, ontwikkeling van competenties, innovatie en verbeteren van de organisatie. Een vitale organisatie richt zich op personeelsontwikkeling, stimuleert en biedt interne mobiliteit, gezondheidschecks, gesprekken over loopbaan en gezondheid aan.

Hoe vitaliteit te meten?

Het is dus interessant om te weten in welke mate de organisatie vitaal is. Natuurlijk kun je vragen of “mensen goed in hun vel zitten?” en “heb je er zin in vandaag?“, maar dat levert veelal subjectieve informatie op. Je wilt toch graag wat meer houvast van een indicator die objectief is vast te stellen.

De volgende KPI’s zijn bruikbaar om de vitaliteit te meten:

Medewerkerstevredenheid
Ziekteverzuim
Aantal medewerkers met een burn-out
Personeelsverloop
Aantal voorstellen tot innovatie vanuit de organisatie
Aantal medewerkers dat deelneemt aan borrels en feestjes
De mate van productiviteit
Interne doorstroming van medewerkers
Opleidingsbudget dat daadwerkelijk gebruikt wordt
Mate waarin missie en visie herkend wordt door de medewerkers
Aantal medewerkers dat meedoet aan een vitaliteitsprogramma
Mate waarin medewerkers eigen vitaliteit beoordelen

Dit zijn allemaal operationele KPI’s die niet uit de financiële systemen komen. De bronnen zijn personeelssystemen, HR systemen, of het verzamelen van data via vragenlijsten en de uitkomsten vastleggen in Excel. Dat is in de praktijk bewerkelijker om het vervolgens op een KPI-dashboard te plaatsen binnen een BI oplossing, maar hoeft natuurlijk geen bezwaar te zijn om het wel te doen. Je wil graag de ontwikkeling zichtbaar maken. Wel is het zaak dat als bijvoorbeeld de KPI Medewerkerstevredenheid wordt gemeten, er ruim aandacht besteed wordt aan het zorgvuldig formuleren van de vragenset.

Welke KPI gebruikt wordt hangt af van diverse factoren. Wat ziet het management als belangrijk? Wat heeft prioriteit omdat het een knelpunt vormt? Wat past binnen een verbeterprogramma? De KPI’s die worden toegepast, moeten van top tot uitvoering gedragen worden. En iemand binnen de organisatie moet als verantwoordelijke voor de KPI worden aangewezen. Dat is de benoemde KPI-eigenaar.

Wat kan meer vitaliteit brengen?

Meer vitaliteit in organisaties leidt tot een stijging van de productiviteit (tot 18%) en meer tevreden klanten; relaties zijn tot 14% loyaler. Er is minder ziekteverzuim wat een besparing van € 7.000,- per werknemer per jaar oplevert. Mensen zijn minder vaak ziek en sneller hersteld. Ze zijn betrokken en gemotiveerd, maken minder fouten. Bovendien versterkt vitaliteit de concurrentiepositie (Bron: Tijdschrift voor Ontwikkeling in Organisaties, mei 2015).

Een vitale organisatie sprankelt. Het leiderschap is authentiek en de informatiestroom is open en transparant. Mensen zijn bevlogen, gemotiveerd en tonen passie voor hun werk. Vitale organisaties zijn succesvoller en beter wendbaar als aanpassingen nodig zijn. Er is sprake van veerkracht als het een keer tegen zit. Een organisatie is de optelsom van de mensen die er werken. Gezamenlijk realiseren zij de doelen van de organisatie. Deze doelen vinden we terug in de KPI’s om de vitaliteit te meten.

Aan de slag

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak om te komen tot meten van de vitaliteit met een goede mix aan KPI's , dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Neem contact op

KPI's nader belicht: sturen op de Brutomarge

Thu, 24 Nov 2022 11:47:00 +0000

Voor het monitoren van de financiële prestaties zijn KPI's nodig die passen bij de het type bedrijf. Met de KPI Brutomarge % houdt je zicht op de winstgevendheid van de omzet. Deze KPI zien we veel in commerciële omgevingen op het dashboard. Alle reden om er in dit artikel aandacht aan te schenken.

Bij het werken met KPI’s voor je dashboard is het zaak om de juiste KPI’s te kiezen en ze juist te definiëren. In deze Kompastip leggen we uit hoe je de winstgevendheid van de omzet kunt meten. De KPI die daarvoor gebruikt wordt heet het Brutomarge Percentage.

We nemen de volgende aspecten door:

Waarom zou je het brutomarge percentage willen meten?
Hoe meet je het brutomarge %?
Wanneer is de brutomarge een Kritieke succesfactor?
Hoe het doel te bepalen van deze KPI?
Hoe zichtbaar te maken op het dashboard?
Wie is verantwoordelijk voor de brutomarge?

1. Waarom zou je het brutomarge percentage willen meten?

Je kunt veel verkopen, maar als dat te weinig oplevert om de bedrijfskosten en andere kosten te dekken, dan leidt het bedrijf verlies. Als je producten of diensten verkoopt, dan wil je daar graag wat aan over houden. De eerste winstverbetering begint veelal bij het vaststellen hoe de winstgevendheid van de omzet kan worden verhoogd. Kun je nog wat doen aan de prijs of moet je het zoeken in de kostprijs? Het brutomarge percentage geeft een indicatie hoe winstgevend de omzet is. Daarmee is deze KPI vooral relevant in omgevingen waar producten worden geleverd.

2. Hoe meet je het brutomarge %

Om de brutomarge uit te rekenen zijn een drietal variabelen nodig:

Het bedrag van de omzet in een bepaalde periode
Het bedrag van de kostprijs van de omzet in die periode
Het bruto-omzetresultaat

De omzet is het gefactureerde bedrag aan klanten van de geleverde producten en diensten in een bepaalde periode. Je kunt wel leveren, maar als je er geen factuur achteraan stuurt heb je geen omzet.

De kostprijs is het bedrag dat de geleverde en gefactureerde producten en diensten hebben gekost. Producten hebben veelal een verkoop- en kostprijs. Daarnaast zijn er nog allerlei andere kosten die bij de kostprijs horen zoals inkomende en uitgaande vrachtkosten, opslagkosten, afwaardering van voorraad, et cetera. Het zijn kosten die we niet toerekenen aan de operationele bedrijfskosten.

Het bruto-omzetresultaat is dan het resultaat van de omzet minus de kostprijs. Vervolgens delen we het bruto-omzetresultaat door de omzet en dat levert een percentage op.

Een rekenvoorbeeld

Een rekenvoorbeeld om het wat meer aanschouwelijk te maken.

Stel we zijn vijf perioden onderweg en we willen weten hoe we er voor staan per mei. Wat we willen weten is wat de marge was per maand en hoe deze er na vijf maanden uit ziet.

		Periode	Cumulatief
1.	Omzet	10.002.900	51.014.790
2.	Kostprijs van de Omzet	6.501.800	31.533.730
3.	Bruto-omzetresultaat	3.501.100	19.481.060
4.	Brutomarge %	35,0%	38,2%

We zien in de tabel dat de marge in de maand mei met 35% lager was dan de voorgaande maanden, omdat het totaal van de brutomarge na vijf maanden uitkomt op 38,2%. Dit vraagt een nadere analyse van de omzet en de kostprijs. Wat hier ontbreekt in de tabel is een vergelijk met de doelen. Dat heb je nodig om echt een zinvolle vergelijking te kunnen maken. En wat hier ook ontbreekt is de prognose. Waar komen we dit jaar op uit als we zo door gaan?

3. Wanneer is de brutomarge een Kritieke succesfactor?

Binnen de Balanced Scorecard (BSC) kennen we vier perspectieven.

1. Financieel

2. Klanten en propositie

3. Interne processen

4. Leren & Innovatie

De brutomarge valt binnen het financieel perspectief

KPI’s kunnen worden onderscheiden in een aantal types;

Resultaat KPI
Calculatie KPI’s
Actie KPI

De KPI Brutomarge is een typische calculatie KPI, omdat deze gemeten wordt door het bruto-omzetresultaat te delen door de omzet.

Deze KPI is met name belangrijk als we zien dat de ontwikkeling van het bruto-omzetresultaat achter blijft bij de omzet, de winstgevendheid loopt dan terug. We zien dan deze KPI op het dashboard verschijnen, maar door de aard van de KPI, Financieel perspectief in combinatie met berekening via calculatie. Moet er altijd een tweede KSF aangekoppeld worden binnen het perspectief van klanten en/of interne processen. Welke KSF te kiezen hangt af van de analyse.

Kies voor 1 of 2 KSF’s die de meeste impact maken en ga die meten met de KPI’s. Bij voorbeeld:

Afscheid nemen van artikelen en/of klanten met een lage brutomarge.
Toevoegen van artikelgroepen met een hoge brutomarge.
De verkoopprijzen verhogen van de producten en de kostprijzen gelijk houden.
Verlagen van de kostprijzen door allerlei maatregelen te bepalen binnen de interne processen zoals inkoop, fabricage, logistiek et cetera

4. Hoe het doel bepalen van deze KPI?

Omdat deze KPI een resultaat is van de omzet minus de kostprijs zijn er diverse variabelen om naar te kijken. Kijk naar trends. Probeer te achterhalen wat er leeft bij klanten en in de markt. Ken de eigen interne cijfers.

De meest eenvoudige aanpak is om eerst vast te stellen wat de huidige samenstelling is van de omzet. Uit welke artikelgroepen bestaat de omzet?

Bepaal dan de brutomarge per artikelgroep.

En stel dan het doel van de omzet vast voor volgende jaar. Bepaal dan het gewenste brutomarge% per artikelgroep en daarmee wordt ook de kostprijs bepaald. Bereken vervolgens de totale kostprijs en dan worden zowel de brutomarges per artikelgroep duidelijk als wel de totale brutomarge.

5. Hoe zichtbaar te maken op het dashboard?

De KPI brutomarge % wordt veelal zichtbaar gemaakt op het dashboard in een grafiek samen met de ontwikkeling van de omzet of het bruto-omzetresultaat.

Hier zien we een toename van de omzet tot het jaar 2022 waarbij de brutomarge min of meer gelijk blijft. Het bruto-omzetresultaat zal in absolute waarde wel toenemen, maar als ook de operationele kosten stijgen, dan zal ook het bedrijfsresultaat nauwelijks stijgen. In de figuur is voor 2021 een gesteld om de brutomarge te verhogen. Het doel is dan om de brutomarge te verbeteren met 1%.

6. Wie is verantwoordelijk voor de brutomarge?

En dan komt het aan op de praktijk. Als het doel van de KPI is om de brutomarge te verhogen met bijvoorbeeld 1%, wie is de dan de KPI-eigenaar? Wie in de organisatie is dan verantwoordelijk voor de acties?

De keuze van de KPI-eigenaar hangt dus mede samen met de gekozen KSF en de bijbehorende initiatieven. Als de KSF is om de kostprijzen te verlagen dan zal het iemand in de fabricage of logistiek zijn die dat gaat aanpakken. Als de KSF is om afscheid te nemen van bepaalde verlieslatende klanten, dan zal het iemand van de afdeling verkoop moeten zijn en als de KSF is om de verkoopprijzen te verhogen, dan kun je denken aan de afdeling Marketing, omdat via een campagne de propositie naar de markt moet worden verbeterd.

En uiteraard worden met iedere KPI-eigenaar concrete actieplannen afgesproken om te zorgen dat de uitvoering een succes wordt.

Pas de aanpak met meten van KPI’s toe binnen de organisatie. Let wel op een goede mix van de KPI’s. Koppel er motiverende doelen aan.

Neem contact op

Wilt u meer weten hoe te in uw organisatie met KPI's zoals Brutomarge aan de slag te gaan?

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Met een KPI meet je succes

Thu, 25 Aug 2022 18:42:00 +0100

Wat is een KPI? Met een KPI meet je de voortgang van een Kritieke Succesfactor. Je meet een activiteit die essentieel is voor succes.

Kompastips bieden praktisch adviezen bij het dagelijks sturen met KPI’s en Dashboards en toepassen van Methode Kompas.

Veel managers binnen organisaties vragen zich af wat het nut is van het regelmatig meten van allerlei zaken. “Laat ons lekker ons werk doen, en dan komt het wel goed”. Waarom zou het zin hebben om met KPI’s te werken, dat geeft toch alleen maar extra administratieve druk? Organisaties die zich dit afvagen, hebben vaak KPI’s geformuleerd die niet kritiek zijn, die niet aan KSF’s zijn verbonden en doelen kennen waar de managers niet bij betrokken zijn geweest. En dit is zeer herkenbaar voor ons in de praktijk.

Veel bedrijven formuleren een grote verzameling prestatie-indicatoren, die ze dan de KPI’s noemen, met het grote risico dat ze zaken meten die niet werkelijk relevant zijn voor succes. Dat komt dan voort uit de behoefte aan control. Als er vervolgens wordt gestuurd op deze uitkomsten, zijn ze niet bezig met navigeren op de essentie en raken ze al snel uit koers. Een andere oorzaak waardoor organisaties het nut van metingen niet inzien is dat ze zoveel informatie produceren dat niemand door de bomen het bos meer ziet. Met als gevolg dat de metingen vaak worden genegeerd. Tot slot analyseren organisaties de metingen vaak niet bij geconstateerde afwijkingen, waardoor een meting een loze constatering wordt. En wat we ook vaak zien is dat bedrijven niet verder komen dan bekende financiële indicatoren zoals omzet en kosten en echt geen idee hebben wat een KPI is en hoe je dat kunt meten.

MET EEN KRITIEKE PRESTATIE-INDICATOR MEET JE DE PRESTATIES VAN EEN BEPAALDE ACTIVITEIT.

Wat is een KPI? Een prestatie-indicator is pas kritiek als het van belang is voor het monitoren van de voortgang van een doelstelling van de organisatie. Daarmee zijn KPI’s de maatstaf om te weten of je op koers ligt met de plannen die je hebt vastgesteld aan de hand van de missie, visie en strategie. Als een KPI niet verbonden is aan een KSF wordt er iets irrelevants gemeten dat niet bijdraagt aan prestatiemanagement. Correctieve acties op de uitkomsten van een KPI leiden dan niet tot het vergroten van het succes van de organisatie. Als je bijvoorbeeld verduurzaming niet koppelt aan een concrete KPI, dan is zeggen dat je gaat verduurzamen slechts iets voor de bühne.

MET EEN KPI MEET JE DE VOORTGANG VAN EEN KRITIEKE SUCCESFACTOR.

VOORBEELDEN

Een KPI is een kritieke variabele die aangeeft wat de essentiële prestatie is om tot succes van de organisatie te komen. Je kunt een veelheid aan zaken en activiteiten meten.

Een aantal voorbeelden van KPI’s zijn:

• omzet en afzet van verkochte boeken;

• aantal acquisitiegesprekken met klanten;

• betaaltermijn van klanten;

• ontwikkeling van het werkkapitaal;

• aantal leveringen op tijd;

• aantal bezoekers op de website;

• aantal opgeloste service calls;

• aantal opgemaakte creditnota’s;

• aantal intern bevorderde medewerkers;

• ontwikkeling operationele kosten;

• hoeveelheid uitstoot aan koolstofdioxide (CO2);

• percentage duurzame energie.

Organisaties waarmee het niet goed gaat, hebben de neiging steeds meer KPI’s (of PI’s) te formuleren waarmee zij hopen te kunnen sturen. Blijf echter gefocust op de KPI’s die je hebt vastgesteld op basis van KSF’s. Denk bij het formuleren van KPI’s aan het Engelse gezegde less is more: acht tot tien KPI’s volgen op het dashboard is meer dan voldoende. Al de andere indicatoren zijn details.

HET WERKEN MET KPI’S IS ONDERDEEL VAN NAVIGEREN

Het werken met KPI’s past binnen de bedrijfsfilosofie van navigeren. Navigeren wordt door steeds meer bedrijven geïntegreerd in de bedrijfsvoering. Zo noemt KPN zijn controllers tegenwoordig navigators. Dat betekent dat het werken met KPI’s een vaste plaats krijgt in het bedrijf. Oud-minister en CFO van KPN Jan Kees de Jager paste het gebruikte besturingsmodel aan naar aanleiding van onvrede en onrust binnen de organisatie. Er klonk een roep tot transformeren en men wilde toekomstgerichte doelen. In plaats van een besturingssysteem dat gericht was op ‘reporting of the past’, is KPN met haar planning & control cyclus overgestapt op een management-controlesysteem dat naast beheersing ruimte biedt aan innovatie. Volgens Finance Transformation wil de afdeling Finance binnen KPN een navigatiefunctie vervllen door ‘niet achter het stuur te zitten, maar de bestuurder te helpen zijn weg te vinden.’ Zo maken steeds meer organisaties slim gebruik van hun KPI’su

Aan de slag

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Neem contact op

8 Top Tips & Tricks om te navigeren met KPI's

Wed, 13 Apr 2022 18:04:00 +0100

Praktische tips bij toepassen Methode Kompas en dagelijks sturen met KPI’s en Dashboards

Ik heb de serie de titel gegeven : Naar welke #KPI's op het #dashboard kijk jij vandaag?

Dit is een compilatie van geweldige tips en tricks voor dagelijks toepassen van KPI’s en Dashboards. Het idee achter deze serie is om jou als gebruiker van een KPI op weg te helpen, of wellicht jou een beetje aan te sporen, in de zoektocht te komen tot een optimale inzet van KPI’s en dashboards.

KPI

De volgende tips

Tip #1 Werk met actuele KPI’s

Zorg in ieder geval dat dat de KPI’s actueel zijn.

Je leest vandaag toch ook niet de krant van vorige week?

Tip #2 Een dashboard helpt je te laten zien hoe je er voor staat

Heb jij eigenlijk wel een dashboard? Nee? Hoe hou je dan de voortgang van jouw doelen in de gaten? in de auto werk je ook met meters. Vraag het eens na. Of stel er zelf een op.

Tip #3 KPI’s zijn nooit ver weg in het dagelijkse leven

Ook in het weekend KPI’s?

Zeker. Als jij een aantal kilometers gaat trainen op de fiets met aantal maten, dan is dat ook een KPI.

Tip #4 Er zijn diverse eenvoudige methodes en apps beschikbaar om jouw KPI’s bij te houden

Ik gebruik de app Runkeeper als mijn ‘dashboard’ om aantal gefietste kilometers te meten. Vind het wel knap hoe dan ook het aantal calorieën wordt berekend. Dan zie je hoeveel gebak en snoep je verbrand hebt met een uur fietsen. ?

Tip #5 Een definitie van wat een KPI is

Maar wat is nou eigenlijk een KPI? is daar een bruikbare definitie voort te geven? Zeker. Wij gebruiken de volgende:

Met een prestatie-indicator meet je de prestaties van een bepaalde activiteit.

Let wel … een PI is niet automatisch een KPI. Indien de PI gekoppeld is aan een benoemde Kritieke Succesfactor (KSF), dán is het een KPI. Met de KPI meet je dus de voortgang op de KSF. Een KPI kan dus zowel financiële als operationele zaken meten.

Tip #6 En wat is dan een KSF?

De KPI is gekoppeld aan de KSF. De Kritieke succesfactor, ook wel KSF, geeft aan waarin de organisatie moet uitblinken om zich te kunnen onderscheiden en wat essentieel is voor succes. De KSF wordt gemeten door een KPI.

Van de KSF’s moet de performance goed zijn, wil de organisatie haar korte- en langetermijndoelstellingen behalen

Tip #7 En wat als een KPI geen doel heeft?

Veel mensen vinden het lastig om doelen te bepalen voor hun KPI’s. En daarom laten ze dat na. Echter, als een KPI geen doel heeft dan kun en mag je het geen KPI noemen. Immers, Wat wil je dan bereiken met het meten? Wanneer is er sprake van een afwijking? Een KPI zonder doel is dus een PI, een prestatie-indicator. Het verschil met KPI is een ‘K’. Waar gaat het over? Over alles. Het vertegenwoordigt een wereld van verschil.

Tip #8 KPI’s zijn gekoppeld aan KSF’s

KPI’s zijn dus gekoppeld aan een KSF, een Kritieke succesfactor. Daarmee helpen KPI’s bij sturen op essentie. Op zaken die er toe doen. Is dat bij jou ook het geval? Of worden KPI’s gebruikt voor bijzaken?

Aan de slag

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

neem contact op

Kunnen KPI's in de zorg helpen bij betere sturing?

Wed, 15 Jul 2020 09:26:00 +0100

De eerste maanden van 2020 gedurende de coronacrisis werd het alleen maar duidelijker: goede gezondheidszorg is essentieel voor ons land. Het is daarom van groot belang dat er goede sturing gegeven wordt aan zorginstellingen.

We werken in dit artikel uit met welke KPI’s je aan de slag kan voor sturing in een verpleeghuis.

ZIJN KPI’S IN DE ZORG ONVERMIJDELIJK VOOR BETERE STURING?

Goede gezondheidszorg is essentieel voor ons land, dat is in de eerste maanden van 2020 gedurende de coronacrisis alleen maar duidelijker geworden. De gezondheid van een mens bestaat niet alleen uit fysiek, geestelijk en sociaal welbevinden. De kwaliteit van leven, het uitvoeren van dagelijkse activiteiten, spiritualiteit, mentale functies, lichaamsfuncties en sociaal maatschappelijke participatie zijn alle onderdeel van gezondheid. Zonder de gezondheidszorg komen er voor velen van ons verschillende van deze functies te vervallen. Het is daarom van groot belang dat er goede sturing gegeven wordt aan zorginstellingen.

Een goede zorg is onmisbaar in onze samenleving en het lijkt dan ook vanzelfsprekend dat alles wat de zorg betreft adequaat aangestuurd dient te worden. Ook omdat er veel geld in om gaat. ‘De zorg’ is een heel breed begrip met vele sectoren. In dit artikel richten wij ons op het verlenen van zorg in de verpleeghuizen, hierbij geven we ook suggesties die kunnen helpen bij de sturing van bedrijfsvoering.

De vraag naar zorg in de verpleeghuizen zal naar verwachting de komende jaren alleen maar stijgen. Een reden hiervoor is de vergrijzing die in een gestaag tempo plaatsvindt. Vergrijzing van de bevolking betekent dat het aandeel van ouderen in de populatie groter wordt en daardoor een stijging van de gemiddelde leeftijd veroorzaakt.

Toenemende zorgvraag in cijfers

De komende jaren neemt het aantal ouderen in ons land rap toe. Volgens het CBS zal het aantal 65-plussers toenemen, zo zullen er rond 2040 naar verwachting 4,7 miljoen 65-plussers zijn tegenover 2,7 miljoen in 2012.

De verwachting is dat vanaf 2025 ook de groep 80-plussers sterk toeneemt. Rond 2040 zal het hoogtepunt van het aantal 65-plussers bereikt worden en behoort naar schatting 26 procent van de bevolking tot deze groep. Hiervan zal ongeveer een derde ouder zijn dan 80 jaar.

Het is aannemelijk dat deze cijfers een sterke stijging van de zorgvraag in Nederland laten zien. Van de mensen van 65 jaar en ouder heeft 70 procent een chronische ziekte. Van de mensen van 75 jaar en ouder heeft de helft meer dan één chronische ziekte. Het zorgvolume stijgt hierdoor met ongeveer 4 procent per jaar. Naar verwachting zal in 2030 ongeveer 38 procent van de mensen ouder dan 75 meer dan drie aandoeningen hebben. Veel van deze mensen zullen uiteindelijk niet meer zelfstandig thuis kunnen wonen en gaan naar een verpleeghuis. [1]

Het belang van sturing op de zorgtaken

Door de toenemende vraag naar zorg is het belangrijk dat er op de juiste manier sturing wordt gegeven. Een toenemende vraag in de verpleeghuizen heeft onder andere als gevolg dat de werkdruk toeneemt, er meer geld omgaat in deze sector en er sneller beslissingen in de bedrijfsvoering genomen moeten worden.

Door sturing te geven aan je organisatie zorg je ervoor dat er een heldere richting ontstaat en er duidelijkheid is waar die richting naartoe wijst. De vraag die je zou kunnen stellen is: hebben de mensen in jouw bedrijf hun focus op de dingen die van belang zijn voor het bedrijfsproces? Hiervoor moet de missie en de visie van de organisatie duidelijk in kaart worden gebracht en helpen KPI’s bij het geven van deze sturing.

Een Kritieke Prestatie-Indicator (KPI) is een variabele om de prestatie van een onderneming op een bepaald onderwerp te meten en te analyseren. Een KPI is kwantitatief en meet de voortgang van het realiseren van een doelstelling of Kritieke Succesfactor. KPI’s worden gebruikt om het succes van een organisatie of bepaalde activiteit te kunnen meten. Hierdoor worden de mate van succes en de voortgang die men nastreeft op langetermijndoelen inzichtelijk gemaakt.

Kerntaken in verpleeghuizen

In de zorg zijn er verschillende kerntaken waarop het proces is ingericht. Voorbeelden hiervan zijn de zorgverkoop, het organiseren van de bewonerstaken en het verlenen van de zorg op een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau. Naast deze kerntaken zijn er ook nog een tal van bijkomstige activiteiten die uitgevoerd moeten worden. Door de toenemende vraag naar plaatsen in verpleeghuizen het belangrijk dat er goede sturing gegeven wordt in deze sector.

Slim organiseren van de logistiek

Logistiek in de zorg wordt vaak gezien als een onderdeel dat veel tijd in beslag neemt. Dit is voor een gedeelte ook waar. Volgens een artikel in logistiek.nl[1] wordt in de verpleeghuizen tussen de 6 en 8% van de tijd besteed aan logistieke taken, zoals het inkopen van materialen. Deze taken worden vaak uitgevoerd door de zorgmedewerkers zelf. Die hebben echter nauwelijks tijd en aandacht voor een goede uitvoering, zoals het opvolgen van backorders. Dit heeft als gevolg dat er de volgende keer nog meer besteld wordt en de afdelingsvoorraden onnodig oplopen.

We hebben een interessant interview gehad met Sandy van der Sloot, een ervaren interim financial in de zorg. Zo werd ons duidelijk dat verschillende zorginstellingen al aan het inspelen zijn om de tijd die nodig is voor logistieke taken te reduceren. Zo gaf ze het volgende voorbeeld:

“in sommige organisaties wordt er gebruik gemaakt van een app waarmee de beschikbaarheid van bedden kan worden bijgehouden. De medewerkers kunnen in één oogopslag zien wie er op welke kamer ligt en welke bedden beschikbaar zijn”.

Door gebruik te maken van deze app heeft het zorgpersoneel met een telefoon of tablet overal toegang tot deze informatie, waardoor de tijd die nodig is voor bewoners logistiek afneemt.

Financiën en werkdruk

In de verpleeghuizen spelen de financiën een belangrijke rol bij het maken van beslissingen en de sturing van de organisatie. Hierbij is bijvoorbeeld de zorgverkoop een belangrijk onderdeel. De bekostiging van de zorg loopt via vier wetten: de Zorgverzekeringswet (Zvw), de Wet langdurige zorg (Wlz), de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. In het proces van zorgverkoop worden contracten afgesloten met zorgkantoren, zorgverzekeraars en gemeenten om de te leveren zorg te bekostigen. Hierbij dient de zorginstelling te voldoen aan de beleidsregels en gestelde kwaliteitseisen om in aanmerking te komen voor een contract.

Vooral in een periode waarin het coronavirus is opgedoken, is de werkdruk in de zorg heel hoog. Dit heeft als gevolg dat het ziekteverzuim onder de werknemers toeneemt, waardoor de werkdruk alleen maar groter wordt. Vaak moet er bij een hoog verzuimpercentage gekozen worden om externe (tijdelijke)krachten aan te trekken. Deze werknemers moeten ook weer ingewerkt worden en kosten over het algemeen het dubbele van eigen werknemers. De werkdruk met als gevolg ziekteverzuim kan in de zorg als een groot risico en bottleneck worden gezien.

KPI’s voor sturing in verpleeghuizen

Voor de bovenstaande onderdelen die binnen de zorg van toepassing zijn is het geven van sturing een uitdaging. Zo verschilt het per instelling of er bijvoorbeeld al van KPI’s gebruik gemaakt wordt. Sandy van der Sloot zei het volgende over het gebruiken van KPI’s in de zorg:

“Er wordt nog niet overal gestuurd op basis van KPI’s, maar dit is wel aan het veranderen. Het belang hiervan wordt steeds meer gezien. Het vaststellen van de juiste KPI’s is cruciaal en moet in lijn zijn met de doelstellingen van de organisatie. Als de KPI’s bepaald zijn, is het belangrijk om deze toegankelijk te maken op verschillende niveaus, bijvoorbeeld door presentatie in een dashboard (BI).”

De sturing in de verpleeghuizen is dus langzaam aan het veranderen.

De bedrijfsvoering in verpleeghuizen kan nog beter worden aangestuurd door middel van een juiste set aan KPI’s. Elk bedrijf en elke branche heeft zijn eigen KPI’s die worden bepaald uit de missie, visie en de kritieke succesfactoren.

Een voorbeeld van een (in sommige gevallen onbewuste) KPI in verpleeghuizen die in gebruik is, is het registreren van meldingen. Medewerkers hebben de gelegenheid om melding te maken van misstanden. Aan de hand van deze meldingen kunnen klachten worden ingediend en verzameld. Dit geeft de kans daar een verbeteractie op te ondernemen en zo sturing te geven.

Voor de sturing in een verpleeghuis zou je keuze kunnen maken aan de onderstaande basisset aan KPI’s. Deze zijn onderverdeeld in een viertal categorieën.

#	KPI - Omschrijving	Meeteenheid	Frequentie Meten
	Financieel
1.	Kostprijs per zorgplek	In euro’s €	Maand
2.	Ondertekende zorgplannen	Percentage %	Week
3.	Beschikbare budget voor uitvoering zorgtaken	In euro's	Maand
	Cliënten / Bewoners
4.	Het aantal opgenomen nieuwe bewoners	Aantallen #	Week of Maand
5.	Het aantal herstelde bewoners	Aantallen #	Week of Maand
6.	Het aantal overleden bewoners	Aantallen #	Week of Maand
	Interne Processen
7.	De doorlooptijd van bewoners	In dagen	Maand
8.	De bezettingsgraad van het aantal bedden/kamers	Percentage %	Wekelijks
9.	Ziekte/verzuim van medewerkers	Percentage %	Dagelijks
10.	Het aantal bewoners per FTE	Aantallen #	Week of Maand
11.	Het aantal benodigde FTE	Aantallen #	Week
12.	Het aantal aanvragen voor een zorgplek	Aantallen #	Week
13.	Verlenen van de juiste zorg / medicatie	Percentage %	Week
14.	De mate van invulling van de benodigde competenties onder de zorgmedewerker	Aantallen #	Maand
	Innoveren en Verbeteren
15.	Het aantal ingediende verbeterplannen	Aantallen #	Maand
16.	Tevredenheid van de bewoners	Percentage %	Maand / kwartaal

De KPI’s in de tabel zijn gerangschikt in de vier hoofdgroepen van de Balanced Scorecard: Financieel, Bewoners, Interne processen en Innoveren. Aan de hand van de bovenstaande KPI’s kan er een goede start gemaakt worden om jouw zorginstelling sturing te geven. Het is wel noodzakelijk om een keuze te maken welke van de KPI’s het meest urgent zijn voor de organisatie en dus een plek op het sturingsdashboard moeten krijgen. Voor de visualisatie van de KPI’s kunnen verschillende technieken en systemen helpen om dit mogelijk te maken, denk bijvoorbeeld aan een Business Intelligence tool als Power BI.

Zo bieden de KPI’s die betrekking hebben op financiën (Nr. 1,2 en 3) ondersteuning aan financiële besluiten die gemaakt moeten worden. Zo kan er aan de hand van de kostprijs per zorgplek en het beschikbare budget voor de uitvoering van zorgtaken een overzicht gemaakt worden.

Daarnaast geven de KPI’s over het aantal opgenomen, herstelde en overleden bewoners een beeld hoe de doorloop van bewoners in het verpleeghuis verloopt. Ook geeft de doorlooptijd van de bewoners een indicatie waarmee er een prognose gemaakt kan worden voor bijvoorbeeld het inplannen van bedden. Aan de hand hiervan kan er vervolgens een planning gemaakt worden voor het inzetten van de zorgmedewerkers. Ook de KPI’s over de bezettingsgraad en het aantal bewoners per FTE kunnen hierbij helpen. Uiteindelijk is een optimale balans nodig tussen aantal bewoners en aantal zorgmedewerkers.

Om in te spelen op de toenemende zorgvraag kunnen KPI’s niet ontbreken in het geven van sturing aan de organisatie. Zo kan er bijvoorbeeld veel tijd en geld bespaard worden bij het indelen van de bedden door een prognose te maken hoeveel nieuwe bewoners er verwacht kunnen worden. Door bijvoorbeeld de tevredenheid van de bewoners te meten en het aantal ingediende verbeterplannen op te tellen (bedrijfscultuur) kan er een prettige en positieve werk- en woonomgeving ontstaan in het verpleeghuis.

KPI’s komen de kwaliteit van de zorg ten goede

Werken met KPI’s heeft nog wel eens de naam ‘dat we dan te zakelijk bezig zijn’. Daarom moet bij de invoering goed rekening gehouden worden met vertellen waarom je KPI’s gebruikt en wat je meet. Het meten kan nooit een doel op zich zijn! Houd in het achterhoofd dat het hier gaat over het meten van activiteiten van mensen die het druk hebben met uitvoering van zorgtaken. Mits goed gebruikt, kunnen de getallen die uit de KPI’s komen juist de kwaliteit van de zorg in het verpleeghuis voor de bewoners ten goede komen. Dat vraagt een ragfijn samenspel van alle betrokkenen

Aan de slag

Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesvol maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI's, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad programma ontwikkelt.

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, en hoe dat kan werken in de zorg, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking tussen Eldert de Jager en Laurence Janse van HighQ

Noten:

[1] Bron: https://www.zorgvoorbeter.nl/veranderingen-langdurige-zorg/cijfers-vergrijzing

[2] Bron: https://www.logistiek.nl/supply-chain/blog/2018/11/zorginstellingen-boek-vooruitgang-door-logistiek-los-te-laten-101166000

Neem contact op

Kompasteam.nl - Blog & Tips #KPI

Moeite om consistent te zijn? Volg deze 7 stappen om je doelen te halen.

Afspraken met jezelf zijn er om na te komen​​

De Rode Draad van de Kompasmethode

Hoe de samenhang tussen beleid en realisatie organisaties slagvaardig maakt

De "one size fits all" KPI bestaat helaas niet

Met welke KPI's de vitaliteit van de organisatie te meten

KPI's nader belicht: sturen op de Brutomarge

Met een KPI meet je succes

8 Top Tips & Tricks om te navigeren met KPI's

Kunnen KPI's in de zorg helpen bij betere sturing?

Afspraken met jezelf zijn er om na te komen