Zonder goede bedrijfsinformatie bent u stuurloos. Daarom wilt u regelmatig weten hoe u er financieel en operationeel voor staat. Met Speedbooks kunt u dat zichtbaar maken.

Voor het voortbestaan van de organisatie is het periodiek beoordelen van de resultaten essentieel. U heeft regelmatig rapportages nodig om te weten of u financieel en operationeel nog op koers ligt. Dan kunt u tijdig bijsturen en de koers verleggen. Om dit voor elkaar te krijgen moet u uw managementinformatiesysteem op orde hebben. Alleen een jaarrekening laten opstellen volstaat niet meer in deze dynamische tijden. Dan is een oplossing nodig die echt past bij de bedrijfssituatie. Speedbooks kan dat in voorkomende gevallen zijn.

Vaak wordt Microsoft Excel gebruikt om de maandrapporten te maken. Excel is het werkpaard van mening financial. Excel overzichten worden dan handmatig gevuld of er worden via downloads indirecte koppelingen gemaakt naar het financieel administratief pakket. Deze overzichten worden dan aangevuld met diverse uitdraaien uit het administratief pakket, denk daarbij aan de proef- en saldibalans, een periodeoverzicht of lijsten met verkochte aantallen. Na verloop van tijd neemt de complexiteit in de Excel-rapporten enorm toe en ontstaat de afhankelijkheid van één persoon die nog weet hoe de formules werken.

Voor kleinere bedrijven met een beperkt aantal administraties, weinig afdelingen en een beperkte noodzaak om te sturen op bedrijfsdata kan Excel nog volstaan. Neemt daarentegen het bedrijf toe in omvang, is actief sturen op budget en forecast nodig, zijn er meerdere BV’s die moeten worden geconsolideerd, en is er behoefte aan bedrijfszekere rapporten, dan wordt het tijd om Excel in te ruilen voor een meer robuuste oplossing.

Met Speedbooks heeft u de mogelijkheid om rapporten voor eigen doeleinden aan te passen. En verder zijn er nog allerlei bruikbare modules.

Via de databasekoppeling lees je de budgetgegevens in of maak het budget direct aan in Speedbooks. Dat laatste is een groot voordeel. De budgetten worden gekoppeld aan de indeling van de rapportages en de grootboeken. Vandaar dat een goede rubricering belangrijk is. Het leuke aan Speedbooks is ook dat je met verschillende scenario’s kunt werken, bijvoorbeeld om het effect van een investering zichtbaar te maken.

Overigens, wilt u echt in kunnen zoomen naar transactieniveau en daar op KPI’s sturen, dan is duidelijk dat Speedbooks daar niet voor bedoeld is. Speedbooks haalt informatie op vanaf grootboekniveau. Wilt u transactie zien, dan is een andere BI oplossing gewenst.

Heeft u interesse in een demo, dan kunt u contact op nemen met een consultant van Kompasteam. Als partner adviseren wij dan over de mogelijkheden. Uiteraard kunt u direct via Speedbooks een demo aanvragen. Met onze ervaring uit de praktijk kunnen we waardevolle tips uitwisselen.

Heeft u Speedbooks draaien en wilt u advies over hoe de software onderdeel uit kan maken van uw managementinformatiesysteem, dan denken wij als partner van Speedbooks en onafhankelijke bedrijfsadviseur graag mee met raad en daad. Met onze praktijkervaring kunnen we waarde toevoegen aan het gebruik van Speedbooks.

Vooral in turbulente tijden is het nodig om als organisatie wendbaar te zijn. Navigeren op essentie met KPI-dashboards reikt de verschillende stappen aan naar een herbezinning en een koppeling van beleid en uitvoering. Het laat bovenal zien hoe je onrust kunt omzetten als impuls tot veranderen. In deze preview lichten de auteurs toe hoe je dat doet.

 

Vooral in turbulente tijden is het nodig om als organisatie wendbaar te zijn. Navigeren op essentie met KPI-dashboards reikt de verschillende stappen aan naar een herbezinning en een koppeling van beleid en uitvoering. Het laat bovenal zien hoe je onrust kunt omzetten als impuls tot veranderen. In deze preview lichten de auteurs toe hoe je dat doet.

‘Navigeren is de kunst van het plannen en volgen van een route om daarmee van de huidige positie naar de bestemming te komen.’ Navigatie is afgeleid van de Latijnse woorden navis, dat ‘schip’ betekent, en agere, dat ‘bewegen’ of ‘sturen’ betekent. Wil je succesvol zijn dan moet je weten hoe je op de uitgezette koers blijft én wanneer je je koers moet bijstellen.

Toch slagen veel mensen en organisaties er niet in hun doel te bereiken of hun bereikte succes vast te houden. Het ligt zelden aan motivatie. Maar waar ligt het dan wel aan?

Centraal bij navigeren staan de fases en stappen van de navigatiecyclus. Het is een gestructureerde methode om de strategie van de organisatie te verbinden aan kritieke succesfactoren en bedrijfsdoelstellingen. De voortgang wordt gemonitord door middel van met elkaar samenhangende KPI-dashboards die feedback geven en aanzetten tot concrete verbeteracties. Daardoor weet iedereen in de organisatie wat de bedoeling is.

Navigatie op essentie helpt te bepalen waar je voor staat, waar je heen wilt, en welke acties daarvoor nodig zijn. Met de zeven unieke navigatieregels blijf je op koers.

Navigeren start met plaatsbepaling. Hoe sta je er als organisatie voor? Maar wanneer wordt daarmee gestart? De ervaring leert dat dit vaak pas gebeurt bij een aanblijvend onrustig gevoel, achterblijvende prestaties of erger nog een crisis. Echte motivatie en verandering vinden hun basis in onrust. ‘Never let a good crisis go to waste’ is daarom een gevleugelde quote.

De navigatiecyclus is niet eindig, maar een blijvend proces. Om te zorgen dat de uitvoering in lijn ligt met de strategie is het belangrijk om het doel van de organisatie voor iedereen helder te hebben. Zonder doel geen richting, zonder duidelijke richting verwarring in de bedrijfs(uit)voering. Met de juiste bouwstenen kom je tot een goede formulering van de richting en het creëren van doelovereenstemming.

Een organisatie is succesvol als zij weet welke factoren kritiek zijn voor het realiseren van de strategische doelen; de kritieke succesfactoren (KSF’s). De theorie van de ‘balanced scorecard’ (BSC) leert ons dat KSF’s niet op zichzelf behoren te staan. Navigeren op essentie leidt de lezer naar het opstellen van een gedegen strategiekaart.

Volgende stap is het monitoren of de opgestelde KSF’s wel worden behaald. We zijn zo gewend om te meten, ratio’s uit te rekenen, maar het is de vraag of de maatstaven gebruikt worden die het succesvol realiseren van de strategie meten. KPI’s moeten slim worden geformuleerd, omdat ze de spiegel zijn van de bedrijfsvoering. Bij het constateren van een afwijking tussen een KPI-doel en de actualiteit is actie nodig.

Een navigator, ook wel KPI-eigenaar, moet in staat zijn om afwijkingen goed te analyseren en de analyse om te zetten in actie. Het is daarom belangrijk dat rollen binnen de organisatie per KPI duidelijk zijn. RASCI wordt daarbij als hulpmiddel ingezet.

Een KPI-dashboard is ‘een visuele weergave van de belangrijkste informatie die nodig is om de strategie te realiseren, die zodanig is samengevat dat in één oogopslag wordt overzien waar actie nodig is’ (De Jager & Van Slooten, 2018). Het belangrijkste woord is ‘actie’. Meten en rapporteren zonder dat het bij een afwijking leidt tot actie is namelijk zinloos en contraproductief. Simpel en eenvoudig. Kloppen de beleidsuitgangspunten nog? Is de markt veranderd? Is de uitvoering nog in lijn met de te realiseren visie? Zijn alle rollen goed bezet? Zijn de interne processen afgestemd op wat de klanten belangrijk vinden? Hebben we de goede klanten? Het KPI-dashboard slaat de brug tussen beleid, uitvoering, actie.

Zowel Beleid als Uitvoering zijn iteratief en beide zijn dankzij het KPI-dashboard als geheel ook iteratief. De navigatiecyclus is bij uitstek een besturingsinstrument om te zorgen dat alle bedrijfselementen in evenwicht worden bekeken. Dit heeft maar één doel: zorgen dat de organisatie haar doelstellingen realiseert. Continue verbeteren is daarmee in het model en aanpak verankerd.

De onverwachte wending van het heden vraagt om een heroverweging van de toekomst. Goed kunnen navigeren helpt de onderneming door woelige tijden. Dan ben je in staat zicht te houden op je doelen en in staat om je tijdig aan te passen.

NAVIGEREN OP ESSENTIE MET KPI-DASHBOARDS

Auteurs: Eldert de Jager, MSc en Jako van Slooten MSc Rc

Noordhoff , 1e druk 2020, ISBN 978-90-01-89314-9

Prijs: EUR 24,95

Jako van Slooten is medeoprichter van bedrijfsadviesbureau Trovius BV en doceert (duurzame) Finance & Accounting aan Rotterdam University of Applied Science en hij is auteur van Navigeren met KPI-dashboards.

Maandag 25 november was Eldert de Jager te gast bij NHL Stenden Hogeschool bij de opleiding ‘Ondernemerschap & Retail Management’ te Leeuwarden voor het gastcollege ‘Navigeren met KPI-dashboards’.

Wie wordt er wakker met het denken aan zijn KPI’s van de dag? De meesten van ons zijn zich daar nauwelijks van bewust, terwijl we allemaal zaken hebben die we belangrijk vinden om te realiseren. En die we al dan niet bewust meten. Dat is voor iedereen anders. Of je nou student, docent of retail ondernemer bent. Denk bijvoorbeeld aan je scores voor tentamens, het aantal geslaagde studenten of het percentage tevreden klanten.

Over KPI’s kan Eldert de Jager wel het een en ander vertellen. Maandag 25 november 2019 was De Jager, auteur van het boek Navigeren met KPI-dashboards, te gast bij de HBO opleiding Ondernemerschap & Retail Management. Deze opleiding is een onderdeel van NHL Stenden te Leeuwarden. Het gastcollege vond plaats in de Kanselarij, een fraaie locatie aan de Turfmarkt.

De Jager besprak in dit inspirerende gastcollege de achterliggende principes om te komen tot een KPI-Dashboard waarmee je de organisatie effectief kunt aansturen. Belangrijk daarbij is om de juiste KPI te kiezen; deze meet namelijk de voortgang op de Kritieke Succesfactoren. Heeft een KPI geen koppeling naar een KSF en geen doel, dan is het feitelijk geen KPI. Het najagen van een KPI die in de praktijk niet relevant is, levert informatie op waar niemand wat mee doet.