Kompasteam.nl - Blog & Tips #Meetbaarheid

Gerard en Eldert bespreken Focus, Meetbaarheid en Flexibiliteit

Sat, 04 Oct 2025 13:05:32 +0100

Hoe gaat het nou echt met mijn bedrijf?

Mon, 17 Apr 2023 10:26:46 +0100

We horen heel vaak: "Ik ben de hele dag alleen maar brandjes aan het blussen" of "Ik ben de grip op mijn toko aan het verliezen". Zoals veel ondernemers en managers weet u alles van uw vakgebied. Maar helaas doen problemen zich meestal juist voor in de gebieden waar u niet zo goed in thuis bent.

Om te achterhalen waar de sterke en zwakke plekken, kansen en mogelijkheden van uw bedrijf zitten maakt Kompasteam gebruik van de HelicopterView quickscan. Dat is een uitgebreide inventarisatie van allerlei onderdelen van uw bedrijfsvoering. Al die onderdelen dragen bij aan de slagvaardigheid van uw bedrijf.

We hebben ervaren dat de slagvaardigheid van een bedrijf afhangt van drie dingen: meetbaarheid, bestuurbaarheid en focus.

Waarom zijn die drie dingen nou juist zo belangrijk?

Als uw meetbaarheid te wensen laat weet u nooit precies hoe het met uw bedrijf gaat. Het zou zo maar kunnen zijn dat uw resultaten achteruit hollen zonder het te weten.

Zonder bestuurbaarheid heeft u niet de flexibiliteit en daadkracht om adequaat te reageren op uitdagingen. Ieder nieuw probleem komt bovenop de stapel met bestaande problemen en kost heel veel tijd, aandacht en energie om op te lossen.

En zonder duidelijke focus gaat uw bedrijf alle kanten op. Er is onvoldoende resultaatgerichtheid; de “neuzen" staan niet dezelfde kant op.

Met de Kompasteam QuickScan krijgt u gratis en snel

een overzicht van de verbeterpunten binnen uw bedrijf

We snappen best dat u niet direct staat te springen om zo’n uitgebreide inventarisatie te doen. Daar heeft u helemaal geen tijd voor, en wat levert dat nou eigenlijk op?
Daarom hebben we een “klein broertje” van de HelicopterView ontwikkeld waar u zelf in een paar minuten een eerste overzicht kunt creëren. En dat kost u ook nog eens helemaal niets.

Met de Kompasteam QuickScan krijgt u gratis en snel een overzicht van de verbeterpunten binnen uw bedrijf.

Doe de QuickScan

Een KPI zonder doel is een BPI

Wed, 27 Apr 2022 20:18:00 +0100

Met BPI’s (Business Prestatie-Indicatoren) meten we hoe de business zich ontwikkelt. Met KPI’s (Kritieke Prestatie-Indicatoren) meten we het succes van de strategie. Maak dus onderscheid tussen BPI’s en KPI’s, omdat niet alles even belangrijk is maar je wel wilt weten wat de voortgang is.

Niet alles kan even belangrijk zijn, toch willen we dat nog wel eens vergeten in onze wens om alles maar te meten en zichtbaar te maken. Daarom zien we te vaak volle dashboards met parameters die de KPI’s van de organisatie moeten aanduiden. Echter na ontvangst van het dashboard of de link naar de online versie in de inbox van de manager verdwijnt het dashboard zonder actie in het mapje ‘archief’

We hebben gesproken met controllers die druk zijn met opstellen van rapportages met daarop lange lijsten aan de ‘KPI’s. Bij navraag over de actie daarop blijkt dan dat naar de meeste KPI’s niet gekeken wordt. Terwijl er wel gezegd werd om met indicators te komen.

Zonde van de tijd en energie.

Maak onderscheid in wat belangrijk is voor de strategie en wat voor de dagelijks operatie

Hoe kan dat dan zo gebeuren? Immers een KPI is een kritieke variabele die aangeeft wat de essentiële prestatie is om tot succes van de organisatie te komen. Dan zou het toch aandacht moeten hebben? De belangrijkste oorzaak is naar ons idee dat managers niet kunnen beslissen in wat nu echt belangrijk is en wat minder. Dat komt veelal omdat de managers niet aangesloten zijn bij de strategische keuzen van de organisatie. Er staan dan te veel KPI’s op het dashboard. Daardoor versnippert de aandacht.

En toch kun je niet zeggen dat van wat gemeten wordt alles overbodig is indien het niet 1 op 1 aansluit op de strategie. Een aantal zaken moet je nu eenmaal meten om te weten of processen lopen. Denk bijvoorbeeld aan het aantal afgehandelde calls op een call center, het aantal binnengekomen patiënten op de IC, of het percentage treinen dat op tijd vertrekt.

Het ene wat je meet is belangrijker dan het andere, hoe dat zichtbaar te maken?

Voorkom overkill op je dashboard met alleen KPI's

Als je onderscheid maakt in parameters die aangesloten zijn bij de strategie en deze de KPI’s noemt en dat je vervolgens alle ander parameters BPI’s noemt, dan wordt het al een stuk overzichtelijker. Business Prestatie-indicatoren, oftewel BPI’s, meten bepaalde activiteiten en bieden daardoor inzicht in de mate waarin een bepaald proces wordt uitgevoerd. Ze hoeven alleen niet op het allerhoogste niveau van de organisatie behandeld te worden.

Een voorbeeld.

Ziekteverzuim wordt nagenoeg in alle organisaties gemeten. Veelal wordt dat gedaan door de afdeling HR. Dit is een typische PI die nagenoeg altijd gemeten wordt. Als het ziekteverzuim dan binnen de doelen valt, dan is het niet strategisch om het ziekteverzuim op het dashboard als KPI op dashboard te plaatsen. Het heeft geen bijzondere aandacht nodig. We noemen dan het ziekteverzuim een BPI.

Mocht het zo zijn dat het ziekteverzuim gierend uit de hand loopt en het de volle aandacht verdient van het management, dan wordt deze BPI gepromoveerd tot KPI. Kijk dan wel even wat dan van het dashboard af kan. Immers niet alles kan even belangrijk zijn.

WE WETEN DAT OM TOT EEN BESLISSING TE KOMEN, VAAK VIJF TOT ZEVEN FACTOREN VOLDOENDE IS, OF ZELFS MAXIMAAL. DAAROM MOET JE OOK HET AANTAL KPI’S BEPERKEN. WERKEN MET BPI’S VERSUS KPI’S IS DAN DE OPLOSSING.

Maak dus onderscheid in zaken die direct aan de strategie zijn gekoppeld en datgene wat je nodig hebt om je dagelijkse operatie aan te sturen. En spreek af met elkaar dat je altijd kijkt en actie neemt op de KPI’s.

Aan de slag

Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesval maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI’s, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad Programma ontwikkeld.

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Neem contact op

Maak het meetbaar

Mon, 24 Feb 2020 18:47:00 +0000

Meet alles.

Ik kan dit niet genoeg benadrukken: meten, meten, meten!

Het is vrij nutteloos als je vooruitgang boekt, maar je weet niet precies waar je bent begonnen
En toch is dat precies wat ik vaak zie gebeuren.

Als u de resultaten bijhoudt en actie onderneemt voor verbetering, dan weet u of u op de goede weg bent. Maar voordat u in actie komt moet u altijd beginnen met het vaststellen van de basislijn.

Waar zijn we nu? Hoe hoog zijn de verkopen nu? Hoeveel klanten hebben we nu?

Waar staan we nu?

Het is alsof je een landkaart gebruikt. Het is niet voldoende om te weten waar u naartoe wilt.
Je moet ook weten waar je nu bent. Anders kun je je richting niet bepalen.

Uw bedrijf is als een auto

Vergelijk het managen van een organisatie eens met autorijden.

We hebben een motor in de vorm van mensen, een gebouw, machines en andere middelen.
We hebben brandstof in de vorm van werkkapitaal.

We hebben een gaspedaal. We kunnen investeren in meer marketing, of investeren in meer mensen, meer R&D.

We kunnen remmen door kosten te besparen, een inhuur- of een investeringsstop in te stellen.

We kunnen versnellen door andere bedrijven te kopen, partnerschappen of joint ventures aan te gaan of nieuwe investeerders toe te laten.

Het belangrijkste instrument dat we in een auto hebben is het stuurwiel. Daarmee bepalen we onze richting.

Dat is te vergelijken met de strategie van ons bedrijf. De activiteiten die we van plan zijn te realiseren zijn zoals het draaien aan het stuur.

Maar wat als we met onze auto rijden en niet door de voorruit kunnen kijken? Wat als we alleen in de achteruitkijkspiegels kunnen kijken? Wat als we moeten wachten tot de accountant ons komt vertellen hoe we het vorig jaar gedaan hebben?
Als we willen dat onze organisatie overleeft en succesvol is, moeten we vooruit kunnen kijken.

Vooruit kijken door de juiste dingen te meten

We moeten niet alleen meten waar we vandaan komen, maar ook waar we naartoe gaan. De jaarrekening van vorig jaar is erg prettig, maar we hebben real time informatie nodig. Wat is het resultaat van wat we vandaag doen? Wat zijn de belangrijkste factoren in ons traject?

Let wel, het is gemakkelijk om de verkeerde dingen te meten.
We hebben de neiging onze activiteiten te verwarren met onze resultaten.

Wat zijn de belangrijkste dingen om te meten.

Wat zouden we op ons management dashboard willen plaatsen?

Je zou misschien zeggen dat het de verkoopbedragen zijn, maar de verkoop is het resultaat van activiteiten eerder in het proces. Verkoop is het resultaat van ontvangen bestellingen.
Bestellingen zijn het resultaat van uitgegeven offertes.

Offertes zijn het resultaat van gevoerde verkoopgesprekken.

Verkoopgesprekken zijn het resultaat van verzonden informatie.
En verzonden informatie is het resultaat van informatieverzoeken.

Enzovoort, enzovoort

Dus wat te plaatsen op ons dashboard?

Conversies

Bij al deze dingen is nog het interessantst hoe de ene naar de andere leidt, wat zijn de ‘conversies’?

Hoeveel verkoopgesprekken zijn er nodig om een offerte uit te geven?
Welke verkopers maken de meeste offertes op en hoe doen ze dat?
Kunnen ze dat aan de anderen leren?

Hoeveel offertes zijn er nodig om een bestelling te krijgen? En welke offertes leiden tot meer bestellingen? Is dat te wijten aan de prijs of de geloofwaardigheid van de verkoper?

Dat soort informatie is veel nuttiger op een dashboard dan alleen de resultaten, de verkoopbedragen, brutowinst, kosten, enzovoort. Dat is leuk om te weten, maar het is niet het soort informatie dat we nodig hebben als we onze processen willen beheersen en verbeteren.

Kritieke Succesfactoren (KSF's)

We moeten eerst de kritieke succesfactoren (KSF’s) identificeren.
Wat draagt bij aan het succes van ons proces? Als we naar het verkoopproces kijken, kunnen die KSF’s bijvoorbeeld de vaardigheden van de verkopers zijn. Wat zijn hun conversiepercentages? Wat is de kwaliteit van hun offertes? Die kan worden afgeleid uit de voornoemde conversie van offertes in bestellingen.

We kunnen deze kritieke succesfactoren zien als de oorzaken van ons succes. Deze kunnen vervolgens worden gebruikt om onze Key Performance Indicators (KPI’s) te bepalen die we kunnen zien als de effecten van ons succes.

Met zulk inzicht creëren we Feed Forward in plaats van Feed Back

Doelen stellen

Wanneer we al deze dingen meten, worden we ons langzaam bewust van de verbanden tussen alle stappen in het proces.
We kunnen de verbanden leggen tussen elke stap in het proces en de volgende.
Daarmee kunnen we proberen te voorspellen wat het eindresultaat zal zijn wanneer we een van de stappen wijzigen.

Pas als we dat allemaal begrijpen, dan kunnen we beginnen met het stellen van doelen.

Bijvoorbeeld een gewenst omzetbedrag. En daarmee kunnen we helemaal doorrekenen, via het aantal bestellingen, het aantal offertes terug naar het aantal verkoopgesprekken dat we moeten voeren.

Dan en alleen dan kunnen we met onze managementinformatie vooruit kijken in plaats van achteruit.
Dan kijken we naar de weg voor ons in plaats van naar wat er achter ons ligt.

Dus begin met: meten, meten, meten!

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Neem contact op

Meten is weten

Wed, 17 Jul 2019 12:16:00 +0100

Het is zo’n gevleugeld begrip: “Meten is weten”.

Wie kent niet het probleem dat u een beslissing moet nemen en onvoldoende harde informatie hebt.

U kunt uiteraard op het gevoel een keuze maken maar vaak wilt u als ondernemer, manager of bestuurder toch iets meer onderbouwing. Al was het maar om uw beslissing te kunnen verdedigen. Maar wat nu als u wel veel data heeft maar daar niet de informatie uit kunt halen die u nodig heeft?

Ad hoc informatie

In veel organisaties wordt veel tijd besteed aan rapportages, sales reports, management information reports, market reports, production reports, profit and loss reports. Heel veel stukken informatie die los van elkaar staan en een deel van de werkelijkheid vertegenwoordigen. Allemaal laten ze zien wat er gebeurd is,maar ze kijken allemaal achteruit. En allemaal zijn ze van tevoren gedefinieerd, met maar weinig ruimte om te zoeken, om ad hoc vragen te kunnen beantwoorden of om informatie uit verschillende bronnen met elkaar te kunnen koppelen en combineren. Wat nou als u dat toch wilt, u wilt data kunnen filteren, groeperen, combineren en hele nieuwe antwoorden vinden op de vragen van vandaag. U wilt ad hoc informatie.

De IT afdeling is niet uw vriend

Stel, u heeft een “vage” vraag, u weet eigenlijk nog niet zo goed wat u wilt weten. Kom daar maar eens mee aan. En waar legt u die vraag neer? Vaak is de IT afdeling verantwoordelijk voor de systemen en alles wat daaruit tevoorschijn komt. Als gebruiker mag u er van alles instoppen. De IT-afdeling zorgt voor de rapportagetools en de voorgekookte rapporten. En als u meer wilt of iets gewijzigd wilt hebben mag u achteraan de wachtrij aansluiten. Ik heb het zelf weleens meegemaakt dat ik een report uit SAP wilde laten “bouwen”, en dat ik in juli fijntjes te horen kreeg dat de ABAP-ers daar pas in februari tijd voor zouden hebben. Dit soort vraagstukken hoort dus niet bij een IT afdeling thuis.

Kan ik het dan niet zelf?

Tegenwoordig wordt er op steeds meer gebieden “zelfbediening” geïntroduceerd. We hebben niemand meer nodig om een reis te boeken, een boek, CD of paar schoenen te kopen. Dat kunnen we allemaal zelf met tablet of muis en toetsenbord. Kunnen we dat met onze datavoorziening niet ook zelf? De uitdaging zit erin dat data niet hetzelfde is als informatie. Wat nodig is om van data informatie te maken is een context, structuur en betekenis. En om er goed mee te kunnen werken heeft u het juiste gereedschap nodig. Denk maar eens aan een lange lijst met allemaal tekst en getallen. Dat zegt u helemaal niets totdat u weet dat u naar een telefoonboek kijkt. Dat is de context.

Heeft u daar genoeg aan?

Nee, u moet ook weten wat elk veld precies is, de naam, adres, postcode, plaats, telefoonnummer. Dat bij elkaar geeft u de structuur en de betekenis. En dan het juiste gereedschap, als u een telefoonnummer weet en wilt de naam erbij zoeken dan heeft u aan zo’n ouderwets papieren telefoonboek niet zoveel. Dan heeft u meer aan een elektronisch document om in te kunnen zoeken of uw data te sorteren. Kortom, vaak hebben we een enorme hoeveelheid data, geen idee van structuur of betekenis en niet de juiste tools om van uw data bruikbare informatie te maken.

Kan dat niet makkelijker?

Voor eenmalige vraagstukken is het misschien niet zo zinvol, maar als u regelmatig ad hoc vragen wilt beantwoorden of wilt zoeken naar nieuwe informatie is het belangrijk dat u dat op een goede manier doet en in de volgende stappen:

Wat wilt u (ongeveer) weten? Wat zijn uw KPI’s
Waar haalt u de data vandaan? Wat zijn de bronnen/bronsystemen?
Wat is de betekenis van elk stukje data? De structuur en de betekenis van elk dataveld
Hoe combineert u die data? Zijn er “verbindende” velden, eventueel met een vertaaltabel ertussen.
Hoe wilt u die data tonen/visualiseren? Lijstjes, staafgrafiekjes, lijntjes, pie-charts…

De keuze van de juiste tool is hierbij wel van belang. Met moderne hulpmiddelen zoals Power BI is het ophalen, transformeren, laden en visualiseren van data in één tool op te lossen. Maar zelfs met Excel kunt u heel ver komen als u de bovenstaande stappen maar goed doorloopt.

Ter afsluiting

Data is nog geen informatie, context en betekenis toveren het om tot informatie. De gekozen tool is minder belangrijk, vaak kan met Excel al een heleboel worden bereikt. En wilt u meer snelheid, gebruikersgemak en flexibiliteit dan zijn er allerlei moderne tools zoals Power BI die u daarbij kunnen helpen.

Wilt u met ons samenwerken of sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Neem contact op