Kompasteam.nl - Blog & Tips #Rode Draad Programma

De Rode Draad van de Kompasmethode

Mon, 01 May 2023 21:07:00 +0100

Hoe de samenhang tussen beleid en realisatie organisaties slagvaardig maakt

Het besturen van organisaties lijkt soms een mistig concept. Hoe komt beleid tot stand? Hoe zorgen we dat de doelen bereikt worden? Wat maakt het bedrijf slagvaardig? En wat zorgt er voor dat de diverse belanghebbenden graag met de onderneming samenwerken? Onderwerpen die veel ondernemers en managers dagelijks bezighouden. En die het elke keer weer opnieuw een uitdaging vinden om de juiste focus te bepalen.

Wat maakt een organisatie slagvaardig?

Soms heb je van die doorbraakmomenten nodig, waardoor je plots de logica ziet in iets waar je al lang mee bezig bent. Je had alleen nog niet door hoe de zaken met elkaar samenhingen. Wij hadden dat met onze zoektocht hoe organisaties zo in te richten, dat ze optimaal bezig zijn met het realiseren van hun doelen. In dit artikel nemen we je mee in het vraagstuk hoe te komen tot een slagvaardige organisatie die in staat is ook in de mist koers te houden. En hoe wij zelf ons eigen eureka moment beleefden.

De aanwijzingen uit de survey naar stuurinformatie

Het is een onderwerp dat ons al langer intrigeerde en waar we een gedegen aanpak voor zochten. In het najaar van 2019 en begin 2020 hebben we vanuit Kompasteam onderzoek gedaan naar het werken met stuurinformatie door organisaties. We hebben daartoe een survey uitgezet onder bedrijven met vragen over onder andere het maken van beleid, het werken met KPI-dashboards, het leren van verbeteracties en bijsturen op basis van feedback. Uit deze enquête met meer dan 100 respondenten kwam een helder beeld naar voren: veel bedrijven beginnen enthousiast met het maken van plannen, maar het blijft in veel gevallen ergens stokken in de uitvoering en de afdelingen om te komen tot optimale prestaties. We zagen dat nadrukkelijk in de aflopende scores terug. Het is te vaak los zand. Hoe kon dat? Op welke punt wordt er onvoldoende doorgedacht? De onderstaande figuur laat dat goed zien.

De scores voor beleid zijn gemiddeld hoger dan voor de uitvoering. We hebben nadien de uitkomsten van de survey in diepte geanalyseerd. Een duidelijk aanwijzing was dat de scores voor bepalen van de Kritieke Succesfactoren zeer laag scoren. En het sturen via het KPI-dashboard scoort laagt. Zat de clou er in om het Ontwerp nadrukkelijker er bij te betrekken. Zo hebben we de lessen van de survey gecombineerd met onze eigen zakelijke ervaringen en hetgeen we leerden over organisaties die actief sturen op hun doelen en prestaties. Wat waren nu de verbindende aspecten?

Op zoek naar de Rode Draad (die alles logisch maakt)

Zonder het in eerste instantie zo te noemen waren we dus op zoek naar een Rode Draad. Een Rode Draad gaat over hoe de verschillende elementen in het leven of in organisaties aan elkaar zijn verknoopt. De onzichtbare verhaallijn die de verbinding maakt tussen allerlei op het oog losse onderdelen. Een soort ijzeren logica. En heb je het eenmaal door, dan snap je bijna niet dat je het niet eerder hebt gezien…

De puzzelstukjes van de zoektocht naar de rode draad vielen op zijn plaats.

En nu zien we wat een Rode Draad Organisatie kenmerkt. We onderscheiden daarbij zeven elementen die los zijn te benaderen, doch juist in hun samenhang zorgen voor de beoogde koppeling tussen beleid en uitvoering. Daarmee kan het dienen als een programma in de toepassing. We beschouwen het als bruikbare aanpak om in wanordelijke situaties te komen tot verbinding en juiste focus.

Ieder van de kenmerken heeft elkaar nodig om samen sterk te zijn, en deze versterken elkaar in de onderstaande volgorde.

1. Het vertrekpunt kennen

Het eerste kenmerk is dat organisaties hun vertrekpunt moeten weten. Als je niet weet wie je bent en wat je kunt, weet je ook niet welke richting te kiezen. Het is noodzakelijk dus eerst te weten waar je nu staat, wat je missie is en wat jou uniek maakt.

Dat vraagt inzicht in de sterkten en zwakten om de organisatie te kunnen verbeteren. En dat betekent dat je op zoek moet naar kansen en bedreigingen om de marktpositie te versterken.

Dit inzicht mag volgens ons best de diepte in gaan om echt inzicht op te doen. Kijk dus kritisch naar je cijfers; welke ontwikkelingen zie je? Probeer een beeld te vormen van de cultuur en werkmentaliteit; hoe wordt er samengewerkt. En denk na over de wijze waarop de processen zijn ingericht; loopt bijvoorbeeld het orderproces stroperig of weet juist iedereen wat er van hem of haar verwacht wordt. De vraag beantwoorden over hoe het echt gaat, kan alleen als je met een open en vrije blik naar de organisatie kijkt.

2. Focus op de juiste Kritieke Succesfactoren

Weet je waar je staat, dan kun je de plannen en de strategie echt vorm geven. Daardoor krijgt het woord 'Focus' ook daadwerkelijk inhoud. Het geeft aan dat alle aandacht gaat naar wat essentieel is om te bereiken.

Om de strategie te realiseren worden de Kritieke Succesfactoren (ook wel KSF's genoemd) geformuleerd. Dat is een beperkte set aan factoren die gerealiseerd moeten worden om de strategie succesvol uit te voeren. Het gaat er nu om dat we de focus krijgen op de juiste set aan KSF's. Anders maak je je heel druk om iets wat er uiteindelijk niet toe doet. Iets wat ons makkelijk kan overkomen in de drukte van de dag.

3. Creëer een mindset van verbeteren

Met alleen zeggen dat er focus is, ben je er nog niet. Het is nodig dat er een breed gedragen besef is dat de focus noodzakelijk is en dat realisatie van de KSF's alleen lukt met het creëren van een mindset waar werken aan verbetering de norm is.

We realiseerden ons door de uitkomsten van de survey dat met alleen het uitwerken van de kritieke succesfactoren en zeggen dat deze focus hebben dat zeker geen garantie is op succes. Het is nodig om in de organisatie een mindset van verbeteren en vernieuwen te creëren. Dan creëer je een sfeer waarin ruimte is voor feedback en bijsturing. Dat vraagt ook een veilige plek van werken.

Deze mindset is nodig in alle geledingen van de organisatie. Dus van directiekamer tot receptie, van het hoofd verkoop tot de afdeling Logistiek, iedereen denkt mee over hoe het beter kan. En dat kan alleen met het volgende element.

4. Werk alleen met de correcte data en informatie

Met een goede informatiestroom is er relevante kennis op iedere plek die dat nodig heeft voor uitvoering van zijn of haar taak. Dat voorkomt onwetendheid, onzekerheid en vermindert onbepaaldheid van de gang van zaken. De mensen op ieder niveau weten waar ze aan toe zijn. En nog belangrijker, iedereen heeft de relevante data om mee te werken. We vinden het dus cruciaal dat er voldoende tijd en budget wordt gespendeerd aan het verkrijgen van correcte data en het rapporteren daarover. Dat helpt bij het meetbaar maken van de werkzaamheden. Je wilt toch geen discussie met elkaar of de verkoop- of productiedata wel kloppen. Dat heeft een negatief effect op de bereidheid van medewerkers om zaken te verbeteren. Daarom komt dit element logischerwijs na het bepalen van focus en het creëren van een productieve mindset. Immers, meten is weten.

5. Biedt structuur en richt de processen helder in

De volgende logica is het goed structureren van de organisatie. Dat geeft duidelijkheid. Dan hebben we het over de bestuurbaarheid en het managen van de input en de output. Daar valt onder het inrichten van de primaire en secundaire processen dusdanig dat zij er voor zorgen dat er in de uitvoering van de strategie geen hick-ups ontstaan. Dat betekent de activiteiten zo efficiënt en effectief mogelijk vormgeven, het trainen en instrueren van de medewerkers, en het opstellen van bruikbare procesbeschrijvingen.

We leerden uit de ervaringen met organisatie-inrichting dat structuur aan dynamiek onderhevig is. Nieuwe informatie, inspelen op kansen of een constructieve verbeterdrive leiden er toe dat processen voortdurend moeten worden aangepast. Het is aan het management om mensen daartoe te motiveren en veranderingen in goede banen te leiden.

6. Stuur met de juiste KPI’s en dashboard op doelen

Het werken met KPI's heeft een dankbare voedingsbodem, wanneer structuren en processen staan en er wordt gewerkt met juiste informatie. Om te komen tot het nemen van dagelijkse beslissingen over financiële en operationele zaken dan ondersteunt daarbij de juiste set aan Kritieke Prestatie-indicatoren (KPI's). Met KPI's meet je de voortgang van de KSF's en de gestelde doelen. Het zijn dus de KPI's die een plaats moeten krijgen op de diverse dashboards. Let dus dat dat niet iedere prestatie-indicator een KPI kan zijn. We weten uit ervaringen dat de dashboards krachtig worden wanneer deze vanaf management tot de afdelingslagen aan elkaar zijn verbonden. Een van de succesfactoren van de dashboards is dat ze aanzetten tot actie indien er sprake is van afwijking op de doelen.

Dan komt ook de koppeling in beeld tussen beleid en uitvoering zoals we al eerder aangeven.

7. En vooruit, werk met een inspirerende ambities

Een organisatie 'leeft' als het een omgeving is die inspireert, waar voortdurend nieuwe ideeën opborrelen en men graag werkt aan het realiseren van doelen. Inspiratie en motivatie gaan vaak samen, het doel is om jezelf of andere personen aan te zetten tot nieuwe gedachten of acties. Acties naar de toekomst toe en werken van vanuit een meerjarenperspectief.

In een RDO is slagvaardig handelen de norm

We zien dat in een Rode Draad Organisatie er sprake is van een sterke koppeling tussen beleid en uitvoering. Indien de bovenstaande zeven elementen goed zijn ingericht. kan er gericht gewerkt worden aan de ambities. Voor alle medewerkers is de richting van de organisatie duidelijk en is er voldoende wendbaarheid om tijdig te kunnen bijsturen. En dat is in tijden van onzekerheid en veel keuzes wel zo prettig.

We geloven er in dat deze zienswijze organisaties vooruit kan helpen, omdat voor iedere betrokkene zijn plek en rol duidelijk is. En dat geeft uiteindelijk meer werkplezier dan een half georganiseerde chaos.

Wat is uw kijk op hoe een organisatie slagvaardig te maken? Zijn er elementen die u zelf daartoe toepast en die voor u werken? We gaan hier graag met u over in gesprek.

Meer weten, neem contact op

Onderzoek toont worsteling aan tussen beleid en uitvoering

Wed, 23 Mar 2022 11:51:00 +0000

Veel organisaties worstelen met een goede koppeling tussen beleid en uitvoering, zo blijkt uit onderzoek van het Kompasteam onder Nederlandse bedrijven. Er worden veelvuldig plannen gemaakt in organisaties, maar de uitvoering van die plannen is een stuk lastiger. Kompasteam presenteert de opvallende uitkomsten in een fraaie whitepaper.

Er worden veelvuldig plannen gemaakt in organisaties, maar de uitvoering van die plannen is een stuk lastiger uitvoerbaar. Uit onderzoek van het Kompasteam onder Nederlandse bedrijven blijkt dat veel organisaties worstelen met de koppeling tussen beleid en uitvoering. Vandaag presenteert het Kompasteam de uitkomsten van dit onderzoek in een whitepaper. Daaruit blijkt onder andere dat het bedrijfsleven enthousiast start met beleid, maar dat er gericht hulp nodig is bij de uitvoering en het nemen van beslissingen die voortkomen uit nieuw beleid. De initiatiefnemers van het onderzoek hebben dit verschijnsel aangeduid en meetbaar gemaakt met de Beleid-Naar-Uitvoering indicator (BNU®). De BNU® score van 81% toont dat beleid en uitvoering over het algemeen slecht aan elkaar zijn gekoppeld.

Informatie die nodig is om succesvol te zijn helpt om op koers te blijven. Deze informatie over de besturing van de organisatie wordt ook wel stuurinformatie genoemd. “Stuurinformatie is nodig om afgewogen beslissingen te kunnen nemen en dus succesvol te zijn!”, aldus Eldert de Jager, een van de initiatiefnemers van het Kompasteam. Samen met zijn compagnon Gerard Kuijpers helpen zij bedrijven te sturen op essentie. Als uitgangspunt hanteren zij de Methode Het Kompas ®, een tienstappenplan dat een samenhangende aanpak biedt en iedereen bij de sturing betrekt. De combinatie van het online bedrijfskompas-platform en de professionele begeleiding door gepassioneerde navigatiecoaches resulteert in organisaties die Sturen op Essentie.

Betrokkenheid bij beleid is noodzakelijk

De praktijk leert dat veel organisaties moeite hebben om stuurinformatie te verzamelen, te structureren en in te zetten voor besluitvorming. Navigatiecoach Kuijpers licht toe: “Beleid zonder betrokkenheid van collega’s wordt op de werkvloer altijd gezien als een extra belasting. Dat was de aanleiding voor ons om vanaf zomer 2019 een onderzoek te starten naar de inzet van stuurinformatie bij organisaties in Nederland. Daarvoor hebben we een vragenlijst opgesteld en uitgezet onder verschillende organisaties. We hebben de reacties van meer dan 100 respondenten verwerkt.”

De unieke BNU score® biedt een beeld van de aanpak in Nederland

“De verhouding tussen enerzijds de plannen in de beleidsfase en aan de andere kant de daadwerkelijke uitvoering ervan, kunnen we uitdrukken in een verhouding: de Beleid-Naar-Uitvoering indicator. De BNU® bereken je door de gemiddelde score voor uitvoering te delen door de gemiddelde score voor beleid. Een lage score geeft aan dat stuurinformatie nauwelijks effectief wordt ingezet. Een score van boven de 95% laat zien dat beleid goed wordt omgezet in uitvoering”, aldus Eldert de Jager, een van de oprichters van het Kompasteam.

De BNU score geeft een goede indicatie van het onderbuikgevoel van bestuurders over gebrek aan grip en matige uitvoering van de plannen. Het is de linking pin tussen de ratio van de plannen en de emotie van de dagelijkse praktijk. In welke mate laten we ons leiden door de waan van de dag of zijn we gedisciplineerd genoeg om ons aan onze focus items te houden?

De belangrijkste uitkomsten van het onderzoek

Het onderzoek leverde het volgende beeld op:

De behoefte en bereidheid in organisaties voor het creëren van een betere besturing is hoog;
Het wordt vaak als lastig ervaren om de juiste Kritieke succesfactoren ( KSF’s) te vinden bij de Missie, de Visie en het Ondernemingsplan om de focus te bepalen;
Het is uitdagend om de juiste KPI’s te vinden en weten hoe daar doelen en initiatieven aan te koppelen;
De beschikbare KPI-dashboards worden te weinig gezien als een echte aanzet tot actie op een afwijking;
De inzet van verbeteracties is vaak geen logisch vervolg op het KPI-Dashboard. Zeer vaak wordt opgemerkt dat feedback niet leidt tot bijstelling van Visie en Ondernemingsplan;

We kunnen wel stellen dat organisaties meestal enthousiast beginnen met maken van plannen, maar vervolgens gaat het heel stroef in de uitvoering.

Conclusie van het onderzoek

Veel organisaties houden zichzelf niet op koers. Een BNU score van 81% laat zien dat beleid en uitvoering slecht aan elkaar zijn gekoppeld. De noodzaak wordt wel gezien en daarbij worden er oplossingen ontworpen, maar de plannen worden te weinig uitgevoerd. 30% van de deelnemers aan het onderzoek geeft de eigen organisatie een cijfer van 2,5 of lager (op de schaal van 1 tot 10). Slechts rond de 10% vond van zichzelf dat ze het goed deden met een score van 4 of hoger. Het merendeel presteert dus gemiddeld.

Dit onderzoek toont aan dat de inzet van stuurinformatie bij veel organisatie nog lang niet optimaal is. Uit de antwoorden van de respondenten komt naar voren dat het management van de organisatie genoeg plannen heeft en ook wel graag aan oplossingen wil werken, maar dat het zeer lastig is om deze in de praktijk gestructureerd vorm te geven en draagvlak te creëren. “We kunnen op basis van ons onderzoek voorzichtig constateren dat de bereidheid voor het creëren van goede stuurinformatie hoog is, maar dat het door allerlei oorzaken vaak blijft hangen in de uitvoering.

De whitepaper is te downloaden via deze link https://www.kompasteam.nl/download_whitepaper

Over Het Kompasteam

Het Kompasteam bestaat naast oprichters Eldert de Jager en Gerard Kuijpers uit een mix van ervaren professionals met ieder zijn of haar eigen expertise. Zij staan klaar om een bedrijf te helpen sturen op essentie. Als uitgangspunt hanteren zij het Rode Draad Programma, een helder plan dat een samenhangende aanpak biedt en iedereen bij de sturing betrekt.

Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesval maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI’s, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad Programma ontwikkeld.

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Neem contact op