Kompasteam.nl - Blog & Tips #Startpunt

De HelicopterView quickscan, hou uw bedrijf een spiegel voor

Wed, 29 Mar 2023 09:47:19 +0100

In geen enkele organisatie gaat alles perfect. Er is altijd wel iets te verbeteren. De vraag is vaak: waar te beginnen? Wat zijn onze grootste problemen en uitdagingen? Waar zitten de Quick Wins? Hoe zorgen we ervoor dat alles straks goed op elkaar afgestemd is? Voor het beantwoorden van die vragen heeft het Kompasteam de HelicopterView ontwikkeld.

Maar wat is dat dan, hoe werkt die HelicopterView en wat hebben we er precies aan?

Om dat uit te leggen kunnen we het beste beginnen met een voorbeeld uit praktijk.

Een voorbeeld uit de praktijk

Een aantal jaren geleden werd ons door de DGA van een mooi bedrijf in het oosten van het land gevraagd eens mee te denken.

Sinds de oprichting had dit prachtige familiebedrijf altijd winst gemaakt en daarom werd er weinig aandacht geschonken aan de financiële cijfers. Die waren toch goed? Totdat de accountant opeens met de nare mededeling kwam dat het vorige jaar met een negatief resultaat was afgesloten. Hoe kon dat nou, waar lag dat aan?

De accountant gaf een mooi wollig antwoord dat erop neer kwam dat door het gebrek aan detailinformatie in de administratie er eigenlijk een soort black box was gecreëerd.

Er kwam geld in en er ging geld uit, maar normaal gesproken bleef er dan genoeg over. Nu dat niet het geval was kon niemand verklaren waarom dat zo was. Het bedrijf had een flink aantal verschillende afdelingen en activiteiten. Waar werd nou geld mee verdiend en waar liet men het liggen?

De ondernemer en zijn MT werkten zich elke dag in het zweet om brandjes te blussen, maar misten de "helicopter view" van hun eigen bedrijf. Misschien herkent u zich wel in deze situatie en leeft dit in uw eigen bedrijf ook in meer of mindere mate.

Het uiteindelijke doel is te komen tot een bedrijf dat
meetbaar en bestuurbaar is met een duidelijke focus.

Speciaal hiervoor heeft het Kompasteam de HelicopterView ontwikkeld. Met deze scan wordt een aantal onderdelen van het bedrijf doorgelicht en het resultaat is als een spiegel die uw bedrijf voorgehouden wordt.

Hoe werkt zo'n HelicopterView quickscan?

De HelicopterView is meedogenloos maar objectief. Hij laat zien waar het goed gaat en waar het niet goed gaat zonder dat daar een waardeoordeel aan hangt. En het kan een startpunt zijn voor gerichte verbeteringen, precies afgestemd op de pijnpunten en zwakke plekken.

De gebieden die we doorlichten zijn dezelfde als de gebieden die we in het programma De Rode draad aanpakken:

Bewustzijn van Sterkte en Zwakke punten, Kansen en Bedreigingen
Focus op de juiste Kritieke Succesfactoren (KSF's)
Een Mindset van geleidelijke verbetering
Data- en informatiestromen ter ondersteuning van de KSF's
Organisatie en processen die de KSF's mogelijk maken
Een KPI-dashboard dat aansluit op de KSF's
Duidelijke ambities en inspirerende doelen

Het uiteindelijke doel is te komen tot een bedrijf dat meetbaar en bestuurbaar is met een duidelijke focus.
De meetbaarheid bereiken we door te kijken naar de KSF's, data en informatiestromen, en KPI's.

De bestuurbaarheid (flexibiliteit) bereiken we door te kijken naar de Mindset en de Organisatie.

En de focus verbeteren we door het bewustzijn van sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen en het formuleren van duidelijke ambities en inspirerende doelen.

In een uitgebreide vragenlijst beantwoorden u en/of uw MT afzonderlijk een aantal vragen waarmee we een duidelijk beeld schetsen van elk van de eerder genoemde zeven gebieden. De Heatmap laat door middel van kleuren goed zien waar het goed gaat en waar er werk aan de winkel is. En in de onderliggende detailrapportage ziet u precies waar dat door komt.

En toen?

En hoe ging het nu verder met het verlieslijdende familiebedrijf?

Door de "Heatmap" van de rapportage werd al snel duidelijk dat de problemen met name zaten in de administratieve processen, de kennis van de medewerkers, de gebruikte systemen en de informatievoorziening. De aansturing van het bedrijf (de managementstijl) zorgde niet voor een gewenste cultuur en ook dat werd duidelijk zichtbaar in de rapportage.

De DGA kreeg met de HelicopterView een beeld van het bedrijf waarin hij en zijn MT zich duidelijk herkenden. De rode en oranje gebieden gaven precies aan waar de pijnpunten zich bevonden. En in de onderliggende detailrapportage werden de oorzaken snel zichtbaar.

Het Kompasteam kreeg de taak om de nodige verbeteringen door te voeren.

De administratieve organisatie ging volledig op de schop. Die was door onkunde en gemakzucht verkeerd opgezet. De administratieve procedures werden verbeterd en gedocumenteerd. En de medewerkers werden getraind in de nieuwe werkwijze. Een zoektocht naar de juiste Kritieke Succesfactoren bracht aan het licht waar we op moesten letten en met behulp van een duidelijk KPI-dashboard met KPI-playbook kon men die zelf bewaken.

Het uitendelijke resultaat is niet minder dan spectaculair te noemen. De resultaten zijn nu per kwartaal hoger dan het hoogste jaarresultaat uit het verleden. En ze stijgen nog steeds verder door incrementele verbeteringen.

Is het iets voor u?

Is zo'n HelicopterView ook iets voor uw bedrijf?

Klik op de onderstaande knop en kijk op de speciale pagina met meer uitleg

U kunt ook een persoonlijke toelichting aanvragen, we nemen dan contact met u op en samen kijken we wat de waarde van de HelicopterView voor uw bedrijf kan zijn.

Naar de HelicopterView pagina

Reorganiseren, waar beginnen we?

Mon, 11 Oct 2021 09:51:00 +0100

Was uw bedrijf geraakt door de coronacrisis?

Bleken veranderingen noodzakelijk en onafwendbaar? Waar te beginnen, wat te doen zonder dat de samenhang uit elkaar valt? In deze blog werken we uit waar te beginnen bij het reorganiseren van de activiteiten.

Veel bedrijven voelden de impact van de coronacrisis. Was het niet door teruglopende bezoekersaantallen en omzetten, dan was het wel door ziekteverzuim en extra (kostbare) maatregelen. Dit was niet de eerste crisis en vast ook niet de laatste.
Tijdens een crisis hoopt iedereen dat je over een tijd weer normaal je werk kunt doen, maar hoe zorg je er voor dat we je het tot die tijd overleeft?

Om te weten waar we maatregelen kunnen nemen en waar vooral niet, zullen we de samenhang van de diverse elementen van ons bedrijf moeten snappen. Zomaar ergens bezuinigen kan onverwachte en onprettige effecten veroorzaken op andere plekken. Het eerste dat we moeten weten is uit welke onderdelen een organisatie is opgebouwd. Waar moeten we allemaal op letten?

Het Kompasteam roept telkens dat met de juiste informatie bijsturen een stuk makkelijker wordt. Maar welke informatie is nu de juiste? Een van de speerpunten van het Kompasteam is de zogeheten HelicopterView quickscan die we enkele jaren geleden ontwikkeld heb. Daarmee maken we een snapshot van alle elementen in uw organisatie. Met de uitkomsten daarvan wordt het veel eenvoudiger om te focussen op de pijnpunten en zwakke plekken. We laten u zien waar zo’n HelicopterView onder meer uit bestaat en wat u zelf kunt doen om de juiste informatie te vinden.

Onderdelen van de HelicopterView

Voor inzicht in de samenhang van een organisatie hanteren we het ESH model. Dat bestaat uit zes onderdelen:

Structuur
Strategie
Systemen (en processen)
Managementstijl
Personeel
Cultuur

We maken een SWOT analyse en een confrontatie met de omgevingsfactoren.

Daarnaast kijken we meestal ook naar de product/markt-positionering omdat daar ook een bepaalde focus uit kan voortvloeien.

Dat zijn een veel verschillende zaken die allemaal van invloed zijn op elkaar. Dus laten we beginnen bij het begin.

Structuur

De structuur is hoe uw organisatie is ingedeeld. Welke Business Units en afdelingen zijn er. Hoeveel mensen (FTE) werken er en waar. Door de structuur goed in beeld te brengen, bijvoorbeeld door middel van een organogram kunnen we al een beetje gevoel krijgen waar er eventueel aanpassingen mogelijk zijn.
Heeft u een courant overzicht van uw bedrijf?

Strategie

Een formele strategie ontbreekt in heel veel organisaties. Eigenlijk zijn we met zijn allen heel druk met de dagelijkse dingetjes. Brandjes blussen en zo. Maar een goed geformuleerde strategie die ook nog in lijn is met de missie en de visie van het bedrijf komen we maar zelden tegen.

Heeft u een formele strategie die in lijn is met uw missie en visie?

Systemen en processen

Hier kijken we naar alle processen binnen het bedrijf. Daarvoor kunnen we het Waardemodel van Porter gebruiken. En als we die processen en hun onderlinge samenhang in kaart brengen komen de daarbij gebruikte systemen vanzelf tevoorschijn.

Welke processen en systemen kunnen we in uw organisatie tegenkomen?

Managementstijl

De managementstijl is de manier waarop het management leiding geeft. Vaak heeft een DGA, CEO of afdelingsleider een bepaalde manier van communiceren en sturen. Wat niet iedereen zich realiseert is dat de managementstijl direct en hoofdzakelijk verantwoordelijk is voor de cultuur op de werkvloer. De sfeer die daar heerst is een afspiegeling van de stijl van leidinggeven van de manager,

Om die managementstijl in kaart te brengen gebruiken we het managerial grid van Blake en Mouton. Daarbij kijken we enerzijds naar de zorg voor relaties (klanten en medewerkers) en anderzijds naar de zorg voor resultaten (omzet en winst). We hebben een test ontwikkeld waarmee leidinggevenden zichzelf in dat grid kunnen plaatsen. Zoals u hiernaast kunt zien is de DGA behoorlijk resultaatgericht maar niet zo bezig met de zorg voor relaties.

Denkt u dat hij op goodwill kan rekenen van klanten, leveranciers en medewerkers?

Waar zou u zichzelf plaatsen in het managerial grid van Blake en Mouton?

Personeel

Wat is de leeftijdsopbouw, hoe hoog is het ziekteverzuim, hoe staat het met de belasting en de betrokkenheid e.d.

Twee zaken die nauw met elkaar samenhangen zijn de belasting die medewerkers ervaren en de betrokkenheid die ze voelen bij “hun” bedrijf. Door medewerkers (van diverse afdelingen) zichzelf te laten positioneren in dat overzicht wordt in één oogopslag duidelijk of mensen zich in de gevarenzone (nr. 1 en 2) bevinden of dat er nog bewegingsruimte is (nr. 3 en 5).

Stel je eens voor dat je maatregelen neemt op een afdeling waar de belasting en betrokkenheid al in het rood staan.
Dan moeten we niet verbaasd zijn als het ziekteverzuim ineens piekt.

Hoe staat het met de betrokkenheid en belasting van uw medewerkers?

Cultuur

Zoals ik in andere blogs ook weleens genoemd heb de cultuur vaak een afspiegeling van de managementstijl binnen de organisatie. Door middel van een test laten we managers inschatten naar welke kanten deze volgens henzelf neigen.

En we laten hen ook zien wat ze zelf als de gewenste cultuur ervaren. Vaak zitten daar nog behoorlijke discrepanties tussen.

Waar focust u op en waar zou u liever op willen focussen?

SWOT analyse

Iedereen weet wat een SWOT-analyse is. (Strong – Weak / Opportunities – Threats) Maak een overzicht van de sterke en zwakke kanten van de organisatie, de afdeling of de business unit, Kijk daarmee hoe die sterke en zwakke punten ervoor zorgen dat u kansen kunt grijpen of juist moet laten glippen. En kijk hoe de sterke en zwakke punten ervoor zorgen dat u risico’s wel of niet het hoofd kunt bieden. Het werkt vaak verhelderend om de SWOT analyse een tijdje te laten bezingen, weer op te halen en telkens iets toe te voegen.

Wat zijn de sterke en zwakke punten in uw organisatie? En welke kansen en bedreigingen ziet u?

Confrontatie omgevingsfactoren

De coronacrisis zag niemand aankomen. Dat was wat we in risk management een “Black Swan” noemen. Maar vaak kunnen we wel allerlei andere risico’s (en kansen) van te voren bepalen en maatregelen nemen om de risico’s tegen te gaan of de kansen te benutten. Voor een verdere focus op de kansen en risico’s (onzekerheden) voor het bedrijf en de doelstellingen (strategie) die u zich heeft gesteld is een zogenaamde “confrontatie” met de omgevingsfactoren een nuttige exercitie. De omgevingsfactoren worden vaak in een aantal categorieën ingedeeld. Wij gebruiken hiervoor het acroniem DESTEP. Wat zijn de kansen en risico’s met betrekking tot:

Demografische factoren (vergrijzing, leegloop van het platteland)
Ecologische factoren (global warming, vervuiling)
Sociaal economische factoren (motivatie, bewustwording)
Technologisch factoren (nieuwe technieken en systemen)
Economische factoren (krimp of groei, meer concurrentie)
Politieke factoren (nieuwe wetgeving, fiscale wijzigingen)

Bepaal per categorie wat voor uw bedrijf en voor uw doelstellingen de kansen en bedreigingen zijn.

Wat zijn die voor u?

Product/markt-positionering

Een laaste invalshoek is de product/marktcombinatie van het bedrijf. Waar focust u op ?

Bent u bezig om uw klant te bedienen in alles wat hij maar wil?

Loopt u voorop in de technologische ontwikkelingen, of probeert u de efficiency van uw bedrijfsprocessen telkens een beetje verder te verbeteren? Veel bedrijven hebben zelf geen goed idee in hoeverre deze drie richtingen voor henzelf van toepassing zijn. Uw klanten weten dat vaak veel beter te verwoorden.

In welke hoek bevindt uw bedrijf zich met uw producten/diensten? En waar wilt u naartoe?

Kortom

Overzicht en inzicht zijn de twee sleutels tot succes bij het bepalen van de juiste aanpak.

Of het nou is om efficiënter te gaan werken, af te slanken of een effectieve(re) marktstrategie te bepalen, het eerste dat u kunt doen is overzicht en inzicht vergaren in uw eigen bedrijf.

Gebruik de hiervoor genoemde onderdelen dan zult u, naast begrip over waarom uw bedrijf functioneert zoals het doet zonder twijfel ook kansen voor verbetering ontdekken.

Bij het uitvoeren van een HelicopterView quickscan vraagt een Kompasteam consultant u en uw mensen normaliter de oren van het hoofd om de juiste informatie tevoorschijn te halen. U kunt dat zelf ook. Als u de genoemde onderdelen zelf in praktijk brengt zult u merken dat u nog veel meer inzicht krijgt in hoe uw bedrijf in elkaar steekt.

Schroom niet om klanten, leveranciers of medewerkers om hulp te vragen. Ze hebben vaak meer afstand tot uw problematiek dan uzelf en kunnen u laten zien waar u zelf “bedrijfsblind” voor bent.

Aan de slag

Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesval maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI’s, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad Programma ontwikkeld.

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een (online) ontdekkingsgesprek in.

Neem contact op