Kompasteam.nl - Blog & Tips #Stuurinformatie

Weg met Excel

Thu, 15 Jun 2023 16:56:32 +0100

Stelt u zich eens een wereld voor zonder Excel.
Misschien werkt u er dagelijks mee en is dat bijna ondenkbaar. Het is de standaard tool voor heel veel mensen in kantooromgevingen. Het is enorm flexibel en er worden heel veel verschillende dingen mee gedaan. Maar wie kent er niet de systemen, de managementrapportages, de planningen en overzichten waar niemand meer een touw aan vast kan knopen behalve de maker? Ooit opgezet door iemand die hier niet meer werkt, aangepast door iemand anders en nu is iedereen bang om er nog iets aan te wijzigen omdat het anders uit elkaar valt.

Is Excel een panacee of moeten we zeggen: “Excel, weg ermee”?

Waarvoor is Excel bedoeld?

Excel is een rekenblad. Het is ontworpen om berekeningen mogelijk te maken met de waarden in cellen. Daarvoor hebben we allerlei functies tot onze beschikking. We kunnen er veel data in opslaan maar het is daarmee nog geen database. Erg handig zijn de mogelijkheden om data in verschillende tabbladen te verdelen en om macro’s te maken voor veel voorkomende bewerkingen. Bovendien kunnen echte experts gebruik maken van VBA (Visual Basic for Applications), een programmeeromgeving waarmee de functionaliteit van Excel nog verder kan worden uitgebreid,

Wat wordt er allemaal mee gedaan

Wie kent er niet de managementrapportages, de dashboards met of zonder grafiekjes, de draaitabellen om snel overzicht en inzicht te kunnen krijgen over grote hoeveelheden data. Excel wordt gebruikt in vrijwel elke branche, voor financiële zaken, planningen, prognoses, specificaties en totalisering. Kortom, teveel om op te noemen.

Wanneer gaat het mis

Het gaat niet altijd goed als we Excel gebruiken. Planningen die steeds complexer worden, systeempjes waar alleen de maker nog wijs uit kan worden, overzichten waar geen chocola meer van te maken is, fouten die pas na maanden of zelfs jaren opgemerkt worden, foutmeldingen en vastlopende PC’s. Tijdrovende invoer en nabewerkingen om de rapportages kloppend te krijgen. Het zijn typische voorbeelden van Excel systemen in de problemen.

Maar hoe komt dat nou? Wat is de oorzaak van die problemen? En belangrijker, wat kunnen we er aan doen?

Het aantal records is te groot!!

Excel is een rekenblad maar het wordt frequent gebruikt als database.
En dat gaat ook heel lang goed totdat het aantal records of het bestand te groot zijn geworden.
Dan wordt Excel steeds trager en loopt soms zelfs vast.

Iemand heeft mijn formules overschreven!!

Er wordt vaak niet of te weinig onderscheid gemaakt tussen cellen met waarden en cellen met functies.

Het verschil is in Excel ook nauwelijks te zien totdat we echt op de betreffende cel gaan staan en in de functiebalk bovenaan het scherm kijken. Daardoor is het voor een gebruiker heel eenvoudig om (vaak onbedoeld) een functie te overschrijven met een waarde of (erger nog) een functie aan te vullen met een “harde” waarde.

Waar zijn mijn wijzigingen gebleven?

Meestal wordt een Excel bestand gebruikt door één gebruiker. Eigenlijk is Excel daar ook voor bedoeld.

Risicovol wordt het wanneer één bestand door meerdere gebruikers wordt benaderd op SharePoint of gedeeld en er onvoldoende aandacht is besteed aan bescherming van cellen of werkbladen. Wat de één maakt wordt gewijzigd door de ander. Of wijzigingen worden teniet gedaan doordat een andere gebruiker het bestand overschrijft met zijn of haar eigen versie.

Een ander groot risico is dat het hele bestand kan worden verplaatst of verwijderd, al dan niet per ongeluk.

Famous last words: "Ik weet precies wat alles betekent en hoe het werkt"

Ik weet precies hoe alles werkt en waar het staat. Dat is wat de maker en eigenaar van een Excel systeem denkt.

Maar als andere gebruikers ermee moeten werken is een goede documentatie vaak ver te zoeken.

De logica en samenhang zit alleen bij de maker in zijn hoofd en is voor anderen volslagen onduidelijk.

Als de maker het bedrijf verlaat weet niemand meer hoe het in elkaar zit.

De oplossingen

Uiteraard is er nog een toekomst voor Excel, zelfs als u het wilt gebruiken voor ingewikkelde rapportages en systemen.

Indien u daarbij een aantal principes goed in het oog houdt voorkomt u een boel problemen:

Hou data, bewerking en presentatie gescheiden

Dit is misschien wel het belangrijkste principe van allemaal. Zorg dat de brondata en de rapportages daarop goed van elkaar gescheiden en te onderscheiden zijn. Maak voor elke tabel een separaat datablad en creëer bijvoorbeeld draaitabellen of lookups en formules op een of meerdere rapportagebladen.

Excel of een echte database

Meestal kom je een heel eind om Excel als database te gebruiken. Bedenkt wel dat als het aantal data records te groot wordt het waarschijnlijk zinvoller wordt om over te stappen op een echte database. Denk bijvoorbeeld aan MS Access of SQL. Dat is een stuk minder flexibel maar is wel veel robuuster dan Excel.

Excel of een echte rapportagetool

Excel is op zijn best als het wordt ingezet voor persoonlijk gebruik of gebruik in kleine teams. Voor periodieke rapportages en dashboards, met name als het de bedoeling is dat gebruikers zelf ook gegevens nader kunnen analyseren, is een echte BI tool zoals Power BI vaak een betere keuze.

Bescherm uw bladen en cellen

Mag een gebruiker niet aan een blad of cel komen? Bescherm deze dan tegen ongewenste wijzigingen. U vind de instellingen per cel onder de celeigenschappen. Haal bij de cellen die gewijzigd mogen worden het vinkje “Geblokkeerd” weg. Daarna moet u nog het werkblad beveiligen, dat kunt u zelfs doen met een wachtwoord. U kunt ook bladen verbergen of weer zichtbaar maken (rechter muisknop op het tabje onderaan).

Zorg voor duidelijkheid

“Waar moet nou de invoer?”
Zorg voor een duidelijke en uniforme indeling en geef de cellen waar waarden kunnen worden ingevuld bijvoorbeeld een kleurtje en zet er een rand omheen. Moet de gebruiker kiezen uit een aantal standaard waarden? Kies dan de optie “Gegevensvalidatie” in het gegevens menu. U kunt dan de invoer van de geselecteerde cellen beperken, Dat schept duidelijkheid en dat zorgt voor sneller werken en het voorkomen van fouten.

Documentatie is niet alleen voor anderen

Goede documentatie is niet alleen makkelijk voor anderen, u houdt er zelf ook het overzicht mee. In plaats van elke keer opnieuw te moeten zoeken naar “hoe het ook alweer zit” kunt u een introductieblad maken met een beschrijving van het proces en wat er op elk blad te vinden is.

En verder?

Eigenlijk is Excel een onmisbaar hulpmiddel en zolang we er goed mee omgaan vermijden we heel veel problemen. Naast de hierboven genoemde principes is er nog veel meer over te zeggen maar dan wordt dit artikel iets te lang.

Nou vooruit, Excel mag blijven, lang leve Excel.

Wilt u eens met ons sparren?
Neem dan contact op, we maken graag wat tijd voor u vrij.

Neem contact op

Kennis en informatie borgen? Maak een SPOT

Tue, 06 Jun 2023 16:14:50 +0100

In bedrijven gaat veel informatie en documentatie rond. Denk bijvoorbeeld aan managementrapporten, voortgangs- en projectrapporten, overzichten, checklists, procesbeschrijvingen, werkinstructies en nog veel meer. Meestal sturen we die ter informatie rond als bijlagen bij e-mails. Dan kan iedere ontvanger erop reageren en gewijzigde versies rondsturen. Met als gevolg allerlei versies die rondzwerven en discussies over de diverse wijzigingen.

Als er niet één centraal persoon is die bepaalt wat nou de uiteindelijke versie wordt resulteert dat al snel in een chaos.

Hoe voorkomen we dat? Hoe zorgen we dat we allemaal de meest recente versie ter beschikking hebben? Wat kunnen we doen om verwarring en discussies te voorkomen?

Het antwoord is heel simpel en in heel veel bedrijven ook direct beschikbaar: we moeten een SPOT maken.

Single Point Of Truth

“Wat is een SPOT?” hoor ik u vragen. SPOT staat voor Single Point Of Truth en is de enige plek (Single Point) waar we de juiste en meest recente versie van een stuk informatie (Truth) neerzetten en onderhouden. Zo’n Single Point Of Truth kan bijvoorbeeld een SharePoint zijn, een Google Docs omgeving of een ander platform waar we documenten en andere informatie kunnen delen. Het Kompasteam gebruikt hiervoor Zoho Workdrive, maar laten we als voorbeeld even focussen op de mogelijkheden van Microsoft 365.

Rechten

Bedrijven die Microsoft 365 (Word, Excel e.d.) gebruiken hebben Teams en SharePoint er vrijwel altijd bij. Met Teams kun je niet alleen met je Team communiceren (Chat, bellen, video conferencing, documenten delen), maar het is ook de voornaamste manier waarop de rechten binnen de Microsoft 365 omgeving worden ingesteld. Dat gebeurt door middel van de “kanalen” onder elk Team.

Elk Team heeft een Algemeen kanaal en je kunt er ook nog andere kanalen onder hangen, bijvoorbeeld met slechts een deel van de medewerkers van dat Team of zelfs met mensen van andere Teams. En elk kanaal heeft een eigen SharePoint omgeving waarvan de rechten worden bepaald door het betreffende kanaal. Zo heeft het Team Administratie (Kanaal “Algemeen”) een bijbehorende SharePoint omgeving waar alle mensen van het Administratie Team toegang toe hebben.

Dat betekent dat documenten binnen zo’n SharePoint omgeving alleen ter beschikking staan van de juiste medewerkers.

Platform voor overzicht en toegang

Je kunt in SharePoint ook een website opzetten voor bijvoorbeeld de communicatie met het Team. Op die website kun je documenten in een Library zetten, allerlei informatiepagina’s, nieuws, evenementen, contactgegevens en nog veel meer laten zien. Met zo’n website als platform kun je gebruikers heel gebruikersvriendelijk en overzichtelijk toegang tot informatie en documten bieden.

Een mooi voorbeeld dat ik recent voor een logistieke klant heb opgezet is een SharePoint website met proces flows en -beschrijvingen, werkinstructies, onboarding informatie en allerlei documenten die de medewerkers nodig hebben.

Samenwerken

Het mooie is dat van al die informatie en documenten altijd de meest recente versie online staat. Met Office 365 en ook in Google Docs bewerk je documenten direct online, je hoeft ze niet naar je eigen PC te halen. Je kunt zelfs tegelijkertijd met meerdere gebruikers aan hetzelfde document werken. En in elk document is versiebeheer ingebouwd. Je kunt precies achterhalen wie wat wanneer gewijzigd heeft. En als het helemaal moet kun je eenvoudigweg een eerdere versie terugzetten en alle wijzigingen van daarna weggooien.

Een voorbeeld van hoe we dit kunnen gebruiken is een checklist voor de administratieve maandafsluitingscyclus. Daarin kunnen alle administratieve medewerkers zelf aangeven wat ze al afgehandeld hebben. Daardoor is er in een oogopslag overzicht van de voortgang van de maandafsluiting.

Versiebeheer

Samen tegelijk aan één document werken is misschien iets waar we even aan moeten wennen, maar het nut mag duidelijk zijn. We hebben altijd de meest recente versie van de benodigde informatie tot de beschikking. De rechten voor wie mag lezen, bewerken of zelfs verwijderen zijn op diverse niveaus in te stellen. En de wijzigingen zijn gemakkelijk te traceren en eventueel zelfs terug te draaien.

Zo zorgen we ervoor dat we er geen verwarring meer ontstaat over welke versie we moeten gebruiken, wie nou wat heeft gewijzigd en waar dat ene document nou staat. We werken altijd met de meest recente versie van een document waar we bijvoorbeeld een snelkoppeling naartoe kunnen opslaan.

We hebben slechts één plek waar de informatie staat en slechts één versie van de waarheid, we hebben een Single Point Of Truth.

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Neem contact op

De KPI-dashboard begrippenlijst

Tue, 21 Feb 2023 10:12:01 +0000

Kompasteam zet alle relevante termen en begrippen om te komen tot een Bedrijfskompas en het maken van KPI-Dashboards op een rij in deze KPI-begrippenlijst.

Kompasteam zet alle relevante termen en begrippen om te komen tot een Bedrijfskompas en het maken van KPI-Dashboards op een rij in deze KPI-begrippenlijst. Dat geeft bijvoorbeeld antwoord op de vraag “Wat is een KPI?”, of “Wat bedoelen we met “SMART”?

Business intelligence: het proces van gegevens omzetten in informatie, dat ondersteunt bij het vergroten van kennis en het verkrijgen van inzicht, en aanzet tot adequate actie.

Dashboard

De visuele weergave van de belangrijkste informatie die nodig is om de strategie te realiseren. Deze is samengevat en kan in één oogopslag worden overzien en aanzetten tot actie.

DEUS

D staat voor Duidelijkheid. E staat voor Eenvoud. U staat voor Uniformiteit en met de S breng je Structuur aan.

Wat je ook organiseert of aanpakt, als je de uitgangspunten van DEUS niet toepast kan het zo maar onbedoeld tot onduidelijkheid en chaos leiden. Bijvoorbeeld als je een KPI inricht op het dashboard en binnen de organisatie blijven er bij de mensen verschillende definities leven. De ‘S’ van DEUS staat ook wel voor samenhang of synergie.

Doel

Eindpunt van een reis; datgene wat je wilt bereiken. Het doel wordt uitgedrukt in een getal, bedrag, percentage of andere eenheid.

Doelstelling

Een op korte of middellange termijn nagestreefde situatie. Bijvoorbeeld: het management wil het resultaat verbeteren. Of de fabrieksdirecteur wil het productieproces versnellen.

https://youtu.be/SY-yXC7dJnQ

KPI

Kritieke Prestatie-indicator, afgeleid van het Engelse Key Performance Indicator. De KPI meet de voortgang op de realisatie van de kritieke succesfactor (KSF).Eindpunt van een reis; datgene wat je wilt bereiken.

KSF

Kritieke succesfactor, afgeleid van de Engelse term Critical Success Factor (CSF). De KSF geeft aan waarin de organisatie moet uitblinken om zich te kunnen onderscheiden en wat essentieel is voor succes. De KSF wordt gemeten door een KPI.

PDCA-cirkel

Binnen het prestatiemanagement de afkorting voor Plan (P), Do (D), Check (C) en Act (A)

Plan wat er moet gebeuren. Bepaal het beleid. Stel een businessplan op. Do en ga aan de slag. Voer het beleid uit. Probeer de plannen te realiseren. Check en monitor de voortgang. Wat zijn de feiten versus plan? Ligt de organisatie nog op koers? En Act om zo nodig de plannen bij stellen. Pas eventueel beleid aan om wel de gestelde doelen te halen. En weer door …. naar de volgende P-D-C-A

RASCI

RASCI verwijst naar het toewijzen van rollen en verantwoordelijkheden.

R staat voor Responsible (Verantwoordelijk). A staat voor Accountable (Aansprakelijk, aanspreekbaar). S staat voor Supportive (Steunen, ondersteunen). C staat voor Consulted (Consulteren, raadplegen) en I staat voor Informed (Informeren).

SMART

Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden.

Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesval maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI’s, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad Programma ontwikkeld.

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Neem contact op

KPI's nader belicht: sturen op de Brutomarge

Thu, 24 Nov 2022 11:47:00 +0000

Voor het monitoren van de financiële prestaties zijn KPI's nodig die passen bij de het type bedrijf. Met de KPI Brutomarge % houdt je zicht op de winstgevendheid van de omzet. Deze KPI zien we veel in commerciële omgevingen op het dashboard. Alle reden om er in dit artikel aandacht aan te schenken.

Bij het werken met KPI’s voor je dashboard is het zaak om de juiste KPI’s te kiezen en ze juist te definiëren. In deze Kompastip leggen we uit hoe je de winstgevendheid van de omzet kunt meten. De KPI die daarvoor gebruikt wordt heet het Brutomarge Percentage.

We nemen de volgende aspecten door:

Waarom zou je het brutomarge percentage willen meten?
Hoe meet je het brutomarge %?
Wanneer is de brutomarge een Kritieke succesfactor?
Hoe het doel te bepalen van deze KPI?
Hoe zichtbaar te maken op het dashboard?
Wie is verantwoordelijk voor de brutomarge?

1. Waarom zou je het brutomarge percentage willen meten?

Je kunt veel verkopen, maar als dat te weinig oplevert om de bedrijfskosten en andere kosten te dekken, dan leidt het bedrijf verlies. Als je producten of diensten verkoopt, dan wil je daar graag wat aan over houden. De eerste winstverbetering begint veelal bij het vaststellen hoe de winstgevendheid van de omzet kan worden verhoogd. Kun je nog wat doen aan de prijs of moet je het zoeken in de kostprijs? Het brutomarge percentage geeft een indicatie hoe winstgevend de omzet is. Daarmee is deze KPI vooral relevant in omgevingen waar producten worden geleverd.

2. Hoe meet je het brutomarge %

Om de brutomarge uit te rekenen zijn een drietal variabelen nodig:

Het bedrag van de omzet in een bepaalde periode
Het bedrag van de kostprijs van de omzet in die periode
Het bruto-omzetresultaat

De omzet is het gefactureerde bedrag aan klanten van de geleverde producten en diensten in een bepaalde periode. Je kunt wel leveren, maar als je er geen factuur achteraan stuurt heb je geen omzet.

De kostprijs is het bedrag dat de geleverde en gefactureerde producten en diensten hebben gekost. Producten hebben veelal een verkoop- en kostprijs. Daarnaast zijn er nog allerlei andere kosten die bij de kostprijs horen zoals inkomende en uitgaande vrachtkosten, opslagkosten, afwaardering van voorraad, et cetera. Het zijn kosten die we niet toerekenen aan de operationele bedrijfskosten.

Het bruto-omzetresultaat is dan het resultaat van de omzet minus de kostprijs. Vervolgens delen we het bruto-omzetresultaat door de omzet en dat levert een percentage op.

Een rekenvoorbeeld

Een rekenvoorbeeld om het wat meer aanschouwelijk te maken.

Stel we zijn vijf perioden onderweg en we willen weten hoe we er voor staan per mei. Wat we willen weten is wat de marge was per maand en hoe deze er na vijf maanden uit ziet.

		Periode	Cumulatief
1.	Omzet	10.002.900	51.014.790
2.	Kostprijs van de Omzet	6.501.800	31.533.730
3.	Bruto-omzetresultaat	3.501.100	19.481.060
4.	Brutomarge %	35,0%	38,2%

We zien in de tabel dat de marge in de maand mei met 35% lager was dan de voorgaande maanden, omdat het totaal van de brutomarge na vijf maanden uitkomt op 38,2%. Dit vraagt een nadere analyse van de omzet en de kostprijs. Wat hier ontbreekt in de tabel is een vergelijk met de doelen. Dat heb je nodig om echt een zinvolle vergelijking te kunnen maken. En wat hier ook ontbreekt is de prognose. Waar komen we dit jaar op uit als we zo door gaan?

3. Wanneer is de brutomarge een Kritieke succesfactor?

Binnen de Balanced Scorecard (BSC) kennen we vier perspectieven.

1. Financieel

2. Klanten en propositie

3. Interne processen

4. Leren & Innovatie

De brutomarge valt binnen het financieel perspectief

KPI’s kunnen worden onderscheiden in een aantal types;

Resultaat KPI
Calculatie KPI’s
Actie KPI

De KPI Brutomarge is een typische calculatie KPI, omdat deze gemeten wordt door het bruto-omzetresultaat te delen door de omzet.

Deze KPI is met name belangrijk als we zien dat de ontwikkeling van het bruto-omzetresultaat achter blijft bij de omzet, de winstgevendheid loopt dan terug. We zien dan deze KPI op het dashboard verschijnen, maar door de aard van de KPI, Financieel perspectief in combinatie met berekening via calculatie. Moet er altijd een tweede KSF aangekoppeld worden binnen het perspectief van klanten en/of interne processen. Welke KSF te kiezen hangt af van de analyse.

Kies voor 1 of 2 KSF’s die de meeste impact maken en ga die meten met de KPI’s. Bij voorbeeld:

Afscheid nemen van artikelen en/of klanten met een lage brutomarge.
Toevoegen van artikelgroepen met een hoge brutomarge.
De verkoopprijzen verhogen van de producten en de kostprijzen gelijk houden.
Verlagen van de kostprijzen door allerlei maatregelen te bepalen binnen de interne processen zoals inkoop, fabricage, logistiek et cetera

4. Hoe het doel bepalen van deze KPI?

Omdat deze KPI een resultaat is van de omzet minus de kostprijs zijn er diverse variabelen om naar te kijken. Kijk naar trends. Probeer te achterhalen wat er leeft bij klanten en in de markt. Ken de eigen interne cijfers.

De meest eenvoudige aanpak is om eerst vast te stellen wat de huidige samenstelling is van de omzet. Uit welke artikelgroepen bestaat de omzet?

Bepaal dan de brutomarge per artikelgroep.

En stel dan het doel van de omzet vast voor volgende jaar. Bepaal dan het gewenste brutomarge% per artikelgroep en daarmee wordt ook de kostprijs bepaald. Bereken vervolgens de totale kostprijs en dan worden zowel de brutomarges per artikelgroep duidelijk als wel de totale brutomarge.

5. Hoe zichtbaar te maken op het dashboard?

De KPI brutomarge % wordt veelal zichtbaar gemaakt op het dashboard in een grafiek samen met de ontwikkeling van de omzet of het bruto-omzetresultaat.

Hier zien we een toename van de omzet tot het jaar 2022 waarbij de brutomarge min of meer gelijk blijft. Het bruto-omzetresultaat zal in absolute waarde wel toenemen, maar als ook de operationele kosten stijgen, dan zal ook het bedrijfsresultaat nauwelijks stijgen. In de figuur is voor 2021 een gesteld om de brutomarge te verhogen. Het doel is dan om de brutomarge te verbeteren met 1%.

6. Wie is verantwoordelijk voor de brutomarge?

En dan komt het aan op de praktijk. Als het doel van de KPI is om de brutomarge te verhogen met bijvoorbeeld 1%, wie is de dan de KPI-eigenaar? Wie in de organisatie is dan verantwoordelijk voor de acties?

De keuze van de KPI-eigenaar hangt dus mede samen met de gekozen KSF en de bijbehorende initiatieven. Als de KSF is om de kostprijzen te verlagen dan zal het iemand in de fabricage of logistiek zijn die dat gaat aanpakken. Als de KSF is om afscheid te nemen van bepaalde verlieslatende klanten, dan zal het iemand van de afdeling verkoop moeten zijn en als de KSF is om de verkoopprijzen te verhogen, dan kun je denken aan de afdeling Marketing, omdat via een campagne de propositie naar de markt moet worden verbeterd.

En uiteraard worden met iedere KPI-eigenaar concrete actieplannen afgesproken om te zorgen dat de uitvoering een succes wordt.

Pas de aanpak met meten van KPI’s toe binnen de organisatie. Let wel op een goede mix van de KPI’s. Koppel er motiverende doelen aan.

Neem contact op

Wilt u meer weten hoe te in uw organisatie met KPI's zoals Brutomarge aan de slag te gaan?

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Haal het maximale uit Speedbooks met Kompasteam

Mon, 12 Sep 2022 18:39:00 +0100

Zonder goede bedrijfsinformatie bent u stuurloos. Daarom wilt u regelmatig weten hoe u er financieel en operationeel voor staat. Met Speedbooks kunt u dat zichtbaar maken.

Het Kompasteam werkt als partner samen met Speedbooks. Speedbooks levert rapportage software om het mogelijk te maken dat u inzicht heeft in uw bed rijfsresultaten via overzichtelijke rapportages.

Periodiek inzicht nodig

Het Kompasteam staat voor een gestructureerde aanpak om te komen tot nieuwe inzichten en betere aansturing van de bedrijfsvoering met de juiste KPI’s. We hebben daarom in de markt gekeken naar beschikbare rapportagesoftware die aansluit bij onze bedrijfsdoelstelling. We hebben besloten als partner van Speedbooks op te treden, omdat Speedbooks voor een uitstekende prijs een pakket levert waar je snel mee aan de slag kunt.

Voor het voortbestaan van de organisatie is het periodiek beoordelen van de resultaten essentieel. U heeft regelmatig rapportages nodig om te weten of u financieel en operationeel nog op koers ligt. Dan kunt u tijdig bijsturen en de koers verleggen. Om dit voor elkaar te krijgen moet u uw managementinformatiesysteem op orde hebben. Alleen een jaarrekening laten opstellen volstaat niet meer in deze dynamische tijden. Dan is een oplossing nodig die echt past bij de bedrijfssituatie. Speedbooks kan dat in voorkomende gevallen zijn.

We leggen hier we op hoofdlijnen wat de voordelen zijn.

Als Excel niet meer volstaat

Vaak wordt Microsoft Excel gebruikt om de maandrapporten te maken. Excel is het werkpaard van mening financial. Excel overzichten worden dan handmatig gevuld of er worden via downloads indirecte koppelingen gemaakt naar het financieel administratief pakket. Deze overzichten worden dan aangevuld met diverse uitdraaien uit het administratief pakket, denk daarbij aan de proef- en saldibalans, een periodeoverzicht of lijsten met verkochte aantallen. Na verloop van tijd neemt de complexiteit in de Excel-rapporten enorm toe en ontstaat de afhankelijkheid van één persoon die nog weet hoe de formules werken.

Voor kleinere bedrijven met een beperkt aantal administraties, weinig afdelingen en een beperkte noodzaak om te sturen op bedrijfsdata kan Excel nog volstaan. Neemt daarentegen het bedrijf toe in omvang, is actief sturen op budget en forecast nodig, zijn er meerdere BV’s die moeten worden geconsolideerd, en is er behoefte aan bedrijfszekere rapporten, dan wordt het tijd om Excel in te ruilen voor een meer robuuste oplossing.

Wat kun je met Speedbooks

De kracht van de rapportagesoftware van Speedbooks is de directe koppeling naar het het financieel software systeem. Daardoor kun je direct beschikken over actuele cijfers. Speedbooks is geschikt voor elk boekhoudpakket zoals Accountview, Afas, Exact Globe / Online, iMUIS, Microsoft Dynamics AX / NAV, Minox, SAP, Snelstart, Twinfield, Unit4, en vele andere pakketten.

Na het het inlezen van de gegevens kun je in Speedbooks de grootboeken uit de administratie koppelen aan een standaardindeling voor balans en Winst- en verliesrekening. Dit noemen we rubriceren. Dat is een belangrijke en zorgvuldige klus, omdat dit bepaalt hoe je rapporteert. In de praktijk merken we dat een goede rubricering nog wel eens een knelpunt kan vormen. Staat de rubricering eenmaal, dan gaat bij iedere volgende inlezing van data de toewijzing van perioden aan de indeling automatisch.

Een keur aan standaard rapporten beschikbaar

Het handige aan Speedbooks is dat een keur aan overzichtelijk standaardrapportages beschikbaar is, waardoor snel het gewenste rapport te draaien is:

Diverse maand- en kwartaalrapportages
Budgetrapportages
Liquiditeitsrapportages
Jaarrekening
Dashboards

Met Speedbooks heeft u de mogelijkheid om rapporten voor eigen doeleinden aan te passen. En verder zijn er nog allerlei bruikbare modules.

Het inrichten van het budget

Vooral de optie om rapportages te combineren met de budgetcijfers via Speedbooks spreekt ons aan. Speedbooks biedt de mogelijkheid om op ieder bedrijfsniveau te werken met een budget, dus op niveau van kostenplaats/afdeling, enkelvoudig voor een BV en ook geconsolideerd een gehele groep. Het budget kan zowel per jaar als per maand worden bepaald. Seizoenseffecten mee nemen kan ook.

Via de databasekoppeling lees je de budgetgegevens in of maak het budget direct aan in Speedbooks. Dat laatste is een groot voordeel. De budgetten worden gekoppeld aan de indeling van de rapportages en de grootboeken. Vandaar dat een goede rubricering belangrijk is. Het leuke aan Speedbooks is ook dat je met verschillende scenario’s kunt werken, bijvoorbeeld om het effect van een investering zichtbaar te maken.

Inlezen van operationele KPI’s

Als Kompasteam zijn wij zeer gecharmeerd van de mogelijkheid om operationele KPI’s toe te voegen. Denk daarbij aan KPI’s als FTE’s, bezettingsgraad, gereden km’s, getankte liters, gewerkte uren, etc. Iedere operationele KPI is in te voeren en te voorzien van een target. Dat zien we niet vaak bij andere rapportagesoftware. Deze KPI’s kun je vervolgens toevoegen aan de rapportages. Standaard zijn de operationele KPI’s niet op de rapportages aanwezig, omdat dat echt voor ieder bedrijf uniek is. Vanuit Kompasteam hebben wij kennis om deze operationele KPI’s in te richten. En met wat hulp kan de gebruiker het uiteindelijk ook.

Overigens, wilt u echt in kunnen zoomen naar transactieniveau en daar op KPI’s sturen, dan is duidelijk dat Speedbooks daar niet voor bedoeld is. Speedbooks haalt informatie op vanaf grootboekniveau. Wilt u transactie zien, dan is een andere BI oplossing gewenst.

Kompasteam en Speedbooks in de praktijk

Heeft u interesse in een demo, dan kunt u contact op nemen met een consultant van Kompasteam. Als partner adviseren wij dan over de mogelijkheden. Uiteraard kunt u direct via Speedbooks een demo aanvragen. Met onze ervaring uit de praktijk kunnen we waardevolle tips uitwisselen.

Heeft u Speedbooks aangeschaft en wilt u een opstartconsult van 3,5 uur ter plekke, dan kunt u dat via Speedbooks aanvragen. Speedbooks heeft meerdere partners, afhankelijk van de regio wordt dat toegewezen.

Heeft u Speedbooks draaien en wilt u advies over hoe de software onderdeel uit kan maken van uw managementinformatiesysteem, dan denken wij als partner van Speedbooks en onafhankelijke bedrijfsadviseur graag mee met raad en daad. Met onze praktijkervaring kunnen we waarde toevoegen aan het gebruik van Speedbooks.

Aan de slag

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Neem Contact op

Een dashboard met KPI's ook voor non-profit organisaties

Tue, 15 Mar 2022 09:32:00 +0000

Het werken met KPI’s en management dashboard is niet voorbehouden aan alleen ondernemingen die voor winst gaan. Het is geschikt voor ieder type organisatie dat een doel nastreeft, bijvoorbeeld bij politieke partijen.

Kompastips geven praktische tips bij het dagelijks sturen met KPI’s en Dashboards binnen Het Rode Draad Programma.

Ik krijg nog wel eens de vraag op het werken met KPI’s en een management dashboard alleen is voorbehouden aan organisatie die omzet en winst nastreven. Daarop is steevast mijn antwoord “niets is minder waar”. Natuurlijk is het nuttig voor profit organisaties, maar het is ook in te richten voor non-profit organisaties. Immers, het dashboard dient als de richtlijn voor navigeren. Een dashboard dient voor het communiceren van resultaten over het presteren van de gehele organisatie. En daarmee is het ook bruikbaar voor gemeentes, goede doelen organisaties of politieke partijen.

Hoe pas je dat dan toe in de praktijk? Hoe kun je daar de navigatiecyclus voor inrichten? In het kort een voorbeeld hoe het voor een politieke partij kan werken.

Stel dat een lokale partij voor een gestructureerde aanpak kiest om te zien of het op koers ligt. Ze willen af van hap-en-snap reageren op wat andere partijen doen. Een lokale partij kent normaliter een bestuur dat de organisatorische activiteiten voor zijn rekening neemt en een fractie die zich bezig houdt met de politieke lijn en zichtbaar wil zijn in het debat.

De eerste vraag is wat het bestuur en fractie lokaal willen bereiken. Politieke partijen streven er meestal naar om in het College van Wethouders en Burgemeester een plek te krijgen. Want dan ben je in staat om het verkiezingsprogramma om te zetten in concrete acties die weer uitstralen op de eigen partij. Dus zul je lokaal een missie moeten hebben die voor de bewoners herkenbaar is en een visie die aanspreekt. Bovenliggend is om met voldoende mensen in de gemeenteraad te komen, want dan doe je mee. Daarmee is de eerste KPI gevonden, en dat is het aantal zetels dat de partij wil behalen bij de eerstvolgende verkiezingen.

Vervolgens kun dit uitwerken en de activiteiten benoemen en meters bedenken. Voor uitvoeren van de activiteiten zijn voldoende leden nodig, die actief zijn en een bijdrage in de kas doen in de vorm van contributies en giften. In te zetten KPI's zijn dan:

Aantal nieuwe leden
Deelname van bestaande leden aan activiteiten
Aantal events waar nieuwe leden op afkomen
Inkomsten
Aantal keer in het nieuws na een gemeenteraadsbijeenkomst

Het kan een kort lijstje zijn. Dit neem je op in een dashboard. je houdt de voortgang bij en het wordt besproken met bestuur en fractie. En je stelt bij als blijkt dat iets niet werkt of juist heel goed. Het voordeel is dat het overleg op deze wijze net even concreter maakt.

Pas deze aanpak toe binnen de organisatie. Let wel op een goede mix van “het moet wel leuk blijven, we zijn vrijwilliger” en een zakelijke aanpak. Als iedereen echt voor het doel gaat, dan past geen vrijblijvende aanpak. Dat leidt niet tot succes.

Aan de slag

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak met KPI's, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Neem contact op

Zeg het met bloemen en KPI's

Tue, 23 Feb 2021 18:09:00 +0000

Op vrijdag 15 februari 2019 was Eldert de Jager op bezoek bij de Dutch Flower Group (DFG) voor een zeer interessant gesprek met Gogi Putkaradze. Voor zijn afstudeerscriptie aan de Haagse Hogeschool gaat hij aan de slag om de gewenste business intelligence (BI) omgeving in kaart te brengen voor DFG.

Bij een een BI-omgeving hoort uiteraard een passende set aan tooling, maar het begint altijd met de juiste set aan KPI’s. Wat ga je meten en hoe breng je dat naar het dashboard om te kunnen sturen? Het is de bedoeling dat iemand wat doet met de uitkomsten van het rapporteren van KPI’s. Daarvoor gebruikt Gogi de uitgangspunten van mijn boek “Navigeren met KPI-dashboards”. Daarin staat uitgewerkt hoe de navigatiecyclus wordt ingericht.

We wensen Gogi Putkaradze veel succes met zijn afstudeerscriptie. We komen hem straks graag een bloemetje brengen.

neem contact op

Onderzoek stuurinformatie 2020

Tue, 21 Jul 2020 09:34:00 +0100

In 2020 heeft Kompasteam onderzoek gedaan naar de kwaliteit van stuurinformatie in het Nederlandse bedrijfsleven. De uitkomsten waren ronduit verbluffend. Dit vraagt om een herhaling van het onderzoek.

Waarom herhalen we dit onderzoek?

Stuurinformatie is van cruciaal belang voor het kunnen besturen van een organisatie. Vorig jaar heeft het onderzoek laten zien dat de kwaliteit van die stuurinformatie bij veel bedrijven flink te wensen overliet. Vaak werden belangrijke zaken als missie en visie overgeslagen om direct te starten met een paar zelfgekozen KPI’s op een dashboard. Om er vervolgens achter te komen dat het draagvlak ontbrak om die KPI’s bij te houden en er adequaat op te reageren. En daarmee bleek het succesvol introduceren van een dashboard met de juiste KPI’s voor veel bedrijven een stap te ver.

Nu zijn we een jaar verder en we zijn benieuwd of deze roerige tijden de noodzaak van goede stuurinformatie nog iets meer onder de aandacht hebben gebracht. Hoe zit het met het draagvlak en het mandaat? Wordt er meer nagedacht over de Kritieke Succes Factoren en de juiste KPI’s? Lukt het nu wel om de werkvloer mee te krijgen? En weet iedereen wat te doen als het licht op rood springt?

Daarvoor hebben we het onderzoek van vorig jaar een beetje opgefrist en vragen u opnieuw om mee te doen. Als u vorig jaar al heeft meegedaan kunt u uw huidige resultaten vergelijken met die van vorig jaar. Als u nog niet eerder heeft meegedaan is dit een uitgelezen kans om uw eigen scores te vergelijken met die van de rest van Nederland.

Wat is dit voor onderzoek?

Het onderzoek bestaat uit 33 vragen die u binnen een of twee minuten kunt beantwoorden.

Het onderzoek bestrijkt 11 gebieden die voor de implementatie van een goed werkend KPI dashboard belangrijk zijn. Dat begint bij het mandaat. In hoeverre steunt het management dat er een project gestart wordt om te leren sturen op de juiste informatie. En de laatste stap is om te kijken of de lessen uit de praktijk weer teruggevoerd worden naar de werkvloer. Zit er een feedbackloop in het proces?

Hoe gaan we te werk?

Vorig jaar hebben we dit onderzoek al eens uitgevoerd en dat was een doorslaand succes. Nu we midden in een crisis zitten wordt de noodzaak voor het sturen op de juiste informatie alleen maar sterker. Daarom hebben we besloten het onderzoek van vorig jaar te herhalen. We gaan niet opnieuw het wiel uitvinden, maar gebruiken dezelfde vragen in dezelfde volgorde. Dat maakt het mogelijk de uitkomsten van dit jaar te vergelijken met die van vorig jaar.

Dit onderzoek loopt tot en met 31 augustus 2020. Zodra de onderzoeksperiode is afgelopen worden de inzendingen verwerkt. U ontvangt dan een rapport waarin uw scores worden afgezet tegen de benchmark. Indien u vorig jaar ook al meedeed ziet u ook een vergelijking van uw huidige scores met die van vorig jaar. Het rapport ontvangt u als Pdf op het door u ingegeven e-mailadres.

Wat kunt u er mee?

Ook dit rapport is informatie. Het geeft inzicht in waar het bij u in de organisatie goed gaat in het proces, en waar (nog) niet. Hoe zit het met het draagvlak? Is er al verbetering te zien in de keuze van de KPI’s? Wat de antwoorden ook zijn, in elk geval levert het u inzicht op over de kwaliteit van uw eigen stuurinformatie. Daarna is de keuze aan u is om er wel of niet iets mee te doen.

Update 2022:

Na het hernieuwde onderzoek hebben we een Whitepaper geschreven.
Dit kunt u hier downloaden

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Neem contact op

Kunnen KPI's in de zorg helpen bij betere sturing?

Wed, 15 Jul 2020 09:26:00 +0100

De eerste maanden van 2020 gedurende de coronacrisis werd het alleen maar duidelijker: goede gezondheidszorg is essentieel voor ons land. Het is daarom van groot belang dat er goede sturing gegeven wordt aan zorginstellingen.

We werken in dit artikel uit met welke KPI’s je aan de slag kan voor sturing in een verpleeghuis.

ZIJN KPI’S IN DE ZORG ONVERMIJDELIJK VOOR BETERE STURING?

Goede gezondheidszorg is essentieel voor ons land, dat is in de eerste maanden van 2020 gedurende de coronacrisis alleen maar duidelijker geworden. De gezondheid van een mens bestaat niet alleen uit fysiek, geestelijk en sociaal welbevinden. De kwaliteit van leven, het uitvoeren van dagelijkse activiteiten, spiritualiteit, mentale functies, lichaamsfuncties en sociaal maatschappelijke participatie zijn alle onderdeel van gezondheid. Zonder de gezondheidszorg komen er voor velen van ons verschillende van deze functies te vervallen. Het is daarom van groot belang dat er goede sturing gegeven wordt aan zorginstellingen.

Een goede zorg is onmisbaar in onze samenleving en het lijkt dan ook vanzelfsprekend dat alles wat de zorg betreft adequaat aangestuurd dient te worden. Ook omdat er veel geld in om gaat. ‘De zorg’ is een heel breed begrip met vele sectoren. In dit artikel richten wij ons op het verlenen van zorg in de verpleeghuizen, hierbij geven we ook suggesties die kunnen helpen bij de sturing van bedrijfsvoering.

De vraag naar zorg in de verpleeghuizen zal naar verwachting de komende jaren alleen maar stijgen. Een reden hiervoor is de vergrijzing die in een gestaag tempo plaatsvindt. Vergrijzing van de bevolking betekent dat het aandeel van ouderen in de populatie groter wordt en daardoor een stijging van de gemiddelde leeftijd veroorzaakt.

Toenemende zorgvraag in cijfers

De komende jaren neemt het aantal ouderen in ons land rap toe. Volgens het CBS zal het aantal 65-plussers toenemen, zo zullen er rond 2040 naar verwachting 4,7 miljoen 65-plussers zijn tegenover 2,7 miljoen in 2012.

De verwachting is dat vanaf 2025 ook de groep 80-plussers sterk toeneemt. Rond 2040 zal het hoogtepunt van het aantal 65-plussers bereikt worden en behoort naar schatting 26 procent van de bevolking tot deze groep. Hiervan zal ongeveer een derde ouder zijn dan 80 jaar.

Het is aannemelijk dat deze cijfers een sterke stijging van de zorgvraag in Nederland laten zien. Van de mensen van 65 jaar en ouder heeft 70 procent een chronische ziekte. Van de mensen van 75 jaar en ouder heeft de helft meer dan één chronische ziekte. Het zorgvolume stijgt hierdoor met ongeveer 4 procent per jaar. Naar verwachting zal in 2030 ongeveer 38 procent van de mensen ouder dan 75 meer dan drie aandoeningen hebben. Veel van deze mensen zullen uiteindelijk niet meer zelfstandig thuis kunnen wonen en gaan naar een verpleeghuis. [1]

Het belang van sturing op de zorgtaken

Door de toenemende vraag naar zorg is het belangrijk dat er op de juiste manier sturing wordt gegeven. Een toenemende vraag in de verpleeghuizen heeft onder andere als gevolg dat de werkdruk toeneemt, er meer geld omgaat in deze sector en er sneller beslissingen in de bedrijfsvoering genomen moeten worden.

Door sturing te geven aan je organisatie zorg je ervoor dat er een heldere richting ontstaat en er duidelijkheid is waar die richting naartoe wijst. De vraag die je zou kunnen stellen is: hebben de mensen in jouw bedrijf hun focus op de dingen die van belang zijn voor het bedrijfsproces? Hiervoor moet de missie en de visie van de organisatie duidelijk in kaart worden gebracht en helpen KPI’s bij het geven van deze sturing.

Een Kritieke Prestatie-Indicator (KPI) is een variabele om de prestatie van een onderneming op een bepaald onderwerp te meten en te analyseren. Een KPI is kwantitatief en meet de voortgang van het realiseren van een doelstelling of Kritieke Succesfactor. KPI’s worden gebruikt om het succes van een organisatie of bepaalde activiteit te kunnen meten. Hierdoor worden de mate van succes en de voortgang die men nastreeft op langetermijndoelen inzichtelijk gemaakt.

Kerntaken in verpleeghuizen

In de zorg zijn er verschillende kerntaken waarop het proces is ingericht. Voorbeelden hiervan zijn de zorgverkoop, het organiseren van de bewonerstaken en het verlenen van de zorg op een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau. Naast deze kerntaken zijn er ook nog een tal van bijkomstige activiteiten die uitgevoerd moeten worden. Door de toenemende vraag naar plaatsen in verpleeghuizen het belangrijk dat er goede sturing gegeven wordt in deze sector.

Slim organiseren van de logistiek

Logistiek in de zorg wordt vaak gezien als een onderdeel dat veel tijd in beslag neemt. Dit is voor een gedeelte ook waar. Volgens een artikel in logistiek.nl[1] wordt in de verpleeghuizen tussen de 6 en 8% van de tijd besteed aan logistieke taken, zoals het inkopen van materialen. Deze taken worden vaak uitgevoerd door de zorgmedewerkers zelf. Die hebben echter nauwelijks tijd en aandacht voor een goede uitvoering, zoals het opvolgen van backorders. Dit heeft als gevolg dat er de volgende keer nog meer besteld wordt en de afdelingsvoorraden onnodig oplopen.

We hebben een interessant interview gehad met Sandy van der Sloot, een ervaren interim financial in de zorg. Zo werd ons duidelijk dat verschillende zorginstellingen al aan het inspelen zijn om de tijd die nodig is voor logistieke taken te reduceren. Zo gaf ze het volgende voorbeeld:

“in sommige organisaties wordt er gebruik gemaakt van een app waarmee de beschikbaarheid van bedden kan worden bijgehouden. De medewerkers kunnen in één oogopslag zien wie er op welke kamer ligt en welke bedden beschikbaar zijn”.

Door gebruik te maken van deze app heeft het zorgpersoneel met een telefoon of tablet overal toegang tot deze informatie, waardoor de tijd die nodig is voor bewoners logistiek afneemt.

Financiën en werkdruk

In de verpleeghuizen spelen de financiën een belangrijke rol bij het maken van beslissingen en de sturing van de organisatie. Hierbij is bijvoorbeeld de zorgverkoop een belangrijk onderdeel. De bekostiging van de zorg loopt via vier wetten: de Zorgverzekeringswet (Zvw), de Wet langdurige zorg (Wlz), de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. In het proces van zorgverkoop worden contracten afgesloten met zorgkantoren, zorgverzekeraars en gemeenten om de te leveren zorg te bekostigen. Hierbij dient de zorginstelling te voldoen aan de beleidsregels en gestelde kwaliteitseisen om in aanmerking te komen voor een contract.

Vooral in een periode waarin het coronavirus is opgedoken, is de werkdruk in de zorg heel hoog. Dit heeft als gevolg dat het ziekteverzuim onder de werknemers toeneemt, waardoor de werkdruk alleen maar groter wordt. Vaak moet er bij een hoog verzuimpercentage gekozen worden om externe (tijdelijke)krachten aan te trekken. Deze werknemers moeten ook weer ingewerkt worden en kosten over het algemeen het dubbele van eigen werknemers. De werkdruk met als gevolg ziekteverzuim kan in de zorg als een groot risico en bottleneck worden gezien.

KPI’s voor sturing in verpleeghuizen

Voor de bovenstaande onderdelen die binnen de zorg van toepassing zijn is het geven van sturing een uitdaging. Zo verschilt het per instelling of er bijvoorbeeld al van KPI’s gebruik gemaakt wordt. Sandy van der Sloot zei het volgende over het gebruiken van KPI’s in de zorg:

“Er wordt nog niet overal gestuurd op basis van KPI’s, maar dit is wel aan het veranderen. Het belang hiervan wordt steeds meer gezien. Het vaststellen van de juiste KPI’s is cruciaal en moet in lijn zijn met de doelstellingen van de organisatie. Als de KPI’s bepaald zijn, is het belangrijk om deze toegankelijk te maken op verschillende niveaus, bijvoorbeeld door presentatie in een dashboard (BI).”

De sturing in de verpleeghuizen is dus langzaam aan het veranderen.

De bedrijfsvoering in verpleeghuizen kan nog beter worden aangestuurd door middel van een juiste set aan KPI’s. Elk bedrijf en elke branche heeft zijn eigen KPI’s die worden bepaald uit de missie, visie en de kritieke succesfactoren.

Een voorbeeld van een (in sommige gevallen onbewuste) KPI in verpleeghuizen die in gebruik is, is het registreren van meldingen. Medewerkers hebben de gelegenheid om melding te maken van misstanden. Aan de hand van deze meldingen kunnen klachten worden ingediend en verzameld. Dit geeft de kans daar een verbeteractie op te ondernemen en zo sturing te geven.

Voor de sturing in een verpleeghuis zou je keuze kunnen maken aan de onderstaande basisset aan KPI’s. Deze zijn onderverdeeld in een viertal categorieën.

#	KPI - Omschrijving	Meeteenheid	Frequentie Meten
	Financieel
1.	Kostprijs per zorgplek	In euro’s €	Maand
2.	Ondertekende zorgplannen	Percentage %	Week
3.	Beschikbare budget voor uitvoering zorgtaken	In euro's	Maand
	Cliënten / Bewoners
4.	Het aantal opgenomen nieuwe bewoners	Aantallen #	Week of Maand
5.	Het aantal herstelde bewoners	Aantallen #	Week of Maand
6.	Het aantal overleden bewoners	Aantallen #	Week of Maand
	Interne Processen
7.	De doorlooptijd van bewoners	In dagen	Maand
8.	De bezettingsgraad van het aantal bedden/kamers	Percentage %	Wekelijks
9.	Ziekte/verzuim van medewerkers	Percentage %	Dagelijks
10.	Het aantal bewoners per FTE	Aantallen #	Week of Maand
11.	Het aantal benodigde FTE	Aantallen #	Week
12.	Het aantal aanvragen voor een zorgplek	Aantallen #	Week
13.	Verlenen van de juiste zorg / medicatie	Percentage %	Week
14.	De mate van invulling van de benodigde competenties onder de zorgmedewerker	Aantallen #	Maand
	Innoveren en Verbeteren
15.	Het aantal ingediende verbeterplannen	Aantallen #	Maand
16.	Tevredenheid van de bewoners	Percentage %	Maand / kwartaal

De KPI’s in de tabel zijn gerangschikt in de vier hoofdgroepen van de Balanced Scorecard: Financieel, Bewoners, Interne processen en Innoveren. Aan de hand van de bovenstaande KPI’s kan er een goede start gemaakt worden om jouw zorginstelling sturing te geven. Het is wel noodzakelijk om een keuze te maken welke van de KPI’s het meest urgent zijn voor de organisatie en dus een plek op het sturingsdashboard moeten krijgen. Voor de visualisatie van de KPI’s kunnen verschillende technieken en systemen helpen om dit mogelijk te maken, denk bijvoorbeeld aan een Business Intelligence tool als Power BI.

Zo bieden de KPI’s die betrekking hebben op financiën (Nr. 1,2 en 3) ondersteuning aan financiële besluiten die gemaakt moeten worden. Zo kan er aan de hand van de kostprijs per zorgplek en het beschikbare budget voor de uitvoering van zorgtaken een overzicht gemaakt worden.

Daarnaast geven de KPI’s over het aantal opgenomen, herstelde en overleden bewoners een beeld hoe de doorloop van bewoners in het verpleeghuis verloopt. Ook geeft de doorlooptijd van de bewoners een indicatie waarmee er een prognose gemaakt kan worden voor bijvoorbeeld het inplannen van bedden. Aan de hand hiervan kan er vervolgens een planning gemaakt worden voor het inzetten van de zorgmedewerkers. Ook de KPI’s over de bezettingsgraad en het aantal bewoners per FTE kunnen hierbij helpen. Uiteindelijk is een optimale balans nodig tussen aantal bewoners en aantal zorgmedewerkers.

Om in te spelen op de toenemende zorgvraag kunnen KPI’s niet ontbreken in het geven van sturing aan de organisatie. Zo kan er bijvoorbeeld veel tijd en geld bespaard worden bij het indelen van de bedden door een prognose te maken hoeveel nieuwe bewoners er verwacht kunnen worden. Door bijvoorbeeld de tevredenheid van de bewoners te meten en het aantal ingediende verbeterplannen op te tellen (bedrijfscultuur) kan er een prettige en positieve werk- en woonomgeving ontstaan in het verpleeghuis.

KPI’s komen de kwaliteit van de zorg ten goede

Werken met KPI’s heeft nog wel eens de naam ‘dat we dan te zakelijk bezig zijn’. Daarom moet bij de invoering goed rekening gehouden worden met vertellen waarom je KPI’s gebruikt en wat je meet. Het meten kan nooit een doel op zich zijn! Houd in het achterhoofd dat het hier gaat over het meten van activiteiten van mensen die het druk hebben met uitvoering van zorgtaken. Mits goed gebruikt, kunnen de getallen die uit de KPI’s komen juist de kwaliteit van de zorg in het verpleeghuis voor de bewoners ten goede komen. Dat vraagt een ragfijn samenspel van alle betrokkenen

Aan de slag

Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesvol maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI's, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad programma ontwikkelt.

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, en hoe dat kan werken in de zorg, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking tussen Eldert de Jager en Laurence Janse van HighQ

Noten:

[1] Bron: https://www.zorgvoorbeter.nl/veranderingen-langdurige-zorg/cijfers-vergrijzing

[2] Bron: https://www.logistiek.nl/supply-chain/blog/2018/11/zorginstellingen-boek-vooruitgang-door-logistiek-los-te-laten-101166000

Neem contact op