Met BPI’s (Business Prestatie-Indicatoren) meten we hoe de business zich ontwikkelt. Met KPI’s (Kritieke Prestatie-Indicatoren) meten we het succes van de strategie. Maak dus onderscheid tussen BPI’s en KPI’s, omdat niet alles even belangrijk is maar je wel wilt weten wat de voortgang is.
Niet alles kan even belangrijk zijn, toch willen we dat nog wel eens vergeten in onze wens om alles maar te meten en zichtbaar te maken. Daarom zien we te vaak volle dashboards met parameters die de KPI’s van de organisatie moeten aanduiden. Echter na ontvangst van het dashboard of de link naar de online versie in de inbox van de manager verdwijnt het dashboard zonder actie in het mapje ‘archief’
We hebben gesproken met controllers die druk zijn met opstellen van rapportages met daarop lange lijsten aan de ‘KPI’s. Bij navraag over de actie daarop blijkt dan dat naar de meeste KPI’s niet gekeken wordt. Terwijl er wel gezegd werd om met indicators te komen.
Zonde van de tijd en energie.
Maak onderscheid in wat belangrijk is voor de strategie en wat voor de dagelijks operatie
Hoe kan dat dan zo gebeuren? Immers een KPI is een kritieke variabele die aangeeft wat de essentiële prestatie is om tot succes van de organisatie te komen. Dan zou het toch aandacht moeten hebben? De belangrijkste oorzaak is naar ons idee dat managers niet kunnen beslissen in wat nu echt belangrijk is en wat minder. Dat komt veelal omdat de managers niet aangesloten zijn bij de strategische keuzen van de organisatie. Er staan dan te veel KPI’s op het dashboard. Daardoor versnippert de aandacht.
En toch kun je niet zeggen dat van wat gemeten wordt alles overbodig is indien het niet 1 op 1 aansluit op de strategie. Een aantal zaken moet je nu eenmaal meten om te weten of processen lopen. Denk bijvoorbeeld aan het aantal afgehandelde calls op een call center, het aantal binnengekomen patiënten op de IC, of het percentage treinen dat op tijd vertrekt.
Het ene wat je meet is belangrijker dan het andere, hoe dat zichtbaar te maken?
Voorkom overkill op je dashboard met alleen KPI's
Als je onderscheid maakt in parameters die aangesloten zijn bij de strategie en deze de KPI’s noemt en dat je vervolgens alle ander parameters BPI’s noemt, dan wordt het al een stuk overzichtelijker. Business Prestatie-indicatoren, oftewel BPI’s, meten bepaalde activiteiten en bieden daardoor inzicht in de mate waarin een bepaald proces wordt uitgevoerd. Ze hoeven alleen niet op het allerhoogste niveau van de organisatie behandeld te worden.
Een voorbeeld.
Ziekteverzuim wordt nagenoeg in alle organisaties gemeten. Veelal wordt dat gedaan door de afdeling HR. Dit is een typische PI die nagenoeg altijd gemeten wordt. Als het ziekteverzuim dan binnen de doelen valt, dan is het niet strategisch om het ziekteverzuim op het dashboard als KPI op dashboard te plaatsen. Het heeft geen bijzondere aandacht nodig. We noemen dan het ziekteverzuim een BPI.
Mocht het zo zijn dat het ziekteverzuim gierend uit de hand loopt en het de volle aandacht verdient van het management, dan wordt deze BPI gepromoveerd tot KPI. Kijk dan wel even wat dan van het dashboard af kan. Immers niet alles kan even belangrijk zijn.
WE WETEN DAT OM TOT EEN BESLISSING TE KOMEN, VAAK VIJF TOT ZEVEN FACTOREN VOLDOENDE IS, OF ZELFS MAXIMAAL. DAAROM MOET JE OOK HET AANTAL KPI’S BEPERKEN. WERKEN MET BPI’S VERSUS KPI’S IS DAN DE OPLOSSING.
Maak dus onderscheid in zaken die direct aan de strategie zijn gekoppeld en datgene wat je nodig hebt om je dagelijkse operatie aan te sturen. En spreek af met elkaar dat je altijd kijkt en actie neemt op de KPI’s.
Aan de slag
Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesval maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI’s, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad Programma ontwikkeld.
Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.
