Het werken met KPI’s betekent ook het nadenken over het stellen van doelen. Voor ieder type organisatie is dat van toepassing, ongeacht de omvang van het bedrijf of de aard van de activiteiten.
Kompastips vormen praktische suggesties bij het toepassen van het Rode Draad programma en dagelijks sturen met KPI’s en Dashboards.
Een gevleugelde uitspraak is wel “een auto bestuur je door het kijken door de voorruit en niet door de achteruitkijkspiegels”. En toch is dit is iets wat we vaak doen. We kijken naar cijfers van voorgaande perioden om een idee te hebben of het nu goed gaat. We vergelijken resultaten met een jaar terug, terwijl nu de wereld al veranderd is.
Ga je aan de slag met het werken met Kritieke Prestatie-Indicatoren (KPI’s) dan is dat met de bedoeling om de voortgang op de ontwikkeling van de strategische prioriteiten zichtbaar te maken. Daartoe zijn Kritieke Succesfactoren opgesteld die de focus van de organisatie voor de komende periode duiden. Die geven de actierichting aan.
Daarom moet iedere KPI voorzien worden van een doel of norm, anders is het geen KPI.
Zonder een doel hoort een KPI niet op een dashboard thuis. Immers, met de KSF was al de actierichting uitgedrukt, bijvoorbeeld ‘Verbeteren van de betrouwbaarheid van levering’, met de KPI geef je daar inhoud aan. De KPI moet dan ten eerste de mate van leverbetrouwbaarheid meten, maar ten tweede aanduiden of deze verbetert. Je zult dan bijvoorbeeld als baseline de mate van leverbetrouwbaarheid van het huidige jaar nemen, stel dat deze 89% percent is. Het doel voor het volgend jaar kan een score zijn van 92%. Dan is er sprake van een verbetering.
Omgekeerd is dat ook het geval. Geeft de KSF bijvoorbeeld aan ‘Verlagen van het aantal klachten’, dan moet de KPI tot uitdrukking brengen dat het doel voor de eerstvolgende meetperiode lager is dan de voorgaande periode. Heeft een KPI geen doel, dan is het niet duidelijk of er actie is gewenst of niet, als de KPI een bepaalde ontwikkeling laat zien. Het is lastig om de urgentie over te brengen. We kijken naar iets, waarvan we niet weten hoe ongerust of tevreden we moeten zijn met de getoonde ontwikkeling. Een meetbare doelstelling is normerend: het is een maat voor de kwaliteit van de te leveren inspanningen. Is er geen score van een voorgaande periode beschikbaar, doe dan zo mogelijk een nulmeting, om de startsituatie te bepalen.
Een KPI zonder doel is een Business Performance Indicator (BPI) zonder directe actie
Natuurlijk kun je zaken in de organisatie zichtbaar maken met allerlei financiële en operationele indicatoren, uitstekend zelfs. Alleen wanneer er geen doel aan gekoppeld is, dan geven we er de voorkeur aan om een dergelijke indicator een BPI te noemen, een Business Performance Indicator. Dan is direct duidelijk dat je iets meet om de ontwikkeling zichtbaar te maken, maar dat er geen doel is aan gekoppeld.
Immers als er een doel is gekoppeld aan de indicator, dan mag ook verwacht worden dat er actie plaats vindt zodra er sprake is van een afwijking op het doel. Dat is juist een van de kenmerken van een KPI: aan iedere KPI is een KPI-eigenaar gekoppeld. Dat is bij een BPI niet of minder het geval.
Aan de slag
Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesval maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI’s, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad Programma ontwikkeld.
Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak in het werken met KPI's, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.
