In het werken met KPI’s betekent het ook onderscheid maken in financiële KPI’s en operationele KPI’s. Dat is voor ieder type organisatie van toepassing, ongeacht de omvang of aard van de activiteiten.
Kompastips geven praktische tips bij het dagelijks sturen met KPI’s en Dashboards binnen Het Rode Draad Programma
KPI vertalen naar het proces
In de praktijk zien we vaak dat (financiële) KPI’s ten behoeve van het topmanagement zonder meer worden vertaald naar het lager management. Als een KPI niet is vertaald naar wat er in het proces moet worden geregeld, is een KPI niet of slechts gedeeltelijk beïnvloedbaar door de aangewezen verantwoordelijke. Bij het formuleren van kritieke succesfactoren is de Balanced Scorecard leidend. Door per perspectief KSF’s vast te stellen, krijg je als vanzelf per perspectief KPI’s die daarmee samenhangen. In plaats van enkel financiële KPI’s, krijg je ook procesgerichte KPI’s. Procesgerichte KPI’s hebben betrekking op de uitvoering van werkzaamheden of de keten van activiteiten. Denk bijvoorbeeld aan de ontvangst van een order tot en met de levering ervan, of aan de inschrijving en opname van een patiënt in het ziekenhuis tot en met het het ontslag na herstel. Procesgerichte KPI’s zijn meer gericht op de toekomst en zorgen ervoor dat je beter kunt inschatten wat je moet doen om de KPI te verbeteren: oorzaak en gevolg zijn helder in beeld. Procesgerichte KPI’s koppel je vaak aan resultaatgerichte prestatie-indicatoren, zoals het verminderen van de doorlooptijden van de productiecyclus. Natuurlijk gevolg is dat je daarmee de voorraden en het kapitaalbeslag, gekoppeld aan een verhoging van de kasstromen, verlaagt.
Daarom is het zo relevant om onderscheid te maken tussen KPI’s die financieel van aard zijn of dat ze betrekking hebben op operationele activiteiten, het proces.
De financiële maatstaven hebben betrekking op de bekende financiële informatie en kengetallen. Voorbeelden van KPI’s die financiële prestaties meten:
- omzet
- brutomarge
- resultaat voor belastingen
- rendement op investeringen (ROI)
Veelal worden financiële KPI’s uitgedrukt in euro’s of percentages zoals bij de ROI.
Operationele KPI’s hebben betrekking op de efficiency en de effectiviteit van activiteiten en processen. Voorbeelden van KPI’s die operationele prestaties meten:
- leverbetrouwbaarheid
- doorlooptijd van aanvraag offerte
- productiviteit van monteurs
- telefonische bereikbaarheid van de helpdesk
Bovendien zijn een aantal maatstaven bepalend voor de klantgerichtheid van het bedrijf en daarmee de waardering door klanten. Denk daarbij aan de score van
- klanttevredenheid
- de retentie
- het aantal ontvangen klachten
KPI’s kunnen enkelvoudig of samengesteld van aard zijn. In geval van enkelvoudige KPI’s meet je veelal de aantallen of het bedrag in euro’s wordt gerapporteerd. Samengestelde KPI’s bestaan in de formule uit een teller en een noemer. Daar is een rekenregel voor nodig. Hou daar rekening mee bij het ontwerpen van het dashboard en het verwerken van data.
Procesgerichte KPI’s verhogen de motivatie van medewerkers.
Procesgerichte KPI’s verhogen de motivatie van medewerkers omdat de aandacht niet ligt op verantwoording afleggen, maar op verbeteringen inbrengen op zaken die medewerkers kunnen beïnvloeden. Geef medewerkers daarom beïnvloedingsmacht en zorg ervoor dat ze gemotiveerd blijven door hun eigen doelen en ambities te koppelen aan die van de organisatie.
Aan de slag
Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesval maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI’s, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad Programma ontwikkeld.
Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak om te komen tot de juiste KPI's, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.
