Bij het werken met KPI’s voor je dashboard kun je niet zonder doelen. Doelen geven richting aan de acties. Hoe bepaal je nu de doelen? We geven de vijf stappen om te komen tot een SMART doel voor de KPI.
Deze Kompastip geeft praktische tips bij het dagelijks sturen met KPI’s en Dashboards binnen het Rode Draad Programma.
In deze Kompastip leggen we uit hoe je in vijf stappen doelen op de KPI bepaalt. In Kompastip #8 schreven we dat “Een KPI zonder doel of norm geen KPI” is. Want bij het werken met Kritieke Prestatie-Indicatoren (KPI’s) is het de bedoeling om met de KPI’s de voortgang op de ontwikkeling van de strategische prioriteiten zichtbaar te maken. Deze zijn zichtbaar door de Kritieke Succesfactoren.
Als we het heel puriteins benaderen dan zijn KPI’s op het dashboard waar geen doelen bij staan, geen KPI’s in de zuivere zin van het woord. Dit zijn de BPI’s ook wel Business Prestatie-Indicatoren. Met de BPI maak je zichtbaar wat de ontwikkeling is van de business of van wat dan ook, maar zet je het niet af tegen een doel.
Daarmee is het voor de kijker thuis lastig te bepalen wat hij of zij er mee moet. De trend is neerwaarts. Dus? De lijn is opgaand. Dus? De cijfers kunnen prima zijn, of juist verontrustend, maar dat wordt dus een kwestie van interpretatie. Daarmee wordt de beoordeling van de ontwikkeling van de KPI subjectief. De onderliggende actie om een bepaalde trend te keren sneeuwt onder. Dit mechanisme werkt nagenoeg bij alle getoonde grafieken van welk onderwerp dan ook. Dat is van toepassing van grafieken van macroniveau tot microniveau. Denk bij macro niveau aan zichtbaar maken van de ontwikkeling van het BNP, de CO2 of het aantal IC opnamen in het ziekenhuis door corona. Denk daarbij aan microniveau als het gaat om jouw bedrijfscijfers of de grafiek met het aantal bezoekers van de website. Zonder doelen, geen echte motivatie van actie.
DUS WE HEBBEN DOELEN NODIG. HOE PAK JE DAT NU AAN? VIJF STAPPEN:
1. Zet de feiten op een rij, start met meten
2. Visualiseer en beoordeel de trend
3. Koppel doel aan de strategie en beleid
4. Beoordeel de haalbaarheid
5. Stel KPI-eigenaren aan voor de actie
En het bijzondere is: mensen die doelen stellen, blijken later ook nog succesvoller te zijn.
De vijf stappen nader toegelicht
1. Zet de feiten op een rij, start met meten
Wat zijn de feiten? Je moet eerst weten waar we het over hebben. Anders krijgen we een Babylonische spraakverwarring. Als we het over KPI’s hebben, van omzet tot leverbetrouwbaarheid, van aantal nieuwe klanten tot ziekteverzuim, start altijd eerst met het verzamelen van de data. Je moet precies weten wat je meet. De bronnen kennen en weten wat de definities zijn van de KPI’s. Niets is vervelender dan dat bij het vergelijken tussen de gepresenteerde data en het vergelijk met de doelen de onderliggende data niet blijken te kloppen.
Dit lijkt zeer logisch, maar in de praktijk is het lastiger. Een paar voorbeelden. Hoe meet je de brutomarge van een bedrijf? Dat haal je uit de administratie. Dan moet je weten welke grootboeken er in de definitie zijn opgenomen, welke artikelgroepen en wat doe je met kostprijsverschillen? Dat vraagt de juiste koppeling naar de administratie. Hoe meet je de leverbetrouwbaarheid? Dan moet je uit het logistieksysteem data beschikbaar hebben over zendingen, pakketjes, pick-ups en aflevermomenten.
2. Visualiseer en beoordeel de trend
Zet vervolgens de data op een rij en maak er daarbij bij voorkeur een grafiek van. Het werkt nu eenmaal zo dat we makkelijk getallen in een plaatje zien dan in een tabel. Je ziet dan makkelijker patronen, uitschieters naar boven of juist naar onder. Als er een trend zichtbaar wordt, dan kun je beoordelen of dat wenselijk is. Dat zegt al iets over de verbeterrichting. Probeer de oorzaak van de trend goed te begrijpen. Wellicht wordt deze beïnvloedt door eenmalige uitschieters
3. Koppel doel aan beleid en strategie
Vervolgens kom je op een punt dat het doel wordt bepaald. Dat kan uitgedrukt worden in aantallen, percentages, in geld of iets anders, net als waarop de KPI’s wordt uitgedrukt.
Het doel gaat over wat je wilt behalen. Dit jaar of wat je volgende jaar wilt bereiken. Bij voorkeur wordt het doel gekoppeld een strategische doelstelling. Dat kan zijn het vergroten van de leverbetrouwbaarheid, het uitbreiden van het marktaandeel, meer nieuwe klanten, lager ziekteverzuim, et cetera. Iets wat inspireert.
4. Toets de haalbaarheid
Door de actuele cijfers naast het doel te plaatsen, ontstaat een beeld of het doel haalbaar is. En knip dat doel op in stukken, bijvoorbeeld per maand. Stel dat de huidige leverbetrouwbaarheid 90% is en het management vindt dat het doel 100% op tijd zou moeten zijn, dan zie je direct een enorm verschil en twijfels op haalbaarheid. Je mag best ambities hebben, maar een heel jaar lang tegen een rode smiley aankijken is verre van motiverend. Natuurlijk verwacht de klant 100% op tijd leveringen, maar als de organisatie komt van 90% dan is 95% in 12 maanden wellicht al een hele goede stap, afhankelijk van de situatie.
De haalbaarheid wordt ook bepaald door de achterliggende middelen om het doel te realiseren. Als de afdeling Verkoop op pad wordt gestuurd met de boodschap om volgend jaar 20% meer te gaan doen, maar zonder extra mankracht, nieuwe producten en marketingbudget dan wordt wel heel veel inventiviteit gevraagd van het team. Demotivatie ligt dan op de loer.
5. Stel KPI-eigenaren aan voor de actie
Voor het realiseren van de doelen op de KPI is een actiehouder nodig. Die noemen we KPI-eigenaar. Iedere KPI moet een eigenaar hebben, van hoog tot laag. Zijn de verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden niet afdoende geregeld, dan is de waarschijnlijkheid van realisatie veel lager, want wie neemt actie bij een afwijking? Juist. De KPI-eigenaar!
De slimme KPI
En zo maak je de KPI en de doelen SMART: de KPI is specifiek, meetbaar, aanvaardbaar, realistisch en tijdsgebonden.
En belangrijk: het realiseren van doelen doe je met elkaar. Vraag elkaar en het team om hulp .
Zie nog het leuke filmpje van Expert Academy: https://youtu.be/SY-yXC7dJnQ
Aan de slag
Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesvol maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI’s, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad Programma ontwikkeld.
Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.
