Kompasteam.nl

Kennis en informatie borgen? Maak een SPOT

06 Jun 2023 16:14 By Gerard Kuijpers
In bedrijven gaat veel informatie en documentatie rond. Denk bijvoorbeeld aan managementrapporten, voortgangs- en projectrapporten, overzichten, checklists, procesbeschrijvingen, werkinstructies en nog veel meer. Meestal sturen we die ter informatie rond als bijlagen bij e-mails. Dan kan iedere ontvanger erop reageren en gewijzigde versies rondsturen. Met als gevolg allerlei versies die rondzwerven en discussies over de diverse wijzigingen. 
Als er niet één centraal persoon is die bepaalt wat nou de uiteindelijke versie wordt resulteert dat al snel in een chaos.
Hoe voorkomen we dat? Hoe zorgen we dat we allemaal de meest recente versie ter beschikking hebben? Wat kunnen we doen om verwarring en discussies te voorkomen? 
Het antwoord is heel simpel en in heel veel bedrijven ook direct beschikbaar: we moeten een SPOT maken.

Single Point Of Truth

“Wat is een SPOT?” hoor ik u vragen. SPOT staat voor Single Point Of Truth en is de enige plek (Single Point) waar we de juiste en meest recente versie van een stuk informatie (Truth) neerzetten en onderhouden. Zo’n Single Point Of Truth kan bijvoorbeeld een SharePoint zijn, een Google Docs omgeving of een ander platform waar we documenten en andere informatie kunnen delen. Het Kompasteam gebruikt hiervoor Zoho Workdrive, maar laten we als voorbeeld even focussen op de mogelijkheden van Microsoft 365.

Rechten

Bedrijven die Microsoft 365 (Word, Excel e.d.) gebruiken hebben Teams en SharePoint er vrijwel altijd bij. Met Teams kun je niet alleen met je Team communiceren (Chat, bellen, video conferencing, documenten delen), maar het is ook de voornaamste manier waarop de rechten binnen de Microsoft 365 omgeving worden ingesteld. Dat gebeurt door middel van de “kanalen” onder elk Team.

Elk Team heeft een Algemeen kanaal en je kunt er ook nog andere kanalen onder hangen, bijvoorbeeld met slechts een deel van de medewerkers van dat Team of zelfs met mensen van andere Teams. En elk kanaal heeft een eigen SharePoint omgeving waarvan de rechten worden bepaald door het betreffende kanaal. Zo heeft het Team Administratie (Kanaal “Algemeen”) een bijbehorende SharePoint omgeving waar alle mensen van het Administratie Team toegang toe hebben. 
Dat betekent dat documenten binnen zo’n SharePoint omgeving alleen ter beschikking staan van de juiste medewerkers. 

Platform voor overzicht en toegang

Je kunt in SharePoint ook een website opzetten voor bijvoorbeeld de communicatie met het Team. Op die website kun je documenten in een Library zetten, allerlei informatiepagina’s, nieuws, evenementen, contactgegevens en nog veel meer laten zien. Met zo’n website als platform kun je gebruikers heel gebruikersvriendelijk en overzichtelijk toegang tot informatie en documten bieden.

Een mooi voorbeeld dat ik recent voor een logistieke klant heb opgezet is een SharePoint website met proces flows en -beschrijvingen, werkinstructies, onboarding informatie en allerlei documenten die de medewerkers nodig hebben. 

Samenwerken

Het mooie is dat van al die informatie en documenten altijd de meest recente versie online staat. Met Office 365 en ook in Google Docs bewerk je documenten direct online, je hoeft ze niet naar je eigen PC te halen. Je kunt zelfs tegelijkertijd met meerdere gebruikers aan hetzelfde document werken. En in elk document is versiebeheer ingebouwd. Je kunt precies achterhalen wie wat wanneer gewijzigd heeft. En als het helemaal moet kun je eenvoudigweg een eerdere versie terugzetten en alle wijzigingen van daarna weggooien. 

Een voorbeeld van hoe we dit kunnen gebruiken is een checklist voor de administratieve maandafsluitingscyclus. Daarin kunnen alle administratieve medewerkers zelf aangeven wat ze al afgehandeld hebben. Daardoor is er in een oogopslag overzicht van de voortgang van de maandafsluiting.

Versiebeheer

Samen tegelijk aan één document werken is misschien iets waar we even aan moeten wennen, maar het nut mag duidelijk zijn. We hebben altijd de meest recente versie van de benodigde informatie tot de beschikking. De rechten voor wie mag lezen, bewerken of zelfs verwijderen zijn op diverse niveaus in te stellen. En de wijzigingen zijn gemakkelijk te traceren en eventueel zelfs terug te draaien. 

Zo zorgen we ervoor dat we er geen verwarring meer ontstaat over welke versie we moeten gebruiken, wie nou wat heeft gewijzigd en waar dat ene document nou staat. We werken altijd met de meest recente versie van een document waar we bijvoorbeeld een snelkoppeling naartoe kunnen opslaan. 

We hebben slechts één plek waar de informatie staat en slechts één versie van de waarheid, we hebben een Single Point Of Truth.

Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.

Neem contact op

Gerard Kuijpers

Tags :
Categories :
Zelf ervaren?

Neem gerust contact met ons op.
Dan plannen we een online gesprek met u in.

Contact

Kompasteam B.V.
Parklaan 17
3262 EW Oud-Beijerland

085 - 0480 10 50
info@kompasteam.nl

Privacyverklaring

Op de hoogte blijven?
​Meld u dan aan voor een maandelijks overzicht met Blogs, Tips & Tricks
Aanmelden
© 2023 Kompasteam B.V.