Voor het monitoren van de financiële prestaties zijn KPI's nodig die passen bij de het type bedrijf. Met de KPI Brutomarge % houdt je zicht op de winstgevendheid van de omzet. Deze KPI zien we veel in commerciële omgevingen op het dashboard. Alle reden om er in dit artikel aandacht aan te schenken.
Bij het werken met KPI’s voor je dashboard is het zaak om de juiste KPI’s te kiezen en ze juist te definiëren. In deze Kompastip leggen we uit hoe je de winstgevendheid van de omzet kunt meten. De KPI die daarvoor gebruikt wordt heet het Brutomarge Percentage.
We nemen de volgende aspecten door:
- Waarom zou je het brutomarge percentage willen meten?
- Hoe meet je het brutomarge %?
- Wanneer is de brutomarge een Kritieke succesfactor?
- Hoe het doel te bepalen van deze KPI?
- Hoe zichtbaar te maken op het dashboard?
- Wie is verantwoordelijk voor de brutomarge?
1. Waarom zou je het brutomarge percentage willen meten?
Je kunt veel verkopen, maar als dat te weinig oplevert om de bedrijfskosten en andere kosten te dekken, dan leidt het bedrijf verlies. Als je producten of diensten verkoopt, dan wil je daar graag wat aan over houden. De eerste winstverbetering begint veelal bij het vaststellen hoe de winstgevendheid van de omzet kan worden verhoogd. Kun je nog wat doen aan de prijs of moet je het zoeken in de kostprijs? Het brutomarge percentage geeft een indicatie hoe winstgevend de omzet is. Daarmee is deze KPI vooral relevant in omgevingen waar producten worden geleverd.
2. Hoe meet je het brutomarge %
Om de brutomarge uit te rekenen zijn een drietal variabelen nodig:
- Het bedrag van de omzet in een bepaalde periode
- Het bedrag van de kostprijs van de omzet in die periode
- Het bruto-omzetresultaat
De omzet is het gefactureerde bedrag aan klanten van de geleverde producten en diensten in een bepaalde periode. Je kunt wel leveren, maar als je er geen factuur achteraan stuurt heb je geen omzet.
De kostprijs is het bedrag dat de geleverde en gefactureerde producten en diensten hebben gekost. Producten hebben veelal een verkoop- en kostprijs. Daarnaast zijn er nog allerlei andere kosten die bij de kostprijs horen zoals inkomende en uitgaande vrachtkosten, opslagkosten, afwaardering van voorraad, et cetera. Het zijn kosten die we niet toerekenen aan de operationele bedrijfskosten.
Het bruto-omzetresultaat is dan het resultaat van de omzet minus de kostprijs. Vervolgens delen we het bruto-omzetresultaat door de omzet en dat levert een percentage op.
Een rekenvoorbeeld
Een rekenvoorbeeld om het wat meer aanschouwelijk te maken.
Stel we zijn vijf perioden onderweg en we willen weten hoe we er voor staan per mei. Wat we willen weten is wat de marge was per maand en hoe deze er na vijf maanden uit ziet.
| Periode | Cumulatief | ||
| 1. | Omzet | 10.002.900 | 51.014.790 |
| 2. | Kostprijs van de Omzet | 6.501.800 | 31.533.730 |
| 3. | Bruto-omzetresultaat | 3.501.100 | 19.481.060 |
| 4. | Brutomarge % | 35,0% | 38,2% |
We zien in de tabel dat de marge in de maand mei met 35% lager was dan de voorgaande maanden, omdat het totaal van de brutomarge na vijf maanden uitkomt op 38,2%. Dit vraagt een nadere analyse van de omzet en de kostprijs. Wat hier ontbreekt in de tabel is een vergelijk met de doelen. Dat heb je nodig om echt een zinvolle vergelijking te kunnen maken. En wat hier ook ontbreekt is de prognose. Waar komen we dit jaar op uit als we zo door gaan?
3. Wanneer is de brutomarge een Kritieke succesfactor?
Binnen de Balanced Scorecard (BSC) kennen we vier perspectieven.
1. Financieel
2. Klanten en propositie
3. Interne processen
4. Leren & Innovatie
De brutomarge valt binnen het financieel perspectief
KPI’s kunnen worden onderscheiden in een aantal types;
- Resultaat KPI
- Calculatie KPI’s
- Actie KPI
De KPI Brutomarge is een typische calculatie KPI, omdat deze gemeten wordt door het bruto-omzetresultaat te delen door de omzet.
Deze KPI is met name belangrijk als we zien dat de ontwikkeling van het bruto-omzetresultaat achter blijft bij de omzet, de winstgevendheid loopt dan terug. We zien dan deze KPI op het dashboard verschijnen, maar door de aard van de KPI, Financieel perspectief in combinatie met berekening via calculatie. Moet er altijd een tweede KSF aangekoppeld worden binnen het perspectief van klanten en/of interne processen. Welke KSF te kiezen hangt af van de analyse.
Kies voor 1 of 2 KSF’s die de meeste impact maken en ga die meten met de KPI’s. Bij voorbeeld:
- Afscheid nemen van artikelen en/of klanten met een lage brutomarge.
- Toevoegen van artikelgroepen met een hoge brutomarge.
- De verkoopprijzen verhogen van de producten en de kostprijzen gelijk houden.
- Verlagen van de kostprijzen door allerlei maatregelen te bepalen binnen de interne processen zoals inkoop, fabricage, logistiek et cetera
4. Hoe het doel bepalen van deze KPI?
Omdat deze KPI een resultaat is van de omzet minus de kostprijs zijn er diverse variabelen om naar te kijken. Kijk naar trends. Probeer te achterhalen wat er leeft bij klanten en in de markt. Ken de eigen interne cijfers.
De meest eenvoudige aanpak is om eerst vast te stellen wat de huidige samenstelling is van de omzet. Uit welke artikelgroepen bestaat de omzet?
Bepaal dan de brutomarge per artikelgroep.
En stel dan het doel van de omzet vast voor volgende jaar. Bepaal dan het gewenste brutomarge% per artikelgroep en daarmee wordt ook de kostprijs bepaald. Bereken vervolgens de totale kostprijs en dan worden zowel de brutomarges per artikelgroep duidelijk als wel de totale brutomarge.
5. Hoe zichtbaar te maken op het dashboard?
De KPI brutomarge % wordt veelal zichtbaar gemaakt op het dashboard in een grafiek samen met de ontwikkeling van de omzet of het bruto-omzetresultaat.
Hier zien we een toename van de omzet tot het jaar 2022 waarbij de brutomarge min of meer gelijk blijft. Het bruto-omzetresultaat zal in absolute waarde wel toenemen, maar als ook de operationele kosten stijgen, dan zal ook het bedrijfsresultaat nauwelijks stijgen. In de figuur is voor 2021 een gesteld om de brutomarge te verhogen. Het doel is dan om de brutomarge te verbeteren met 1%.
6. Wie is verantwoordelijk voor de brutomarge?
En dan komt het aan op de praktijk. Als het doel van de KPI is om de brutomarge te verhogen met bijvoorbeeld 1%, wie is de dan de KPI-eigenaar? Wie in de organisatie is dan verantwoordelijk voor de acties?
De keuze van de KPI-eigenaar hangt dus mede samen met de gekozen KSF en de bijbehorende initiatieven. Als de KSF is om de kostprijzen te verlagen dan zal het iemand in de fabricage of logistiek zijn die dat gaat aanpakken. Als de KSF is om afscheid te nemen van bepaalde verlieslatende klanten, dan zal het iemand van de afdeling verkoop moeten zijn en als de KSF is om de verkoopprijzen te verhogen, dan kun je denken aan de afdeling Marketing, omdat via een campagne de propositie naar de markt moet worden verbeterd.
En uiteraard worden met iedere KPI-eigenaar concrete actieplannen afgesproken om te zorgen dat de uitvoering een succes wordt.
Pas de aanpak met meten van KPI’s toe binnen de organisatie. Let wel op een goede mix van de KPI’s. Koppel er motiverende doelen aan.
Wilt u meer weten hoe te in uw organisatie met KPI's zoals Brutomarge aan de slag te gaan?
Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesval maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI’s, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad Programma ontwikkeld.
Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.
