In geen enkele organisatie gaat alles perfect. Er is altijd wel iets te verbeteren. De vraag is vaak: waar te beginnen? Wat zijn onze grootste problemen en uitdagingen? Waar zitten de Quick Wins? Hoe zorgen we ervoor dat alles straks goed op elkaar afgestemd is? Voor het beantwoorden van die vragen heeft het Kompasteam de HelicopterView ontwikkeld.
Maar wat is dat dan, hoe werkt die HelicopterView en wat hebben we er precies aan?
Om dat uit te leggen kunnen we het beste beginnen met een voorbeeld uit praktijk.
Een voorbeeld uit de praktijk
Een aantal jaren geleden werd ons door de DGA van een mooi bedrijf in het oosten van het land gevraagd eens mee te denken.
Sinds de oprichting had dit prachtige familiebedrijf altijd winst gemaakt en daarom werd er weinig aandacht geschonken aan de financiële cijfers. Die waren toch goed? Totdat de accountant opeens met de nare mededeling kwam dat het vorige jaar met een negatief resultaat was afgesloten. Hoe kon dat nou, waar lag dat aan?
De accountant gaf een mooi wollig antwoord dat erop neer kwam dat door het gebrek aan detailinformatie in de administratie er eigenlijk een soort black box was gecreëerd.
Er kwam geld in en er ging geld uit, maar normaal gesproken bleef er dan genoeg over. Nu dat niet het geval was kon niemand verklaren waarom dat zo was. Het bedrijf had een flink aantal verschillende afdelingen en activiteiten. Waar werd nou geld mee verdiend en waar liet men het liggen?
De ondernemer en zijn MT werkten zich elke dag in het zweet om brandjes te blussen, maar misten de "helicopter view" van hun eigen bedrijf. Misschien herkent u zich wel in deze situatie en leeft dit in uw eigen bedrijf ook in meer of mindere mate.
Het uiteindelijke doel is te komen tot een bedrijf dat
meetbaar en bestuurbaar is met een duidelijke focus.
meetbaar en bestuurbaar is met een duidelijke focus.
Speciaal hiervoor heeft het Kompasteam de HelicopterView ontwikkeld. Met deze scan wordt een aantal onderdelen van het bedrijf doorgelicht en het resultaat is als een spiegel die uw bedrijf voorgehouden wordt.
Hoe werkt zo'n HelicopterView quickscan?
De HelicopterView is meedogenloos maar objectief. Hij laat zien waar het goed gaat en waar het niet goed gaat zonder dat daar een waardeoordeel aan hangt. En het kan een startpunt zijn voor gerichte verbeteringen, precies afgestemd op de pijnpunten en zwakke plekken.
De gebieden die we doorlichten zijn dezelfde als de gebieden die we in het programma De Rode draad aanpakken:
- Bewustzijn van Sterkte en Zwakke punten, Kansen en Bedreigingen
- Focus op de juiste Kritieke Succesfactoren (KSF's)
- Een Mindset van geleidelijke verbetering
- Data- en informatiestromen ter ondersteuning van de KSF's
- Organisatie en processen die de KSF's mogelijk maken
- Een KPI-dashboard dat aansluit op de KSF's
- Duidelijke ambities en inspirerende doelen
Het uiteindelijke doel is te komen tot een bedrijf dat meetbaar en bestuurbaar is met een duidelijke focus.
De meetbaarheid bereiken we door te kijken naar de KSF's, data en informatiestromen, en KPI's.
De meetbaarheid bereiken we door te kijken naar de KSF's, data en informatiestromen, en KPI's.
De bestuurbaarheid (flexibiliteit) bereiken we door te kijken naar de Mindset en de Organisatie.
En de focus verbeteren we door het bewustzijn van sterke en zwakke punten, kansen en bedreigingen en het formuleren van duidelijke ambities en inspirerende doelen.
In een uitgebreide vragenlijst beantwoorden u en/of uw MT afzonderlijk een aantal vragen waarmee we een duidelijk beeld schetsen van elk van de eerder genoemde zeven gebieden. De Heatmap laat door middel van kleuren goed zien waar het goed gaat en waar er werk aan de winkel is. En in de onderliggende detailrapportage ziet u precies waar dat door komt.
En toen?
En hoe ging het nu verder met het verlieslijdende familiebedrijf?
Door de "Heatmap" van de rapportage werd al snel duidelijk dat de problemen met name zaten in de administratieve processen, de kennis van de medewerkers, de gebruikte systemen en de informatievoorziening. De aansturing van het bedrijf (de managementstijl) zorgde niet voor een gewenste cultuur en ook dat werd duidelijk zichtbaar in de rapportage.
De DGA kreeg met de HelicopterView een beeld van het bedrijf waarin hij en zijn MT zich duidelijk herkenden. De rode en oranje gebieden gaven precies aan waar de pijnpunten zich bevonden. En in de onderliggende detailrapportage werden de oorzaken snel zichtbaar.
Het Kompasteam kreeg de taak om de nodige verbeteringen door te voeren.
De administratieve organisatie ging volledig op de schop. Die was door onkunde en gemakzucht verkeerd opgezet. De administratieve procedures werden verbeterd en gedocumenteerd. En de medewerkers werden getraind in de nieuwe werkwijze. Een zoektocht naar de juiste Kritieke Succesfactoren bracht aan het licht waar we op moesten letten en met behulp van een duidelijk KPI-dashboard met KPI-playbook kon men die zelf bewaken.
Het uitendelijke resultaat is niet minder dan spectaculair te noemen. De resultaten zijn nu per kwartaal hoger dan het hoogste jaarresultaat uit het verleden. En ze stijgen nog steeds verder door incrementele verbeteringen.
Is het iets voor u?
Is zo'n HelicopterView ook iets voor uw bedrijf?
Klik op de onderstaande knop en kijk op de speciale pagina met meer uitleg
U kunt ook een persoonlijke toelichting aanvragen, we nemen dan contact met u op en samen kijken we wat de waarde van de HelicopterView voor uw bedrijf kan zijn.
