Zonder goede bedrijfsinformatie bent u stuurloos. Daarom wilt u regelmatig weten hoe u er financieel en operationeel voor staat. Met Speedbooks kunt u dat zichtbaar maken.
Het Kompasteam werkt als partner samen met Speedbooks. Speedbooks levert rapportage software om het mogelijk te maken dat u inzicht heeft in uw bed rijfsresultaten via overzichtelijke rapportages.
Periodiek inzicht nodig
Het Kompasteam staat voor een gestructureerde aanpak om te komen tot nieuwe inzichten en betere aansturing van de bedrijfsvoering met de juiste KPI’s. We hebben daarom in de markt gekeken naar beschikbare rapportagesoftware die aansluit bij onze bedrijfsdoelstelling. We hebben besloten als partner van Speedbooks op te treden, omdat Speedbooks voor een uitstekende prijs een pakket levert waar je snel mee aan de slag kunt.
Voor het voortbestaan van de organisatie is het periodiek beoordelen van de resultaten essentieel. U heeft regelmatig rapportages nodig om te weten of u financieel en operationeel nog op koers ligt. Dan kunt u tijdig bijsturen en de koers verleggen. Om dit voor elkaar te krijgen moet u uw managementinformatiesysteem op orde hebben. Alleen een jaarrekening laten opstellen volstaat niet meer in deze dynamische tijden. Dan is een oplossing nodig die echt past bij de bedrijfssituatie. Speedbooks kan dat in voorkomende gevallen zijn.
We leggen hier we op hoofdlijnen wat de voordelen zijn.
Als Excel niet meer volstaat
Vaak wordt Microsoft Excel gebruikt om de maandrapporten te maken. Excel is het werkpaard van mening financial. Excel overzichten worden dan handmatig gevuld of er worden via downloads indirecte koppelingen gemaakt naar het financieel administratief pakket. Deze overzichten worden dan aangevuld met diverse uitdraaien uit het administratief pakket, denk daarbij aan de proef- en saldibalans, een periodeoverzicht of lijsten met verkochte aantallen. Na verloop van tijd neemt de complexiteit in de Excel-rapporten enorm toe en ontstaat de afhankelijkheid van één persoon die nog weet hoe de formules werken.
Voor kleinere bedrijven met een beperkt aantal administraties, weinig afdelingen en een beperkte noodzaak om te sturen op bedrijfsdata kan Excel nog volstaan. Neemt daarentegen het bedrijf toe in omvang, is actief sturen op budget en forecast nodig, zijn er meerdere BV’s die moeten worden geconsolideerd, en is er behoefte aan bedrijfszekere rapporten, dan wordt het tijd om Excel in te ruilen voor een meer robuuste oplossing.
Wat kun je met Speedbooks
De kracht van de rapportagesoftware van Speedbooks is de directe koppeling naar het het financieel software systeem. Daardoor kun je direct beschikken over actuele cijfers. Speedbooks is geschikt voor elk boekhoudpakket zoals Accountview, Afas, Exact Globe / Online, iMUIS, Microsoft Dynamics AX / NAV, Minox, SAP, Snelstart, Twinfield, Unit4, en vele andere pakketten.
Na het het inlezen van de gegevens kun je in Speedbooks de grootboeken uit de administratie koppelen aan een standaardindeling voor balans en Winst- en verliesrekening. Dit noemen we rubriceren. Dat is een belangrijke en zorgvuldige klus, omdat dit bepaalt hoe je rapporteert. In de praktijk merken we dat een goede rubricering nog wel eens een knelpunt kan vormen. Staat de rubricering eenmaal, dan gaat bij iedere volgende inlezing van data de toewijzing van perioden aan de indeling automatisch.
Een keur aan standaard rapporten beschikbaar
Het handige aan Speedbooks is dat een keur aan overzichtelijk standaardrapportages beschikbaar is, waardoor snel het gewenste rapport te draaien is:
- Diverse maand- en kwartaalrapportages
- Budgetrapportages
- Liquiditeitsrapportages
- Jaarrekening
- Dashboards
Met Speedbooks heeft u de mogelijkheid om rapporten voor eigen doeleinden aan te passen. En verder zijn er nog allerlei bruikbare modules.
Het inrichten van het budget
Vooral de optie om rapportages te combineren met de budgetcijfers via Speedbooks spreekt ons aan. Speedbooks biedt de mogelijkheid om op ieder bedrijfsniveau te werken met een budget, dus op niveau van kostenplaats/afdeling, enkelvoudig voor een BV en ook geconsolideerd een gehele groep. Het budget kan zowel per jaar als per maand worden bepaald. Seizoenseffecten mee nemen kan ook.
Via de databasekoppeling lees je de budgetgegevens in of maak het budget direct aan in Speedbooks. Dat laatste is een groot voordeel. De budgetten worden gekoppeld aan de indeling van de rapportages en de grootboeken. Vandaar dat een goede rubricering belangrijk is. Het leuke aan Speedbooks is ook dat je met verschillende scenario’s kunt werken, bijvoorbeeld om het effect van een investering zichtbaar te maken.
Inlezen van operationele KPI’s
Als Kompasteam zijn wij zeer gecharmeerd van de mogelijkheid om operationele KPI’s toe te voegen. Denk daarbij aan KPI’s als FTE’s, bezettingsgraad, gereden km’s, getankte liters, gewerkte uren, etc. Iedere operationele KPI is in te voeren en te voorzien van een target. Dat zien we niet vaak bij andere rapportagesoftware. Deze KPI’s kun je vervolgens toevoegen aan de rapportages. Standaard zijn de operationele KPI’s niet op de rapportages aanwezig, omdat dat echt voor ieder bedrijf uniek is. Vanuit Kompasteam hebben wij kennis om deze operationele KPI’s in te richten. En met wat hulp kan de gebruiker het uiteindelijk ook.
Overigens, wilt u echt in kunnen zoomen naar transactieniveau en daar op KPI’s sturen, dan is duidelijk dat Speedbooks daar niet voor bedoeld is. Speedbooks haalt informatie op vanaf grootboekniveau. Wilt u transactie zien, dan is een andere BI oplossing gewenst.
Kompasteam en Speedbooks in de praktijk
Heeft u interesse in een demo, dan kunt u contact op nemen met een consultant van Kompasteam. Als partner adviseren wij dan over de mogelijkheden. Uiteraard kunt u direct via Speedbooks een demo aanvragen. Met onze ervaring uit de praktijk kunnen we waardevolle tips uitwisselen.
Heeft u Speedbooks aangeschaft en wilt u een opstartconsult van 3,5 uur ter plekke, dan kunt u dat via Speedbooks aanvragen. Speedbooks heeft meerdere partners, afhankelijk van de regio wordt dat toegewezen.
Heeft u Speedbooks draaien en wilt u advies over hoe de software onderdeel uit kan maken van uw managementinformatiesysteem, dan denken wij als partner van Speedbooks en onafhankelijke bedrijfsadviseur graag mee met raad en daad. Met onze praktijkervaring kunnen we waarde toevoegen aan het gebruik van Speedbooks.
Aan de slag
Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesval maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI’s, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad Programma ontwikkeld.
Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.
