Wie wel eens geprobeerd heeft een organisatie te veranderen weet hoe verdomd lastig dat kan zijn. De stroperigheid en weerstand waar je mee te maken krijgt kosten enorm veel energie. En als je niet oppast beland je veranderingsproject op de stapel “mislukte pogingen”. Waarom is het vaak zo moeilijk om een organisatie mee te krijgen? Wat is het dat bestaande processen en structuren in stand houdt, zelfs als het voor iedereen duidelijk is dat het anders moet? Hoe komt het dat mensen liever vasthouden aan hun routine en geen energie steken in vernieuwing? Wat als we een manier konden vinden om die inertie te doorbreken?
Die manier is er. Het is nog steeds geen gemakkelijke oplossing, maar wel een heel praktische. In het boek “Six Small Steps leading to Big Changes” beschrijft Gerard Kuijpers de methodiek die hij in de afgelopen dertig jaar heeft ontwikkeld. In zes logische en begrijpelijke stappen kan iedereen ervoor zorgen dat organisaties doelgericht en trefzeker de beoogde veranderingen doorvoeren. Dat klinkt bijna te mooi om waar te zijn, maar is het dat ook? Wat zijn die zes stappen die ons daarbij gaan helpen?
De Psychologie van verandering
Laten we eerst eens kijken naar de psychologie van verandering. Of eigenlijk moeten we zeggen de psychologie van de weerstand daartegen. Er zijn allerlei redenen waarom men liever de dingen op de oude vertrouwde manier blijft doen. Iets nieuws betekent dat het meer energie kost. Routine kost veel minder energie en voordat de nieuwe werkwijze routine is moet er veel tijd en energie in worden gestoken. Ook betekent kiezen voor het een dat je alle andere opties moet laten vallen. Maar de belangrijkste reden is vaak dat het management het een goed idee vindt maar de werkvloer niet is betrokken bij de plannen.
1. Maak het van hen
En dat brengt ons bij de eerste van de zes stappen: “Maak het van hen”.
Motivatie is een drijvende kracht achter het succes van een nieuw initiatief. Als de mensen op de werkvloer niet gemotiveerd zijn om mee te helpen zullen ze er geen stap harder voor lopen. Zodra ze het gevoel hebben dat de nieuw plannen opgelegd zijn en ze geen zeggenschap hebben haken ze af. Een belangrijke factor daarbij is Autonomie. Dat is niet de vrijheid te doen wat je wilt, maar de ruimte om de dingen te doen hoe en wanneer je dat het beste vindt. We kunnen niet zonder de mensen op de werkvloer. Dus als we ze er vanaf het begin bij betrekken en ze de ruimte en ondersteuning bieden om het zelf in te vullen is de basis gelegd.
2. Vindt een inspirerende Driver
De tweede stap is: “Vind een inspirerende Driver”
“Omdat de directie dat zegt” is niet bepaald een inspirerende reden om hard aan de slag te gaan, toch? Maar wat als de reden is om het bedrijf milieuvriendelijk te laten opereren? Of om de werkomgeving 100% veilig te maken? En wat te denken van het doel om de klantvriendelijkheid te optimaliseren? Dat zijn allemaal doelen waar men zich achter kan scharen. Ze zijn inspirerend, groots en uitdagend. Iedereen in de organisatie, van hoog tot laag kan wel een paar ideeën bedenken om zo’n doel dichterbij te brengen. En is zo’n doel goed voor de “Bottom line”? Je zou het niet zeggen, maar het herstructureren en opschudden van een ingekakte organisatie biedt altijd kansen.
3. Zet kleine stappen
De derde stap is waar het boek zijn titel aan ontleent: “Zet kleine stappen”
Grootse, megalomane plannen zijn vrijwel altijd gedoemd. Ze zijn vrijwel nooit binnen budget, en ook nooit binnen de gestelde tijd. U heeft vast wel eens een groot automatiserings- of ander project meegemaakt waar enorme bedragen en zeeën van tijd in werden geïnvesteerd. En toen de uitkomst met veel tromgeroffel werd gepresenteerd bleek het resultaat lang niet zo geweldig te zijn als verwacht. In de auto-industrie is de “Toyota Production Method” fameus voor de kleine, incrementele verbeteringen die leiden naar kwalitatief perfecte producten, gemaakt in zeer efficiënte en effectieve productieprocessen. Deze methodiek heeft veel andere methodieken geïnspireerd zoals Lean, Six Sigma, Agile en Scrum. Kleine stappen zorgen voor grotere acceptatie en betere sturing van het veranderingsproces.
4. Maak het Meetbaar
Met de vierde stap houden we onszelf scherp: “Maak het meetbaar”
Weten waar je naartoe wilt is een ding, maar het is niet genoeg. Je moet ook weten waar je nu staat.
Denk maar eens aan zo’n landkaart in een groot winkelcentrum. U zoekt naar een bepaalde winkel en kijkt op de kaart. “U staat hier” staat er naast een rode pijl. Zonder die informatie zou u nooit weten welke kant u op moet om uw winkel te vinden. Door voortdurend onze voortgang te meten houden we in de gaten of we wel de goede kant opgaan, en in welk tempo. Uiteraard is het van groot belang om de juiste dingen te meten: uw Kritieke Succesfactoren. Voorzie die KSF’s van doelen en KPI’s, en u houdt zicht op uw reis naar verbetering.
5. Vier elk Succes
De vijfde stap is leuk en toch noodzakelijk: “Vier elk succes”
Zoals we in het begin al bespraken kost elke verandering, hoe noodzakelijk en nuttig ook, tijd en vooral energie. De boog kan niet altijd gespannen zijn, dus zorg voor wat ontspanning en vier elk succesje en elke behaalde milestone. Op die manier “borgt” u de opmars op het pad naar uw doel en zorgt u tegelijkertijd voor erkenning voor de geleverde prestaties. Succes breed uitmeten leidt ook tot bekendheid en draagvlak binnen de organisatie. En het heeft ook een zekere aantrekkingskracht. Wie wil er nu geen deel uitmaken van een “Winning Team”?
6. Maak de Cirkel rond
In ons leven kennen we heel veel cycli. We kennen de seizoenen, we sluiten elk jaar af met feest en goede voornemens voor het volgende jaar. En elke maand is een cyclus met een begin en een eind. Zo kunnen we ook onze reis op weg naar verbetering als een cyclus en een aaneenschakeling van cycli beschouwen. In de meeste bedrijven wordt elke maand afgesloten, geanalyseerd, gerapporteerd en besproken wat er anders moet. Als we onze “Driver” (Stap 2) ook op die manier benaderen dan is elke maand een moment om onszelf te herpakken en de volgende stappen te zetten. En eens in de zoveel tijd kunnen we zelfs opnieuw bekijken of en hoe het staat met de betrokkenheid van de medewerkers, het draagvlak voor de inspirerende Driver enzovoorts. We maken de cirkel rond.
In zijn boek doorspekt Gerard Kuijpers de theorie met pakkende voorbeelden, hilarische en soms absurde maar waargebeurde voorbeelden en een voorbeeld van hoe zo’n veranderingstraject binnen een afdeling van een organisatie eruit ziet. Let op: dit boek is geschreven in het Engels.
Six Small Steps is te koop als e-book (kindle) en paperback op Amazon.com
Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.
