De eerste maanden van 2020 gedurende de coronacrisis werd het alleen maar duidelijker: goede gezondheidszorg is essentieel voor ons land. Het is daarom van groot belang dat er goede sturing gegeven wordt aan zorginstellingen.
We werken in dit artikel uit met welke KPI’s je aan de slag kan voor sturing in een verpleeghuis.
ZIJN KPI’S IN DE ZORG ONVERMIJDELIJK VOOR BETERE STURING?
Goede gezondheidszorg is essentieel voor ons land, dat is in de eerste maanden van 2020 gedurende de coronacrisis alleen maar duidelijker geworden. De gezondheid van een mens bestaat niet alleen uit fysiek, geestelijk en sociaal welbevinden. De kwaliteit van leven, het uitvoeren van dagelijkse activiteiten, spiritualiteit, mentale functies, lichaamsfuncties en sociaal maatschappelijke participatie zijn alle onderdeel van gezondheid. Zonder de gezondheidszorg komen er voor velen van ons verschillende van deze functies te vervallen. Het is daarom van groot belang dat er goede sturing gegeven wordt aan zorginstellingen.
Een goede zorg is onmisbaar in onze samenleving en het lijkt dan ook vanzelfsprekend dat alles wat de zorg betreft adequaat aangestuurd dient te worden. Ook omdat er veel geld in om gaat. ‘De zorg’ is een heel breed begrip met vele sectoren. In dit artikel richten wij ons op het verlenen van zorg in de verpleeghuizen, hierbij geven we ook suggesties die kunnen helpen bij de sturing van bedrijfsvoering.
De vraag naar zorg in de verpleeghuizen zal naar verwachting de komende jaren alleen maar stijgen. Een reden hiervoor is de vergrijzing die in een gestaag tempo plaatsvindt. Vergrijzing van de bevolking betekent dat het aandeel van ouderen in de populatie groter wordt en daardoor een stijging van de gemiddelde leeftijd veroorzaakt.
Toenemende zorgvraag in cijfers
De komende jaren neemt het aantal ouderen in ons land rap toe. Volgens het CBS zal het aantal 65-plussers toenemen, zo zullen er rond 2040 naar verwachting 4,7 miljoen 65-plussers zijn tegenover 2,7 miljoen in 2012.
De verwachting is dat vanaf 2025 ook de groep 80-plussers sterk toeneemt. Rond 2040 zal het hoogtepunt van het aantal 65-plussers bereikt worden en behoort naar schatting 26 procent van de bevolking tot deze groep. Hiervan zal ongeveer een derde ouder zijn dan 80 jaar.
Het is aannemelijk dat deze cijfers een sterke stijging van de zorgvraag in Nederland laten zien. Van de mensen van 65 jaar en ouder heeft 70 procent een chronische ziekte. Van de mensen van 75 jaar en ouder heeft de helft meer dan één chronische ziekte. Het zorgvolume stijgt hierdoor met ongeveer 4 procent per jaar. Naar verwachting zal in 2030 ongeveer 38 procent van de mensen ouder dan 75 meer dan drie aandoeningen hebben. Veel van deze mensen zullen uiteindelijk niet meer zelfstandig thuis kunnen wonen en gaan naar een verpleeghuis. [1]
Het belang van sturing op de zorgtaken
Door de toenemende vraag naar zorg is het belangrijk dat er op de juiste manier sturing wordt gegeven. Een toenemende vraag in de verpleeghuizen heeft onder andere als gevolg dat de werkdruk toeneemt, er meer geld omgaat in deze sector en er sneller beslissingen in de bedrijfsvoering genomen moeten worden.
Door sturing te geven aan je organisatie zorg je ervoor dat er een heldere richting ontstaat en er duidelijkheid is waar die richting naartoe wijst. De vraag die je zou kunnen stellen is: hebben de mensen in jouw bedrijf hun focus op de dingen die van belang zijn voor het bedrijfsproces? Hiervoor moet de missie en de visie van de organisatie duidelijk in kaart worden gebracht en helpen KPI’s bij het geven van deze sturing.
Een Kritieke Prestatie-Indicator (KPI) is een variabele om de prestatie van een onderneming op een bepaald onderwerp te meten en te analyseren. Een KPI is kwantitatief en meet de voortgang van het realiseren van een doelstelling of Kritieke Succesfactor. KPI’s worden gebruikt om het succes van een organisatie of bepaalde activiteit te kunnen meten. Hierdoor worden de mate van succes en de voortgang die men nastreeft op langetermijndoelen inzichtelijk gemaakt.
Kerntaken in verpleeghuizen
In de zorg zijn er verschillende kerntaken waarop het proces is ingericht. Voorbeelden hiervan zijn de zorgverkoop, het organiseren van de bewonerstaken en het verlenen van de zorg op een zo hoog mogelijk kwaliteitsniveau. Naast deze kerntaken zijn er ook nog een tal van bijkomstige activiteiten die uitgevoerd moeten worden. Door de toenemende vraag naar plaatsen in verpleeghuizen het belangrijk dat er goede sturing gegeven wordt in deze sector.
Slim organiseren van de logistiek
Logistiek in de zorg wordt vaak gezien als een onderdeel dat veel tijd in beslag neemt. Dit is voor een gedeelte ook waar. Volgens een artikel in logistiek.nl[1] wordt in de verpleeghuizen tussen de 6 en 8% van de tijd besteed aan logistieke taken, zoals het inkopen van materialen. Deze taken worden vaak uitgevoerd door de zorgmedewerkers zelf. Die hebben echter nauwelijks tijd en aandacht voor een goede uitvoering, zoals het opvolgen van backorders. Dit heeft als gevolg dat er de volgende keer nog meer besteld wordt en de afdelingsvoorraden onnodig oplopen.
We hebben een interessant interview gehad met Sandy van der Sloot, een ervaren interim financial in de zorg. Zo werd ons duidelijk dat verschillende zorginstellingen al aan het inspelen zijn om de tijd die nodig is voor logistieke taken te reduceren. Zo gaf ze het volgende voorbeeld:
“in sommige organisaties wordt er gebruik gemaakt van een app waarmee de beschikbaarheid van bedden kan worden bijgehouden. De medewerkers kunnen in één oogopslag zien wie er op welke kamer ligt en welke bedden beschikbaar zijn”.
Door gebruik te maken van deze app heeft het zorgpersoneel met een telefoon of tablet overal toegang tot deze informatie, waardoor de tijd die nodig is voor bewoners logistiek afneemt.
Financiën en werkdruk
In de verpleeghuizen spelen de financiën een belangrijke rol bij het maken van beslissingen en de sturing van de organisatie. Hierbij is bijvoorbeeld de zorgverkoop een belangrijk onderdeel. De bekostiging van de zorg loopt via vier wetten: de Zorgverzekeringswet (Zvw), de Wet langdurige zorg (Wlz), de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet. In het proces van zorgverkoop worden contracten afgesloten met zorgkantoren, zorgverzekeraars en gemeenten om de te leveren zorg te bekostigen. Hierbij dient de zorginstelling te voldoen aan de beleidsregels en gestelde kwaliteitseisen om in aanmerking te komen voor een contract.
Vooral in een periode waarin het coronavirus is opgedoken, is de werkdruk in de zorg heel hoog. Dit heeft als gevolg dat het ziekteverzuim onder de werknemers toeneemt, waardoor de werkdruk alleen maar groter wordt. Vaak moet er bij een hoog verzuimpercentage gekozen worden om externe (tijdelijke)krachten aan te trekken. Deze werknemers moeten ook weer ingewerkt worden en kosten over het algemeen het dubbele van eigen werknemers. De werkdruk met als gevolg ziekteverzuim kan in de zorg als een groot risico en bottleneck worden gezien.
KPI’s voor sturing in verpleeghuizen
Voor de bovenstaande onderdelen die binnen de zorg van toepassing zijn is het geven van sturing een uitdaging. Zo verschilt het per instelling of er bijvoorbeeld al van KPI’s gebruik gemaakt wordt. Sandy van der Sloot zei het volgende over het gebruiken van KPI’s in de zorg:
“Er wordt nog niet overal gestuurd op basis van KPI’s, maar dit is wel aan het veranderen. Het belang hiervan wordt steeds meer gezien. Het vaststellen van de juiste KPI’s is cruciaal en moet in lijn zijn met de doelstellingen van de organisatie. Als de KPI’s bepaald zijn, is het belangrijk om deze toegankelijk te maken op verschillende niveaus, bijvoorbeeld door presentatie in een dashboard (BI).”
De sturing in de verpleeghuizen is dus langzaam aan het veranderen.
De bedrijfsvoering in verpleeghuizen kan nog beter worden aangestuurd door middel van een juiste set aan KPI’s. Elk bedrijf en elke branche heeft zijn eigen KPI’s die worden bepaald uit de missie, visie en de kritieke succesfactoren.
Een voorbeeld van een (in sommige gevallen onbewuste) KPI in verpleeghuizen die in gebruik is, is het registreren van meldingen. Medewerkers hebben de gelegenheid om melding te maken van misstanden. Aan de hand van deze meldingen kunnen klachten worden ingediend en verzameld. Dit geeft de kans daar een verbeteractie op te ondernemen en zo sturing te geven.
Voor de sturing in een verpleeghuis zou je keuze kunnen maken aan de onderstaande basisset aan KPI’s. Deze zijn onderverdeeld in een viertal categorieën.
| # | KPI - Omschrijving | Meeteenheid | Frequentie Meten |
| Financieel | |||
| 1. | Kostprijs per zorgplek | In euro’s € | Maand |
| 2. | Ondertekende zorgplannen | Percentage % | Week |
| 3. | Beschikbare budget voor uitvoering zorgtaken | In euro's | Maand |
| Cliënten / Bewoners | |||
| 4. | Het aantal opgenomen nieuwe bewoners | Aantallen # | Week of Maand |
| 5. | Het aantal herstelde bewoners | Aantallen # | Week of Maand |
| 6. | Het aantal overleden bewoners | Aantallen # | Week of Maand |
| Interne Processen | |||
| 7. | De doorlooptijd van bewoners | In dagen | Maand |
| 8. | De bezettingsgraad van het aantal bedden/kamers | Percentage % | Wekelijks |
| 9. | Ziekte/verzuim van medewerkers | Percentage % | Dagelijks |
| 10. | Het aantal bewoners per FTE | Aantallen # | Week of Maand |
| 11. | Het aantal benodigde FTE | Aantallen # | Week |
| 12. | Het aantal aanvragen voor een zorgplek | Aantallen # | Week |
| 13. | Verlenen van de juiste zorg / medicatie | Percentage % | Week |
| 14. | De mate van invulling van de benodigde competenties onder de zorgmedewerker | Aantallen # | Maand |
| Innoveren en Verbeteren | |||
| 15. | Het aantal ingediende verbeterplannen | Aantallen # | Maand |
| 16. | Tevredenheid van de bewoners | Percentage % | Maand / kwartaal |
De KPI’s in de tabel zijn gerangschikt in de vier hoofdgroepen van de Balanced Scorecard: Financieel, Bewoners, Interne processen en Innoveren. Aan de hand van de bovenstaande KPI’s kan er een goede start gemaakt worden om jouw zorginstelling sturing te geven. Het is wel noodzakelijk om een keuze te maken welke van de KPI’s het meest urgent zijn voor de organisatie en dus een plek op het sturingsdashboard moeten krijgen. Voor de visualisatie van de KPI’s kunnen verschillende technieken en systemen helpen om dit mogelijk te maken, denk bijvoorbeeld aan een Business Intelligence tool als Power BI.
Zo bieden de KPI’s die betrekking hebben op financiën (Nr. 1,2 en 3) ondersteuning aan financiële besluiten die gemaakt moeten worden. Zo kan er aan de hand van de kostprijs per zorgplek en het beschikbare budget voor de uitvoering van zorgtaken een overzicht gemaakt worden.
Daarnaast geven de KPI’s over het aantal opgenomen, herstelde en overleden bewoners een beeld hoe de doorloop van bewoners in het verpleeghuis verloopt. Ook geeft de doorlooptijd van de bewoners een indicatie waarmee er een prognose gemaakt kan worden voor bijvoorbeeld het inplannen van bedden. Aan de hand hiervan kan er vervolgens een planning gemaakt worden voor het inzetten van de zorgmedewerkers. Ook de KPI’s over de bezettingsgraad en het aantal bewoners per FTE kunnen hierbij helpen. Uiteindelijk is een optimale balans nodig tussen aantal bewoners en aantal zorgmedewerkers.
Om in te spelen op de toenemende zorgvraag kunnen KPI’s niet ontbreken in het geven van sturing aan de organisatie. Zo kan er bijvoorbeeld veel tijd en geld bespaard worden bij het indelen van de bedden door een prognose te maken hoeveel nieuwe bewoners er verwacht kunnen worden. Door bijvoorbeeld de tevredenheid van de bewoners te meten en het aantal ingediende verbeterplannen op te tellen (bedrijfscultuur) kan er een prettige en positieve werk- en woonomgeving ontstaan in het verpleeghuis.
KPI’s komen de kwaliteit van de zorg ten goede
Werken met KPI’s heeft nog wel eens de naam ‘dat we dan te zakelijk bezig zijn’. Daarom moet bij de invoering goed rekening gehouden worden met vertellen waarom je KPI’s gebruikt en wat je meet. Het meten kan nooit een doel op zich zijn! Houd in het achterhoofd dat het hier gaat over het meten van activiteiten van mensen die het druk hebben met uitvoering van zorgtaken. Mits goed gebruikt, kunnen de getallen die uit de KPI’s komen juist de kwaliteit van de zorg in het verpleeghuis voor de bewoners ten goede komen. Dat vraagt een ragfijn samenspel van alle betrokkenen
Aan de slag
Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesvol maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI's, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad programma ontwikkelt.
Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, en hoe dat kan werken in de zorg, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking tussen Eldert de Jager en Laurence Janse van HighQ
Noten:
[1] Bron: https://www.zorgvoorbeter.nl/veranderingen-langdurige-zorg/cijfers-vergrijzing
[2] Bron: https://www.logistiek.nl/supply-chain/blog/2018/11/zorginstellingen-boek-vooruitgang-door-logistiek-los-te-laten-101166000
