Was uw bedrijf geraakt door de coronacrisis?
Bleken veranderingen noodzakelijk en onafwendbaar? Waar te beginnen, wat te doen zonder dat de samenhang uit elkaar valt? In deze blog werken we uit waar te beginnen bij het reorganiseren van de activiteiten.
Veel bedrijven voelden de impact van de coronacrisis. Was het niet door teruglopende bezoekersaantallen en omzetten, dan was het wel door ziekteverzuim en extra (kostbare) maatregelen. Dit was niet de eerste crisis en vast ook niet de laatste.
Tijdens een crisis hoopt iedereen dat je over een tijd weer normaal je werk kunt doen, maar hoe zorg je er voor dat we je het tot die tijd overleeft?
Tijdens een crisis hoopt iedereen dat je over een tijd weer normaal je werk kunt doen, maar hoe zorg je er voor dat we je het tot die tijd overleeft?
Om te weten waar we maatregelen kunnen nemen en waar vooral niet, zullen we de samenhang van de diverse elementen van ons bedrijf moeten snappen. Zomaar ergens bezuinigen kan onverwachte en onprettige effecten veroorzaken op andere plekken. Het eerste dat we moeten weten is uit welke onderdelen een organisatie is opgebouwd. Waar moeten we allemaal op letten?
Het Kompasteam roept telkens dat met de juiste informatie bijsturen een stuk makkelijker wordt. Maar welke informatie is nu de juiste? Een van de speerpunten van het Kompasteam is de zogeheten HelicopterView quickscan die we enkele jaren geleden ontwikkeld heb. Daarmee maken we een snapshot van alle elementen in uw organisatie. Met de uitkomsten daarvan wordt het veel eenvoudiger om te focussen op de pijnpunten en zwakke plekken. We laten u zien waar zo’n HelicopterView onder meer uit bestaat en wat u zelf kunt doen om de juiste informatie te vinden.
Onderdelen van de HelicopterView
Voor inzicht in de samenhang van een organisatie hanteren we het ESH model. Dat bestaat uit zes onderdelen:
- Structuur
- Strategie
- Systemen (en processen)
- Managementstijl
- Personeel
- Cultuur
We maken een SWOT analyse en een confrontatie met de omgevingsfactoren.
Daarnaast kijken we meestal ook naar de product/markt-positionering omdat daar ook een bepaalde focus uit kan voortvloeien.
Dat zijn een veel verschillende zaken die allemaal van invloed zijn op elkaar. Dus laten we beginnen bij het begin.
Structuur
De structuur is hoe uw organisatie is ingedeeld. Welke Business Units en afdelingen zijn er. Hoeveel mensen (FTE) werken er en waar. Door de structuur goed in beeld te brengen, bijvoorbeeld door middel van een organogram kunnen we al een beetje gevoel krijgen waar er eventueel aanpassingen mogelijk zijn.
Heeft u een courant overzicht van uw bedrijf?
Heeft u een courant overzicht van uw bedrijf?
Strategie
Een formele strategie ontbreekt in heel veel organisaties. Eigenlijk zijn we met zijn allen heel druk met de dagelijkse dingetjes. Brandjes blussen en zo. Maar een goed geformuleerde strategie die ook nog in lijn is met de missie en de visie van het bedrijf komen we maar zelden tegen.
Heeft u een formele strategie die in lijn is met uw missie en visie?
Systemen en processen
Hier kijken we naar alle processen binnen het bedrijf. Daarvoor kunnen we het Waardemodel van Porter gebruiken. En als we die processen en hun onderlinge samenhang in kaart brengen komen de daarbij gebruikte systemen vanzelf tevoorschijn.
Welke processen en systemen kunnen we in uw organisatie tegenkomen?
Managementstijl
De managementstijl is de manier waarop het management leiding geeft. Vaak heeft een DGA, CEO of afdelingsleider een bepaalde manier van communiceren en sturen. Wat niet iedereen zich realiseert is dat de managementstijl direct en hoofdzakelijk verantwoordelijk is voor de cultuur op de werkvloer. De sfeer die daar heerst is een afspiegeling van de stijl van leidinggeven van de manager,
Om die managementstijl in kaart te brengen gebruiken we het managerial grid van Blake en Mouton. Daarbij kijken we enerzijds naar de zorg voor relaties (klanten en medewerkers) en anderzijds naar de zorg voor resultaten (omzet en winst). We hebben een test ontwikkeld waarmee leidinggevenden zichzelf in dat grid kunnen plaatsen. Zoals u hiernaast kunt zien is de DGA behoorlijk resultaatgericht maar niet zo bezig met de zorg voor relaties.
Denkt u dat hij op goodwill kan rekenen van klanten, leveranciers en medewerkers?
Waar zou u zichzelf plaatsen in het managerial grid van Blake en Mouton?
Personeel
Wat is de leeftijdsopbouw, hoe hoog is het ziekteverzuim, hoe staat het met de belasting en de betrokkenheid e.d.
Twee zaken die nauw met elkaar samenhangen zijn de belasting die medewerkers ervaren en de betrokkenheid die ze voelen bij “hun” bedrijf. Door medewerkers (van diverse afdelingen) zichzelf te laten positioneren in dat overzicht wordt in één oogopslag duidelijk of mensen zich in de gevarenzone (nr. 1 en 2) bevinden of dat er nog bewegingsruimte is (nr. 3 en 5).
Stel je eens voor dat je maatregelen neemt op een afdeling waar de belasting en betrokkenheid al in het rood staan.
Dan moeten we niet verbaasd zijn als het ziekteverzuim ineens piekt.
Dan moeten we niet verbaasd zijn als het ziekteverzuim ineens piekt.
Hoe staat het met de betrokkenheid en belasting van uw medewerkers?
Cultuur
Zoals ik in andere blogs ook weleens genoemd heb de cultuur vaak een afspiegeling van de managementstijl binnen de organisatie. Door middel van een test laten we managers inschatten naar welke kanten deze volgens henzelf neigen.
En we laten hen ook zien wat ze zelf als de gewenste cultuur ervaren. Vaak zitten daar nog behoorlijke discrepanties tussen.
Waar focust u op en waar zou u liever op willen focussen?
SWOT analyse
Iedereen weet wat een SWOT-analyse is. (Strong – Weak / Opportunities – Threats) Maak een overzicht van de sterke en zwakke kanten van de organisatie, de afdeling of de business unit, Kijk daarmee hoe die sterke en zwakke punten ervoor zorgen dat u kansen kunt grijpen of juist moet laten glippen. En kijk hoe de sterke en zwakke punten ervoor zorgen dat u risico’s wel of niet het hoofd kunt bieden. Het werkt vaak verhelderend om de SWOT analyse een tijdje te laten bezingen, weer op te halen en telkens iets toe te voegen.
Wat zijn de sterke en zwakke punten in uw organisatie? En welke kansen en bedreigingen ziet u?
Confrontatie omgevingsfactoren
De coronacrisis zag niemand aankomen. Dat was wat we in risk management een “Black Swan” noemen. Maar vaak kunnen we wel allerlei andere risico’s (en kansen) van te voren bepalen en maatregelen nemen om de risico’s tegen te gaan of de kansen te benutten. Voor een verdere focus op de kansen en risico’s (onzekerheden) voor het bedrijf en de doelstellingen (strategie) die u zich heeft gesteld is een zogenaamde “confrontatie” met de omgevingsfactoren een nuttige exercitie. De omgevingsfactoren worden vaak in een aantal categorieën ingedeeld. Wij gebruiken hiervoor het acroniem DESTEP. Wat zijn de kansen en risico’s met betrekking tot:
- Demografische factoren (vergrijzing, leegloop van het platteland)
- Ecologische factoren (global warming, vervuiling)
- Sociaal economische factoren (motivatie, bewustwording)
- Technologisch factoren (nieuwe technieken en systemen)
- Economische factoren (krimp of groei, meer concurrentie)
- Politieke factoren (nieuwe wetgeving, fiscale wijzigingen)
Bepaal per categorie wat voor uw bedrijf en voor uw doelstellingen de kansen en bedreigingen zijn.
Wat zijn die voor u?
Product/markt-positionering
Een laaste invalshoek is de product/marktcombinatie van het bedrijf. Waar focust u op ?
Bent u bezig om uw klant te bedienen in alles wat hij maar wil?
Loopt u voorop in de technologische ontwikkelingen, of probeert u de efficiency van uw bedrijfsprocessen telkens een beetje verder te verbeteren? Veel bedrijven hebben zelf geen goed idee in hoeverre deze drie richtingen voor henzelf van toepassing zijn. Uw klanten weten dat vaak veel beter te verwoorden.
In welke hoek bevindt uw bedrijf zich met uw producten/diensten? En waar wilt u naartoe?
Kortom
Overzicht en inzicht zijn de twee sleutels tot succes bij het bepalen van de juiste aanpak.
Of het nou is om efficiënter te gaan werken, af te slanken of een effectieve(re) marktstrategie te bepalen, het eerste dat u kunt doen is overzicht en inzicht vergaren in uw eigen bedrijf.
Gebruik de hiervoor genoemde onderdelen dan zult u, naast begrip over waarom uw bedrijf functioneert zoals het doet zonder twijfel ook kansen voor verbetering ontdekken.
Bij het uitvoeren van een HelicopterView quickscan vraagt een Kompasteam consultant u en uw mensen normaliter de oren van het hoofd om de juiste informatie tevoorschijn te halen. U kunt dat zelf ook. Als u de genoemde onderdelen zelf in praktijk brengt zult u merken dat u nog veel meer inzicht krijgt in hoe uw bedrijf in elkaar steekt.
Schroom niet om klanten, leveranciers of medewerkers om hulp te vragen. Ze hebben vaak meer afstand tot uw problematiek dan uzelf en kunnen u laten zien waar u zelf “bedrijfsblind” voor bent.
Aan de slag
Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesval maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI’s, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad Programma ontwikkeld.
Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een (online) ontdekkingsgesprek in.
