Wat is een KPI? Met een KPI meet je de voortgang van een Kritieke Succesfactor. Je meet een activiteit die essentieel is voor succes.
Kompastips bieden praktisch adviezen bij het dagelijks sturen met KPI’s en Dashboards en toepassen van Methode Kompas.
Veel managers binnen organisaties vragen zich af wat het nut is van het regelmatig meten van allerlei zaken. “Laat ons lekker ons werk doen, en dan komt het wel goed”. Waarom zou het zin hebben om met KPI’s te werken, dat geeft toch alleen maar extra administratieve druk? Organisaties die zich dit afvagen, hebben vaak KPI’s geformuleerd die niet kritiek zijn, die niet aan KSF’s zijn verbonden en doelen kennen waar de managers niet bij betrokken zijn geweest. En dit is zeer herkenbaar voor ons in de praktijk.
Veel bedrijven formuleren een grote verzameling prestatie-indicatoren, die ze dan de KPI’s noemen, met het grote risico dat ze zaken meten die niet werkelijk relevant zijn voor succes. Dat komt dan voort uit de behoefte aan control. Als er vervolgens wordt gestuurd op deze uitkomsten, zijn ze niet bezig met navigeren op de essentie en raken ze al snel uit koers. Een andere oorzaak waardoor organisaties het nut van metingen niet inzien is dat ze zoveel informatie produceren dat niemand door de bomen het bos meer ziet. Met als gevolg dat de metingen vaak worden genegeerd. Tot slot analyseren organisaties de metingen vaak niet bij geconstateerde afwijkingen, waardoor een meting een loze constatering wordt. En wat we ook vaak zien is dat bedrijven niet verder komen dan bekende financiële indicatoren zoals omzet en kosten en echt geen idee hebben wat een KPI is en hoe je dat kunt meten.
MET EEN KRITIEKE PRESTATIE-INDICATOR MEET JE DE PRESTATIES VAN EEN BEPAALDE ACTIVITEIT.
Wat is een KPI? Een prestatie-indicator is pas kritiek als het van belang is voor het monitoren van de voortgang van een doelstelling van de organisatie. Daarmee zijn KPI’s de maatstaf om te weten of je op koers ligt met de plannen die je hebt vastgesteld aan de hand van de missie, visie en strategie. Als een KPI niet verbonden is aan een KSF wordt er iets irrelevants gemeten dat niet bijdraagt aan prestatiemanagement. Correctieve acties op de uitkomsten van een KPI leiden dan niet tot het vergroten van het succes van de organisatie. Als je bijvoorbeeld verduurzaming niet koppelt aan een concrete KPI, dan is zeggen dat je gaat verduurzamen slechts iets voor de bühne.
MET EEN KPI MEET JE DE VOORTGANG VAN EEN KRITIEKE SUCCESFACTOR.
VOORBEELDEN
Een KPI is een kritieke variabele die aangeeft wat de essentiële prestatie is om tot succes van de organisatie te komen. Je kunt een veelheid aan zaken en activiteiten meten.
Een aantal voorbeelden van KPI’s zijn:
• omzet en afzet van verkochte boeken;
• aantal acquisitiegesprekken met klanten;
• betaaltermijn van klanten;
• ontwikkeling van het werkkapitaal;
• aantal leveringen op tijd;
• aantal bezoekers op de website;
• aantal opgeloste service calls;
• aantal opgemaakte creditnota’s;
• aantal intern bevorderde medewerkers;
• ontwikkeling operationele kosten;
• hoeveelheid uitstoot aan koolstofdioxide (CO2);
• percentage duurzame energie.
Organisaties waarmee het niet goed gaat, hebben de neiging steeds meer KPI’s (of PI’s) te formuleren waarmee zij hopen te kunnen sturen. Blijf echter gefocust op de KPI’s die je hebt vastgesteld op basis van KSF’s. Denk bij het formuleren van KPI’s aan het Engelse gezegde less is more: acht tot tien KPI’s volgen op het dashboard is meer dan voldoende. Al de andere indicatoren zijn details.
HET WERKEN MET KPI’S IS ONDERDEEL VAN NAVIGEREN
Het werken met KPI’s past binnen de bedrijfsfilosofie van navigeren. Navigeren wordt door steeds meer bedrijven geïntegreerd in de bedrijfsvoering. Zo noemt KPN zijn controllers tegenwoordig navigators. Dat betekent dat het werken met KPI’s een vaste plaats krijgt in het bedrijf. Oud-minister en CFO van KPN Jan Kees de Jager paste het gebruikte besturingsmodel aan naar aanleiding van onvrede en onrust binnen de organisatie. Er klonk een roep tot transformeren en men wilde toekomstgerichte doelen. In plaats van een besturingssysteem dat gericht was op ‘reporting of the past’, is KPN met haar planning & control cyclus overgestapt op een management-controlesysteem dat naast beheersing ruimte biedt aan innovatie. Volgens Finance Transformation wil de afdeling Finance binnen KPN een navigatiefunctie vervllen door ‘niet achter het stuur te zitten, maar de bestuurder te helpen zijn weg te vinden.’ Zo maken steeds meer organisaties slim gebruik van hun KPI’su
Aan de slag
Het Kompasteam helpt bedrijven om focus te verkrijgen op datgene wat de organisatie succesval maakt. Ze helpt daartoe haar klanten met het bepalen van de juiste KPI’s, ontwerpen van een bijpassend dashboard en uitrol naar de praktijk en uitvoering. Om te komen tot een meetbare en bestuurbare organisatie heeft Kompasteam het Rode Draad Programma ontwikkeld.
Wilt u met ons samenwerken of eens sparren over onze aanpak, dan plannen we graag met u een ontdekkingsgesprek in.
